Правильная копия трудовой книжки

3800
Если работнику понадобилась полная или частичная копия трудовой книжки, работодатель обязан выдать ее в трехдневный срок. Узнайте, как выглядит правильная копия трудовой книжки, какие реквизиты в ней должны быть указаны, в каких случаях копия признается недействительной, кто уполномочен заверять копии трудовых книжек, а также можно ли использовать штампы при заверке копии официального документа.

Из этой статьи вы узнаете:

  • когда работник имеет право получить оригинал трудовой книжки;
  • как правильно заверить копию трудовой;
  • без чего копия трудовой книжки считается недействительной.

Как выглядит правильная копия трудовой книжки

Официальное трудоустройство непременно сопровождается заполнением трудовой книжки. После оформления приема на работу документ остается в отделе кадров, пока работник не уволится. Вплоть до этого момента трудовая книжка на руки не выдается и должна находиться в распоряжении работодателя. Единственным исключением из общего правила считается выдача оригинала трудовой книжки работнику для оформления пенсии (ст.62 ТК РФ). Данная норма появилась в трудовом законодательстве недавно, соответствующее требование вступило в силу 1 января 2015 года. Для всех остальных случаев предусмотрена выдача заверенной копии трудовой книжки или выписки из нее.


Узнайте, в каком порядке происходит выдача трудовой книжки работнику на время.


Зачем нужна копия трудовой?


Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>


Обращаясь за получением субсидии на жилье, в числе основных документов гражданин должен предоставить инспектору соцзащиты трудовую книжку. При оформлении кредита или ипотеки сотрудник банка также вправе ее потребовать. На самом деле перечень процедур, в ходе которых возникает потребность в предъявлении копии трудовой, весьма широк, а отказы, связанные с ее отсутствием или неправильным оформлением, — распространенное явление. Чтобы избежать отказа и не проходить всю процедуру сначала, нужна правильная копия трудовой книжки, заверенная в надлежащем порядке и с неистекшим сроком действия.

Иногда полная копия трудовой не нужна — например, если должностное лицо, принимающее окончательное решение о предоставлении банковского кредита, желает ознакомиться с информацией, касающейся отдельного периода занятости клиента. В этом случае оформляется выписка, которая также имеет юридическую силу. Чтобы получить выписку или полную копию трудовой книжки, сотрудник подает соответствующее заявление на имя руководителя организации в отдел кадров.


Полезно знать: заверяем печатью запись в трудовой книжке.


Кто оформляет копию трудовой книжки?

Правом заверять копии трудовых книжек обладают не все сотрудники. В большинстве случаев их круг ограничен руководителем организации и начальником отдела кадров, в небольших компаниях — главный бухгалтер. Подготовкой документа (в частности, изготовлением ксерокопий) могут заниматься рядовые сотрудники. Правильная копия трудовой книжки в 2016 году не всегда изготавливается при помощи копировального аппарата, допускается компьютерный набор (если оригинал документа заполнен не слишком разборчиво, такой вариант даже считается предпочтительным).

Уполномоченное лицо заверяет каждую страницу документа надписью «Копия верна», личной подписью с расшифровкой фамилии и инициалов, а также печатью организации. Важно, чтобы оттиск печати располагался на скопированном тексте, а не на пустом поле рядом с копией. При заверке копии трудовой книжки работника, который до сих пор числится в организации, на последней странице делается соответствующая запись (это не обязательное, но распространенное требование).


Трудовые книжки: когда некорректную запись лучше оставить, как есть, читайте в журнале «Кадровое дело».


Когда копия трудовой считается недействительной?

Обладает юридической силой только правильная копия трудовой книжки. Даже незначительное отклонение от установленного алгоритма процедуры может обернуться для работника неприятным сюрпризом: отказом в предоставлении кредита, оформлении инвалидности или пенсии, выдаче заграничного паспорта. Чтобы избежать подобных проблем, следует придерживаться стандартного порядка оформления копий.

Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>

Поскольку единый свод четко установленных нормативных критериев законодателем до сих пор не разработан, целесообразно ориентироваться на внутренние стандарты инстанций, использующих копии, и сложившуюся делопроизводственную практику. Чаще всего недействительными признаются копии:

  • неправильного формата — копируя на один лист формата А4 два разворота трудовой книжки, можно сэкономить немного бумаги, но большинство инстанций принципиально требует предоставлять копию каждого разворота трудовой книжки на отдельном листе (желательно — в книжной ориентации);
  • с реквизитами, перекрытыми отметкой о копийности — делая запись «Верно» или «Копия верна», кадровики часто располагают ее в правом верхнем углу или в другом не самом подходящем месте, где она частично или полностью перекрывает значимые реквизиты, поэтому лучше выбрать для этой цели левый нижний угол копии;
  • с заверительной надписью, нанесенной на пустое поле — все подписи, печати и записи о копийности проставляются непосредственно на копии, а не рядом с ней;
  • без даты — действующее законодательство предписывает обязательную датировку копий (п.3.26 ГОСТ Р6.30-2003), поскольку именно так подтверждается актуальность содержащихся в документе сведений;
  • с истекшим сроком действия — согласно требованиям большинства банковских учреждений и государственных инстанций, по истечении 30 дней с момента оформления копии она считается недействительной;
  • не заверенные постранично — делопроизводители нередко заверяют только последнюю страницу прошитой копии, в то время как и действующие стандарты, и судебная практика указывают на необходимость заверять подписью и печатью каждую скопированную страницу документа;
  • без титульного листа — делая полную копию, о нем обычно не забывают, а вот при оформлении выписки случаются казусы (чтобы выписку признали действительной, нужно копировать не только странички с запрашиваемой информацией, но и титульный лист трудовой книжки).

Некоторые работодатели заверяют копии документов с помощью готовых штампов, чтобы упростить и ускорить процедуру заверки при большом документообороте. Делать это не запрещено, правильная копия трудовой книжки вполне может заверяться общими штампами, содержащими все необходимые реквизиты, или отдельными штампами (с датой, надписью «Копия верна» и т. д.). В этом случае от руки проставляется только подпись уполномоченного лица, заверяющего копию.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (бланк).xls
  • Вкладыш в трудовую книжку (бланк).xls
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль