Как оформить трудовую книжку

2563
Расскажем, как оформить трудовую книжку — предельно важный документ, в котором каждая цифра или буква имеет значение.

Хотя разговоры о скорой отмене бумажных бланков и окончательном переходе на электронный кадровый документооборот ведутся на всех уровнях, сегодня без оформления всем знакомой трудовой книжки официальное трудоустройство все еще невозможно. Именно эту небольшую книжечку в картонной обложке новый сотрудник приносит в отдел кадров при приеме на работу наряду с другими документами, предусмотренными ст.65 ТК РФ.

Важно: работодатель должен сделать запись о приеме на основную работу в трудовой книжке каждого сотрудника, проработавшего в организации или на индивидуального предпринимателя свыше пяти дней. Если место работы не основное, или работодатель — физическое лицо, не имеющее статуса ИП, книжка не оформляется.

Скачайте документы по теме:

После заполнения трудовая книжка хранится организации вплоть до увольнения ее владельца. Единственная причина, по которой она выдается на руки, и то лишь на время — оформление пенсии (ч.1 ст.62 ТК РФ). Как документально отразить факт выдачи, подскажет наш эксперт (см. материал «Обязан ли работодатель выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления пенсии». Каждый раз, принимая или выдавая документ, не забывайте делать запись в учетной книге:

как оформить вкладыш в трудовую книжку

Но как поступить, если работник трудоустроился впервые и еще не обзавелся трудовой книжкой? В этом случае работодатель обязан ее завести. Оформление трудовой книжки в 2017 году считается рутинной задачей, с которой регулярно сталкивается каждый кадровик. Тем не менее, связанные с ней вопросы возникают часто. Ведь речь идет о работе с документом, в котором не должно быть ни единой ошибки.

Как завести трудовую книжку при первом трудоустройстве

В настоящее время на всей территории РФ применяется единая форма трудовой книжки, утвержденная постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003г. Она представляет собой стандартный бланк на 20 разворотов с титульной страницей и двумя блоками («Сведения о работе» и «Сведения о награждении»). При заполнении следует руководствоваться «Правилами ведения и хранения трудовых книжек», утвержденными постановлением правительства РФ №255 от 16.04.2003г. (далее — «Правила»).

Если оформляется первая трудовая книжка, первая запись вносится в присутствии владельца, при этом нужно уложиться в недельный срок с момента трудоустройства (п.8 «Правил»). Используется чистый бланк, приобретенный у официального распространителя. Удержать его стоимость из первой зарплаты разрешается (п.47 «Правил»), а вот использовать бланк, принесенный работником — нет.

Все записи вносятся разборчивым аккуратным почерком или печатными буквами. Ручка должна быть перьевой, гелевой либо шариковой, а чернила — световодостойкими, чтобы даже по истечении нескольких десятков лет можно было без труда разобрать записи. Убедитесь, что выбранные чернила (синие, фиолетовые или черные, но ни в коем случае не светло-сиреневые, зеленые, красные и т.д.) соответствуют этому требованию. Подробный урок «Заводим трудовую книжку новому сотруднику» с подробно расписанным алгоритмом действий поможет досконально разобраться в нюансах оформления и избежать досадных ошибок.

Важно: если во время заполнения первой трудовой книжки допущена ошибка, например, неправильно указана фамилия или дата рождения сотрудника, испорченный бланк необходимо уничтожить. Вместо него сразу же заводится новый экземпляр (п.42 «Правил»).

Оформление титульной страницы

Справка

Титульная страница заполняется первым делом. Именно здесь отражается основная информация документе и его владельце, а именно:

  1. серия и номер бланка;
  2. дата заполнения;
  3. фамилия;
  4. имя;
  5. отчество;
  6. дата рождения;
  7. профессия (специальность);
  8. данные о полученном образовании;
  9. образец личной подписи.

Заполнять титулку следует в соответствии с требованиями «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003г.

Все записи на этой странице вносятся только на основании официальных документов, подтверждающих личность, квалификационный уровень, профессию работника. Вносить данные исключительно с его слов запрещается. Поэтому, помимо паспорта или иного удостоверяющего документа, не забудьте запросить имеющиеся у сотрудника аттестаты и дипломы — оригиналы либо же нотариально заверенные копии.

Важно: если у работника нет при себе внутреннего российского паспорта, можно внести личные сведения на основании заграничного паспорта, водительских прав или военного билета.

как оформить вкладыш в трудовую книжку

Имя, фамилию и отчество вписываем полностью, без сокращений и инициалов. Полностью записывается и дата рождения — число, месяц, год. При проверке часто попадаются экземпляры, в которых месяцы указаны римскими цифрами. Так делать не стоит. Используем только арабские цифры — это правило относится не только к титульной странице, но и к заполнению трудовой книжки в целом (п.1.1 «Инструкции»).

Запись о полученном образовании вносится в соответствии с требованиями федерального закона №272-ФЗ от 29.12.2012г. Он устанавливает четыре образовательных уровня (ценза), подтверждаемых соответствующими документами:

основное общее — аттестатом об окончании 9 классов общеобразовательной школы;
среднее общее — аттестатом об окончании 11 классов общеобразовательной школы;
среднее профессиональное — дипломом выпускника среднего специального учебного заведения (колледжа, техникума, училища);
высшее — дипломом бакалавра, специалиста, магистра.

Раньше допускалось внесение сведений о незавершенном образовании. Поэтому в трудовых книжках все еще встречаются записи «неоконченное высшее», внесенные на основании студенческого билета, зачетной книжки или академической справки. Но с 1.09.2013г. такого образовательного ценза не существует, а в кадровых документах должны фигурировать только данные о законченных уровнях образования (ст.10 закона №272-ФЗ).

Важно: профессия или специальность вписывается в соответствии с формулировкой диплома, причем указывается именно направление подготовки (например, «юриспруденция», «информационная безопасность», «инженерное дело») без пометок «бакалавр», «специалист», «магистр».

Укажите дату оформления документа в соответствующей строке, используя словесно-цифровой способ (число и год отображаются цифрами, месяц — прописью). Это единственное исключение из общего правила, требующего указывать даты в трудовой книжке только с помощью цифр. После того, как работник проверит и засвидетельствует личной подписью правильность всех внесенных данных, бланк нужно заверить подписью ответственного лица и печатью предприятия (п.2.2 «Инструкции»).

Раздел «Сведения о работе»: трудоустройство, перевод, увольнение

Страницы с названием «Сведения о работе» предназначены для записей о ключевых этапах трудовой биографии — трудоустройстве, переводе на новую должность, увольнении. Вносить их следует только на основании соответствующих приказов.

Сначала в свободную графу 3 вписывается наименование организации-работодателя (полный и сокращенный вариант, если есть — например, «Общество с ограниченной ответственностью «Скиф». ООО «Скиф»). Эта запись не нумеруется. Ниже, под записью о работодателе, вносятся сведения о конкретном событии. Делается это так:

в графе 1 указывается порядковый номер записи;
в графе 2 — дата фактического поступления на работу (перевода, увольнения);
в графе 3 — суть события (например, «Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера», «Назначен в юридический отдел на должность юриста»);
в графе 4 — реквизиты документа-основания (номенклатурный номер, дата издания).

Все данные — даты, названия должностей и структурных подразделений — вносятся в строгом соответствии с трудовым договором и приказом.

Важно: если речь идет о должности, дающей право на льготы, ее наименование должно в точности совпадать с формулировкой, закрепленной профессиональным стандартом или квалификационным справочником.

Если работник трудоустраивается по возвращении из армии, срок несения срочной или контрактной воинской службы обязательно прописывается в трудовой книжке с указанием дат, записанных в военном билете. Запись нумеруется в обычном порядке. Так, если сразу после армии бывшему военному заводится первая трудовая книжка, первая запись, сделанная работодателем, будет отражать именно период воинской службы. Можно использовать стандартную формулировку «Проходил службу в Вооруженных Силах Российской Федерации» или просто «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации»:

правильно оформленная трудовая книжка образец

Запись о прекращении трудового договора

Как правильно оформить трудовую книжку при увольнении работника? В этом случае запись сопровождается ссылкой на норму Трудового кодекса, описывающую конкретную причину увольнения. Придерживаемся правильной последовательности: пишем пункт (без сокращений), часть и номер статьи. Так, если сотрудник уходит по своей инициативе, запись должна выглядеть следующим образом:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

правильно оформленная трудовая книжка образец

А если работника увольняют за нарушение дисциплины, например, за прогул, основание будет уже другим:

«Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей — прогул, подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

дубликат трудовой книжки как оформить

Важно: увольнение — единственный вид дисциплинарного взыскания, отражаемый в трудовой книжке. Ни выговоры, ни тем более замечания в документ не вносятся.

Сама формулировка может видоизменяться — например, вместо «Уволен по собственному желанию» нередко пишут «Трудовой договор прекращен по инициативе работника».

И помните о сроках: запись о прекращении трудовых отношений рекомендуется делать в самый последний рабочий день увольняемого сотрудника. Ведь в случае ухода по собственному желанию он в любой момент может передумать, а в трудовой книжке уже появится недействительная запись, которую впоследствии придется аннулировать. Как действовать в столь непростой ситуации, подскажет статья «Работник отзывает заявление на увольнение: оформляем документы». Столкнувшись с нетривиальной причиной увольнения, не забудьте ознакомиться с дельными советами эксперта (см. статью «Как увольнять сотрудника в нестандартных случаях»).

Раздел «Сведения о награждении»

Этот раздел предназначен для записей о наградах, полученных сотрудником за время работы.

Справка

Записи вносятся на основании соответствующих приказов и распоряжений, в хронологическом порядке, и отражают:

  1. государственные награды:
  2. присвоение государственных почетных званий;
  3. награждение почетными грамотами, званиями и дипломами, выданными организацией-работодателем;
  4. денежные выплаты и поощрения в иных формах, предусмотренных действующим законодательством, коллективным договором, уставами и положениями работодателя.

Оформляя запись, обязательно укажите ее порядковый номер, дату и причину награждения, а также тип полученной работником награды. Записи о премиях, предусмотренных действующей в организации системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку не вносятся (п.24, 25 «Правил»).

дубликат трудовой книжки как оформить

Как оформить трудовую книжку совместителю

Записи о совместительстве в трудовую книжку вносятся исключительно по основному месту работы и только по желанию работника. При этом он может по совместительству трудиться на нескольких работодателей одновременно, но право оформления трудовой предоставляется лишь одному из них.

Если сотрудник просит внести запись о совместительстве, нужно запросить у него документ, подтверждающий дополнительную занятость — например, копию или выписку из приказа о приеме на работу. Далее в обычном порядке вносим и нумеруем запись, с той лишь разницей, что заглавная надпись с наименованием организации-работодателя в графе 3 в данном случае не делается. Сведения о месте работы по совместительству просто добавляются в запись о трудоустройстве:

как оформить запись в трудовой книжке

Подробнее об особенностях отношений с таким сотрудником читайте в статье «Что учесть, если в компании трудятся совместители». Вы узнаете, как нормировать рабочее время совместителей, допускаются ли к работе на таких условиях инвалиды I и II групп, а также с какого момента труд по совместительству считается сверхурочным.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Если в каком-либо разделе заканчивается свободное место для записей, нужно завести вкладыш. Это единственный законный способ «расширения» бланка. Вносить сведения в несоответствующий раздел (например, делать записи о приеме на работу в разделе «Сведения о награждении») или заводить новую форму категорически запрещено, ведь такой документ с точки зрения закона недействителен. Отдельно, без основного бланка трудовой книжки, считается недействительным и сам вкладыш — даже несмотря на наличие титулки.

как оформить запись в трудовой книжке

Важно: вкладыш непременно вшивается, а не просто вкладывается в основной бланк. «Правилами» не указано, куда конкретно его нужно вшивать, поэтому обычно вкладыш подшивают между последней страницей и задней обложкой документа.

Нумерация записей ведется сквозным способом. Это значит, что учет записей во вкладыше не ведется заново, а продолжает нумерацию соответствующего раздела. Не забудьте поставить на титульной странице трудовой книжки штамп «Выдан вкладыш» и вписать рядом его серию и номер (п.39 «Правил»). Подробнее о правилах оформления вкладыша читайте в материалах «Можно и вшить вкладыш в трудовую книжку «про запас», «Можно ли вместо вкладыша вшить новую трудовую книжку» и «Может ли работодатель оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку».

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль