Правила заполнения трудовых книжек

1228
Поскольку трудовая книжка является юридически значимым документом, подтверждающим трудовой стаж каждого работника, к ее заполнению предъявляются повышенные требования. Правила заполнения трудовых книжек являются общими для всех работодателей, на которых и возлагается ответственность за ведение этих документов.

Из статьи вы узнаете:

  • каковы основные правила заполнения трудовых книжек в 2016 году;
  • какие правила установлены для заполнения трудовых книжек при приеме на работу;
  • какие действуют правила заполнения трудовой книжки при увольнении;

Основные правила заполнения трудовых книжек в 2016 году

Трудовую книжку обязательно должен иметь каждый сотрудник предприятия, с которым заключен трудовой договор на временной или же постоянной основе. Если для сотрудника данная организация является первым рабочим местом, обязанность работодателя – завести на имя нового работника новую трудовую книжку и внести в нее все его личные сведения. Если данное рабочее место у человека уже не первое, при поступлении он должен в обязательном порядке предъявить работодателю полученную ранее трудовую книжку. Кадровик обязан проверить правильность уже внесенных в нее записей и принять документ на ответственное хранение.

На первой странице трудовой указываются личные данные владельца, в том числе:

  1. Фамилия, имя и отчество (они должны совпадать с данными, указанными в паспорте);
  2. Дата рождения (пишется арабскими цифрами);
  3. Сведения об образовании, специальности (на основании документов об образовании);
  4. Дата заполнения трудовой книжки (нужно проверить, чтобы расхождение с датой приема на первое рабочее место было не более 5 дней);
  5. Подписи ответственного сотрудника отдела кадров (с указанием должности) и владельца трудовой книжки с расшифровкой, разборчивым почерком;
  6. Печать предприятия, заверяющая внесенные сведения.

Правила заполнения трудовых книжек в 2016 году, в том числе, их копий, дубликатов и вкладышей в них, а также внесения в них исправлений изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69, а также Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.

Основная часть трудовой книжки состоит из двух разделов: «Сведения о работе» и «Сведения о вознаграждениях», они поделены на графы, записи в которые вносятся в строго установленном порядке, ручкой с черными, фиолетовыми или синими чернилами, разборчивым почерком. Исправления не допускаются – при обнаружении ошибки запись признается недействительной и корректные данные вносятся отдельной записью под новым порядковым номером.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек, каждой записи присваивается очередной порядковый номер. Его необходимо занести в графу 1. В графу 2 вносится дата записи, которая должна соответствовать дате документа, на основании которого сведения вносятся. В графе 3 указываются сведения о работе владельца трудовой книжки – приеме на работу и увольнении с нее, повышениях и понижениях, переводах и перемещениях. Записи в этой графе производятся со ссылками на трудовое законодательство. В графу 4 необходимо вносить наименование и реквизиты документа, на основании которого сделана запись.

В раздел «Сведения о вознаграждениях» вносятся данные о полученных работником за период действия трудового договора с работодателем государственных наградах и почетных званиях. Правила заполнения трудовых книжек и порядок внесения записей для этого раздела установлены точно такие же, как и для раздела «Сведения о работе», только в этом случае в графе 3 следует указать, кем и за что был награжден работник, тип награды и поощрения.

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» вносится полное и сокращенное (при наличии) наименование компании, ставится печать предприятия. Записи о приеме на работу присваивается очередной порядковый номер.

Обратите внимание! В графе «Сведения о работе» не указываются ни порядковый номер, ни дата, когда сделана соответствующая запись. Правила заполнения трудовой книжки устанавливают, что порядковый номер вносится только в графу 1 и един для всей записи в трудовую книжку, а дата вносится в специально отведенную для нее графу 2.

Таким образом, под наименованием в следующей строке в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема на работу.  В графе 3 запись нужно начинать с глагола: «Принят в…», «Избран в…», «Назначен в…», после которой следует наименование структурного подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации. В графе 4 указывают наименование документа – основания и его реквизиты.


Также ознакомьтесь с процедурой составления приказа о приеме на работу


Правила заполнения трудовых книжек при увольнении

Основанием для внесения в трудовую книжку записи об увольнении является приказ работодателя. В графе 1 проставляется следующий порядковый номер в соответствии со сквозной нумерацией, установленной правилами заполнения трудовых книжек. В графе 2 дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. При заполнении графы 3 допускается использование формулировок: «Уволен…», «Действие трудового договора прекращено…», «Трудовой договор расторгнут…», при этом основание увольнения должно быть сформулировано в точном соответствии положениям Трудового кодекса. В графе 4 после слова «Приказ» нужно указать его реквизиты.


Помните: заявление можно отозвать даже когда запись об увольнении внесена в трудовую книжку


Если делается запись об увольнении, это означает, что сотрудничество работника и данного работодателя прекращается. Поэтому после записи об увольнении должна стоять подпись сотрудника отдела кадров с расшифровкой, заверенная печатью предприятия. Подтверждением согласия с внесенными записями и получения трудовой книжки служит подпись и расшифровка подписи, сделанная владельцем этого документа.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (бланк).xls
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль