Плановая проверка: что проверяет трудовая инспекция?

14270
Плановая проверка трудовой инспекции помогает убедиться в том, что работодатель соблюдает требования законодательства, и выявить возможные нарушения. Ответственный работодатель может заранее подготовиться к плановой проверке, удостовериться в наличии необходимых документов и правильности их оформления.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции;
  • какие документы понадобятся в ходе плановой проверки;
  • чем регламентируется процедура плановой проверки.

Готовимся к плановой проверке ГИТ

Каждый кадровый специалист хоть раз задавался вопросом: как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Если объемы документооборота компании велики, а делопроизводственные процессы далеки от идеала, проверка может стать очень нежелательным мероприятием для работодателя. Тем не менее, подготовиться к проверке возможно, если представлять, что именно проверяет трудовая инспекция.

План проверок находится в открытом доступе на сайтах ГИТ и Генеральной прокуратуры, а значит, позволяет заранее узнать дату предполагаемого визита инспектора и спланировать подготовку документов. Плановая проверка, как правило, проводится раз в три года. Точкой отсчета для этого периода служит момент государственной регистрации компании или дата предыдущей проверки.

Трудовая инспекция может проверить работодателя на соблюдение требований законодательства в целом или следование отдельным нормам. Тематическая плановая проверка может касаться оплаты отпусков или замещения должностей отсутствующих работников. Комплексная — помогает выявить любые случаи несоблюдения законодательства.

Документы для плановой проверки

Список документов, которые работодатель должен предъявить в ходе плановой проверки, в настоящее время официально не регламентируется. Требования к работодателю сводятся к тому, что у него должны быть все обязательные документы, подтверждающие соблюдение норм трудового законодательства. Инспектор вправе проверить наличие и оформление подобной документации. Инспекции подлежат разные группы документов. В общем случае их можно разделить на следующие группы:

Договоры

К этой группе относятся трудовые и ученические договоры, договоры о материальной ответственности. Инспектор вправе проверить трудовые соглашения на соответствие статье 57 ТК РФ, содержащей перечень обязательных условий. Договоры о материальной ответственности должны соответствовать постановлению Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85, содержащему перечень должностей и работ, для которых законны подобные соглашения.

Обязательные локальные акты организации

В ходе плановой проверки инспектор может проверить наличие в организации обязательных локальных актов: правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и премировании  (ст. 135 ТК РФ), положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ). Отметим, что обязательное наличие некоторых локальных актов обусловлено условиями труда в организации. Например, локальный акт с указанием должностей работников с ненормированным рабочим днем; акт, устанавливающий порядок применения вахтового метода или график сменности. Многие из этих актов не обязательны, если их условия включены в коллективный договор или правила внутреннего распорядка.

Документы по охране труда

Трудовое законодательство обязывает работодателя обеспечивать безопасные условия труда для своих сотрудников (ст. 212 ТК РФ). Соответственно, комплексная плановая проверка редко проходит без затребования инспектором документов по охране труда: инструкции по охране труда и документов, подтверждающих прохождение сотрудниками инструктажа и обучения по вопросам охране труда.

Инструкция по охране труда должна быть разработана в любой организации, т.к. она относится к обязательным локальным актам. Инструктаж по охране труда обязателен для всех принимаемых на работу сотрудников.


Диана КОНЬКОВА, начальник отдела трудовых отношений Департамента оплаты труда, трудовых отношений и соцпартнерства Минтруда России (Москва)
Если пришла плановая проверка ГИТ, то представьте документы, подтверждающие статус субъекта малого предпринимательства

Перед тем как провести плановую проверку, инспекторы ГИТ обязаны разъяснить руководителю или иному уполномоченному лицу содержание статьи 26.1 Закона № 294-ФЗ (ч. 5 ст. 26.1 Закона № 294-ФЗ). Если после этого работодатель представит документы, которые подтверждают, что он является субъектом малого предпринимательства (схема ниже), то проверку должны прекратить и составить соответствующий акт (ч. 5 ст. 26.1 Закона № 294-ФЗ). Однако работодатель не должен попадать в разряд исключений, например, заниматься деятельностью в сферах здравоохранения, образования, теплоснабжения и т. д. (ч. 1 ст. 26.1 Закона № 294-ФЗ). Плановая проверка юрлица, на которого распространяется трехлетний мораторий, является грубым нарушением трудового законодательства, и ее результаты считаются недействительными (ч. 7 ст. 26.1 Закона № 294-ФЗ).


Вне зависимости от вида инструктажа (первичный, повторный или внеплановый) его проведение регистрируется в соответствующем журнале  с подписью инструктируемого и инструктирующего, а также указанием даты проведения инструктажа.

В ходе плановой проверки у работодателя могут попросить предъявить следующие обязательные документы, подтверждающие проведение инструктажей по охране труда:

  • протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда;
  • личные карточки прохождения обучения;
  • журнал вводного инструктажа;
  • журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
  • перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Приказы (распоряжения) работодателя

Плановая проверка включает инспекцию имеющихся в организации распорядительных документов. Законодательством не установлен перечень возможных приказов. Как следствие, любая компания вынуждена хранить все «трудовые» распоряжения и приказы в соответствие с установленными для них правилами и сроками архивного хранения.

Документы, связанные с выплатой зарплаты

В документооборот любой компании входит множество документов, связанных с оплатой труда. Закон (ст. 136 ТК РФ) обязывает каждого работодателя извещать сотрудников при выплате заработной платы. В ходе плановой проверки инспектор может запросить у работодателя предусмотренные законодательством документы. К ним относятся расчетный листок и приказ о его утверждении. Кроме того, инспектор может проверить, указаны ли дни выплаты заработной платы в трудовом договоре и правилах внутреннего распорядка.

Отпускные документы

К отпускным документам, проверяемым при плановой проверке, можно отнести график отпусков и извещения о времени начала отпуска. Важное условие успешного прохождения проверки — своевременное утверждение графика и соблюдение сроков направления уведомлений. Так работники должны получать извещения о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. У работодателя для подтверждения остается копия уведомления с датой получения и подписью подчиненного.

Документы по личному составу

В ходе плановой проверки инспекции подлежат трудовые книжки и личные карточки персонала организации. Инспектор может проверить оформление документов на соответствие унифицированным формам и существующим правилам заполнения.


Читайт о бланке личной карточки т 2


Документы по учету рабочего времени и штата

К обязательным документам этого вида относятся табель учета рабочего времени и штатное расписание. Учет рабочего времени ведется работодателем согласно статье 91 ТК РФ и является его обязанностью. Нормы составления штатного расписания определяются статьями 15, 57 ТК РФ.

Извещения и уведомления

При плановой проверке инспектора ГИТ, как правило, обращают внимание на своевременность и правильность оформления следующих документов: уведомлений о начале отпуска; уведомлений о сокращении численности или штата работников; уведомлений о прекращении срочного трудового договора; других уведомлений. Сроки направления всех вышеперечисленных извещений оговорены в трудовом законодательстве и должны соблюдаться работодателем.

Заявления и справки, полученные от работников

К обязательным документам этой категории можно отнести заявления о предоставлении или переносе отпусков; о предоставлении отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком; о расторжении трудового договора по инициативе работника; другие заявление.

Справки

У работодателя должны храниться все справки, полученные от сотрудников: о подтверждении беременности; о наличии (отсутствии) судимости; другие справки.

Плановая проверка: что проверяет трудовая инспекция?

Журналы и книги учета

В ходе плановой проверки инспектора часто уделяют особое внимание обязательным журналам и книгам учета:

1.Книга учета движения трудовых книжек

2.Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

3.Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

4.Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

5.Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

6.Журнал проведения вводного инструктажа

7.Журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Приведенный список документов отражает наиболее распространенные запросы инспекторов ГИТ. При подготовке к плановой проверке в первую очередь нужно убедиться в наличии и правильности их оформления. К сожалению, обязательного перечня документов, подвергаемых инспектированию, не существует. Таким образом, работодателю необходимо отслеживать соответствие всей официальной документации нормам действующего законодательства.

Процедура плановой проверки

В целом процедура плановой проверки регламентирована следующими нормативными и подзаконными актами:

ст. 360 ТК РФ;

●Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;

●Административный регламент исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержден приказом Минтруда России от 30.10.2012 № 354н.

Основанием для проведения плановой проверки ГИТ служит приказ территориальной инспекции. Согласно нормам действующего законодательства, работодатель должен быт извещен о предстоящей инспекции не позднее чем за три рабочих дня до ее начала. Уведомление, как правило, направляется по почте, несмотря на то, что регламент позволяет извещать работодателя любым доступным способом.

Процедура документарной проверки может включать предоставление необходимых документов по запросу инспектора ГИТ. Работодателю отводится 10 рабочих дней для направления заверенных копий документов в территориальный орган Роструда. Отметим, что непредставление документов влечет административную ответственность в виде штрафа: для должностных лиц размер штрафа составляет от двух до четырех тысяч рублей.

Более подробно о том, как подготовиться к плановой проверке, какие документы необходимы для плановой проверки, что проверяет трудовая инспекция и чем регламентируется процедура плановой проверки, читайте в других материалах журнала «Кадровое дело»:

Как исключить организацию из плана проверок ГИТ

Ответная проверка: как узнать, не нарушает ли инспектор ваши права

Новый подход к проверкам: к кому точно придет инспектор ГИТ

ГИТ или прокуратура провели проверку: определяем законность постановлений

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (форма).doc
  • Журнал регистрации вводного инструктажа (бланк).docx
  • Приказ на утверждение формы расчетного листка (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (образец).doc
  • Журнал регистрации вводного инструктажа (образец).doc
  • Приказ на утверждение формы расчетного листка (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль