Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Как сделать дубликат трудовой книжки

24 мая 2016
2070
Средний балл: 0 из 5

Порча или утеря трудовой книжки может иметь серьезные последствия: работник без трудовой книжки не сможет подтвердить свой стаж в случае необходимости, например, при оформлении пенсии. Узнайте, как сделать дубликат трудовой книжки при утере, как происходит выдача дубликата трудовой книжки в 2016 году, что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки, а также в каком порядке осуществляется заполнение дубликата трудовой книжки в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как поступить, если работник без трудовой книжки подает заявление о выдаче дубликата;
  • когда делают дубликат трудовой книжки;
  • в каком порядке происходит выдача дубликата трудовой книжки в 2016 году;
  • что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки;
  • по каким правилам производится заполнение дубликата трудовой книжки в 2016 году.

Статус трудовой книжки, одного из важнейших кадровых документов, определен ст.66 ТК РФ. Именно трудовая книжка подтверждает трудовой стаж работника и входит в перечень документов, обязательных для предъявления при приеме на работу. Если в организацию устраивается работник без трудовой книжки, необходимо выяснить, по какой причине она отсутствует (утеря, порча, задержка предыдущим работодателем и т. д.), и разъяснить новому сотруднику порядок оформления дубликата.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Дубликат трудовой книжки: как заполнить и восстановить утраченные сведения.

Читать статью


Исправляем ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции, читайте в журнале «Кадровое дело»


Когда делают дубликат трудовой книжки?


Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>


Действующее законодательство предусматривает несколько случаев, когда делают дубликат трудовой книжки. К ним относятся:

  • массовая утрата трудовых книжек работодателем (например, в результате стихийного бедствия, ограбления, пожара или иных форс-мажорных обстоятельств);
  • утрата собственной трудовой книжки работником;
  • наличие записей, признанных недействительными (об увольнении в связи с незаконным осуждением, о переводе, который в дальнейшем был признан недействительным и т. д.);
  • плохое состояние документа, не позволяющее использовать его по назначению — сильное обветшание или загрязнение, вырванные или обгоревшие страницы и т. д.

Процедура оформления дубликата может иметь определенные особенности в зависимости от причин, по которым использование оригинала не представляется возможным. Так, если дубликат выдается взамен испачканной или обгоревшей трудовой книжки, на титульном листе испорченного экземпляра делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера выданного документа. Как сделать дубликат трудовой книжки, если речь идет о массовой утере документов? В этом случае установлением стажа работников занимается специально созданная комиссия, в которую входят не только представители работодателя, но и уполномоченные представители профсоюза и других заинтересованных организаций.


Утрата трудовых книжек при чрезвычайно ситуации: как подтвердить стаж сотрудников, рассказывает эксперт


Как сделать дубликат трудовой книжки при утере

Сведения, содержащиеся в дубликате, должны в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, за исключением случаев, когда в первом экземпляре документа были выявлены неточные или неверные записи, подлежащие исправлению. Кроме того, иногда нет возможности восстановить отдельные записи из оригинала: отсутствуют соответствующие основания — документированные данные, подтверждающие факты из трудовой биографии работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере? Ориентироваться нужно на общие правовые нормы, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, в частности, «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003г. «О трудовых книжках» (далее – «Правила»), и «Инструкцию по заполнению трудовых книжек», утвержденную постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003г.

При оформлении дубликата используется чистый бланк трудовой книжки из запасов работодателя, выдача производится в соответствии с п.31 «Правил». Работник, обнаруживший утерю или кражу трудовой, должен немедленно подать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы, а работодатель должен выдать ему документ в течение 15 рабочих дней.

Подписка


Что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки?

Что нужно, чтобы сделать дубликат трудовой книжки работнику, принимаемому на работу или уже трудоустроенному в организацию? Все зависит от конкретных обстоятельств: если документ утерян или испорчен по вине работника, основанием для оформления дубликата становится соответствующее заявление, адресуемое новому (если работник успел трудоустроиться, а после этого потерял трудовую) или прежнему работодателю. Если трудовая книжка пришла в негодность или потерялась по вине работодателя, именно он должен стать инициатором процедуры. В этом случае заявление не пишется, а основанием для выдачи дубликата считается приказ или распоряжение руководителя организации.

Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>

Понадобятся также сведения о стаже работника, на основании которых в дубликат будут вноситься записи. Работник без трудовой книжки в 2016 году может обратиться за документами, подтверждающими прежние периоды работы, к предыдущим работодателям. В качестве подтверждающих документов обычно используются:

  • выписки из личных дел и карточек работодателей;
  • расчетные книжки, ведомости на выдачу зарплаты;
  • копии приказов;
  • лицевые счета работника;
  • трудовые договоры;
  • послужные списки.

Работодатель обязан содействовать работнику в получении всех необходимых документов, выдавать по первому запросу надлежащим образом заверенные копии приказов, оформлять выписки и справки. Для подтверждения стажа работы в ликвидированной организации придется обратиться в архивное учреждение. Ксерокопия оригинала трудовой, сделанная работником, не может считаться достаточным основанием для выдачи дубликата.

Заполнение дубликата трудовой книжки

Кадровик, которому предстоит заполнение дубликата трудовой книжки в 2016 году, сначала должен заполнить титульный лист (так же, как при оформлении оригинала, вписывая сведения о работнике, актуальные на момент заполнения). Затем на первой странице документа в верхнем правом углу делается надпись «Дубликат».

В разделе «Сведения о работе», в первой строке третьей графы, делается отметка о подтвержденном общем стаже работы у предыдущих работодателей. После записи об общем стаже последовательно, в хронологическом порядке вносятся данные о прежних местах работы: сведения должны соответствовать содержанию предоставленных работником документов, реквизиты которых обязательно указываются в графе 4. Если в оригинале трудовой книжки содержались неверные или недействительные записи, при заполнении дубликата их вносить не следует.

Самой последней вносится запись о приеме на текущую должность, а также отметки о награждениях и переводах сотрудника в период работы на актуального работодателя. Записи нужно заверить печатью организации и личной подписью самого работника, датируя текущей датой. Если вы не знаете, как правильно сделать дубликат трудовой книжки, образец заполнения, представленный в базе кадровых документов журнала, поможет избежать досадных ошибок.


Узнайте, как заполнять книгу учета движения трудовых книжек


Выдача дубликата трудовой книжки

В 2016 году выдача дубликата трудовой книжки, утерянной по вине работника, сопровождается удержанием с него стоимости использованного работодателем бланка. Если вина за порчу или утерю документа лежит на работодателе, все расходы организация берет на себя. Факт выдачи дубликата следует отразить в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». С момента оформления он становится основным официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, и все дальнейшие операции, в том числе учет трудового стажа, кадровая служба будет осуществлять именно на основании дубликата — даже если со временем утерянная трудовая книжка обнаружится.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (бланк).xls
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (бланк).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при признании недействительной записи о переводе или увольнении (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (образец).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при признании недействительной записи о переводе или увольнении (образец).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок