Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Правильная копия трудовой книжки

18 мая 2016
5008
Средний балл: 0 из 5

Если работнику понадобилась полная или частичная копия трудовой книжки, работодатель обязан выдать ее в трехдневный срок. Узнайте, как выглядит правильная копия трудовой книжки, какие реквизиты в ней должны быть указаны, в каких случаях копия признается недействительной, кто уполномочен заверять копии трудовых книжек, а также можно ли использовать штампы при заверке копии официального документа.

Из этой статьи вы узнаете:

  • когда работник имеет право получить оригинал трудовой книжки;
  • как правильно заверить копию трудовой;
  • без чего копия трудовой книжки считается недействительной.

Как выглядит правильная копия трудовой книжки

Официальное трудоустройство непременно сопровождается заполнением трудовой книжки. После оформления приема на работу документ остается в отделе кадров, пока работник не уволится. Вплоть до этого момента трудовая книжка на руки не выдается и должна находиться в распоряжении работодателя. Единственным исключением из общего правила считается выдача оригинала трудовой книжки работнику для оформления пенсии (ст.62 ТК РФ). Данная норма появилась в трудовом законодательстве недавно, соответствующее требование вступило в силу 1 января 2015 года. Для всех остальных случаев предусмотрена выдача заверенной копии или выписки из трудовой книжки.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Узнать все ответы


Узнайте, в каком порядке происходит выдача трудовой книжки работнику на время.


Зачем нужна копия трудовой?


Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>


Обращаясь за получением субсидии на жилье, в числе основных документов гражданин должен предоставить инспектору соцзащиты трудовую книжку. При оформлении кредита или ипотеки сотрудник банка также вправе ее потребовать. На самом деле перечень процедур, в ходе которых возникает потребность в предъявлении копии трудовой, весьма широк, а отказы, связанные с ее отсутствием или неправильным оформлением, — распространенное явление. Чтобы избежать отказа и не проходить всю процедуру сначала, нужна правильная копия трудовой книжки, заверенная в надлежащем порядке и с неистекшим сроком действия.

Иногда полная копия трудовой не нужна — например, если должностное лицо, принимающее окончательное решение о предоставлении банковского кредита, желает ознакомиться с информацией, касающейся отдельного периода занятости клиента. В этом случае оформляется выписка, которая также имеет юридическую силу. Чтобы получить выписку или полную копию трудовой книжки, сотрудник подает соответствующее заявление на имя руководителя организации в отдел кадров.


Полезно знать: заверяем печатью запись в трудовой книжке.


Кто оформляет копию трудовой книжки?

Правом заверять копии трудовых книжек обладают не все сотрудники. В большинстве случаев их круг ограничен руководителем организации и начальником отдела кадров, в небольших компаниях — главный бухгалтер. Подготовкой документа (в частности, изготовлением ксерокопий) могут заниматься рядовые сотрудники. Правильная копия трудовой книжки в 2016 году не всегда изготавливается при помощи копировального аппарата, допускается компьютерный набор (если оригинал документа заполнен не слишком разборчиво, такой вариант даже считается предпочтительным).

Уполномоченное лицо заверяет каждую страницу документа надписью «Копия верна», личной подписью с расшифровкой фамилии и инициалов, а также печатью организации. Важно, чтобы оттиск печати располагался на скопированном тексте, а не на пустом поле рядом с копией. При заверке копии трудовой книжки работника, который до сих пор числится в организации, на последней странице делается соответствующая запись (это не обязательное, но распространенное требование).


Трудовые книжки: когда некорректную запись лучше оставить, как есть, читайте в журнале «Кадровое дело».


Подписка


Когда копия трудовой считается недействительной?

Обладает юридической силой только правильная копия трудовой книжки. Даже незначительное отклонение от установленного алгоритма процедуры может обернуться для работника неприятным сюрпризом: отказом в предоставлении кредита, оформлении инвалидности или пенсии, выдаче заграничного паспорта. Чтобы избежать подобных проблем, следует придерживаться стандартного порядка оформления копий.

Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>

Поскольку единый свод четко установленных нормативных критериев законодателем до сих пор не разработан, целесообразно ориентироваться на внутренние стандарты инстанций, использующих копии, и сложившуюся делопроизводственную практику. Чаще всего недействительными признаются копии:

  • неправильного формата — копируя на один лист формата А4 два разворота трудовой книжки, можно сэкономить немного бумаги, но большинство инстанций принципиально требует предоставлять копию каждого разворота трудовой книжки на отдельном листе (желательно — в книжной ориентации);
  • с реквизитами, перекрытыми отметкой о копийности — делая запись «Верно» или «Копия верна», кадровики часто располагают ее в правом верхнем углу или в другом не самом подходящем месте, где она частично или полностью перекрывает значимые реквизиты, поэтому лучше выбрать для этой цели левый нижний угол копии;
  • с заверительной надписью, нанесенной на пустое поле — все подписи, печати и записи о копийности проставляются непосредственно на копии, а не рядом с ней;
  • без даты — действующее законодательство предписывает обязательную датировку копий (п.3.26 ГОСТ Р6.30-2003), поскольку именно так подтверждается актуальность содержащихся в документе сведений;
  • с истекшим сроком действия — согласно требованиям большинства банковских учреждений и государственных инстанций, по истечении 30 дней с момента оформления копии она считается недействительной;
  • не заверенные постранично — делопроизводители нередко заверяют только последнюю страницу прошитой копии, в то время как и действующие стандарты, и судебная практика указывают на необходимость заверять подписью и печатью каждую скопированную страницу документа;
  • без титульного листа — делая полную копию, о нем обычно не забывают, а вот при оформлении выписки случаются казусы (чтобы выписку признали действительной, нужно копировать не только странички с запрашиваемой информацией, но и титульный лист трудовой книжки).

Некоторые работодатели заверяют копии документов с помощью готовых штампов, чтобы упростить и ускорить процедуру заверки при большом документообороте. Делать это не запрещено, правильная копия трудовой книжки вполне может заверяться общими штампами, содержащими все необходимые реквизиты, или отдельными штампами (с датой, надписью «Копия верна» и т. д.). В этом случае от руки проставляется только подпись уполномоченного лица, заверяющего копию.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (бланк).xls
  • Вкладыш в трудовую книжку (бланк).xls
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок