Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Выдача копии трудовой книжки

17 мая 2016
5911
Средний балл: 0 из 5

Узнайте, в каких случаях может понадобиться выдача копии трудовой книжки в 2016 году, как правильно заверить копию трудовой, должен ли работник подавать заявление на получение копии, а также как заверить копию трудовой книжки сотрудника, который вышел на пенсию или уволился из организации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • зачем сотруднику может понадобиться копия трудовой;
  • как оформляется процедура выдачи копии трудовой книжки;
  • каким образом заверить копию трудовой для работающего и для уволенного сотрудника.

Копия трудовой книжки выдается работодателем по требованию работника в течение трех дней с момента обращения. Статьей 62 Трудового кодекса РФ закреплен порядок выдачи сотрудникам копий любых документов, связанных с работой (к ним относятся не только трудовая книжка или справка о заработной плате, но и ряд приказов, например, о приеме на работу, об увольнении или переводе на другую должность). Согласно законодательным требованиям, все копии выдаются безвозмездно и заверяются надлежащим образом. Отказать сотруднику в их выдаче работодатель не имеет права.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Узнать все ответы

Когда может понадобиться копия трудовой книжки?


Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>


Трудовая книжка — важный документ, оригинал которого выдается на руки работнику только при увольнении. Но в жизни часто возникают ситуации, связанные с необходимостью ознакомления третьих лиц с содержанием трудовой — например, при оформлении кредита или для получения визы.

С помощью трудовой книжки можно подтвердить трудовой стаж, профессиональный опыт, наличие постоянной работы. Оформление субсидии на оплату коммунальных услуг, усыновление ребенка, покупка жилья в ипотеку, получение заграничного паспорта и другие юридические процедуры обычно сопровождаются проверкой трудового статуса, поэтому работнику приходится обращаться за документами в отдел кадров.

Поскольку оригинал вплоть до момента прекращения трудовых отношений должен оставаться у работодателя, вопрос решается довольно просто: производится выдача копии трудовой книжки. Если копия отражает содержание всех заполненных страниц оригинала и по всем правилам заверена работодателем, сотрудник может использовать такой документ для подтверждения наличия постоянной работы.


Узнайте, допускается ли выдача трудовой книжки работнику на время


Оформление заявления на выдачу копии трудовой

Обратите внимание: часть первая статьи 62 Трудового кодекса содержит прямое указание на письменное заявление работника о выдаче необходимого документ. Обязанность работодателя по выдаче соответствующего документа возникает с момента подачи такого заявления. В дополнение к соблюдению требований законодательства такой подход позволяет упорядочить документооборот и избежать претензий со стороны сотрудников, считающих, что работодатель затягивает сроки выдачи трудовой книжки.

Заявление пишется на имя руководителя и составляется в свободной форме: сотрудник указывает причину, по которой возникла необходимость в получении трудовой, проставляет текущую дату и заверяет документ личной подписью. Сотрудник отдела кадров ставит на заявлении дату его поступления и также расписывается. Это необходимо для того, чтобы проследить за соблюдением установленного законом трехдневного срока выдачи необходимого работнику документа.

Руководитель издает приказ о выдаче копии, ссылаясь на заявление и указанные сотрудником  причины запроса. Ответственность за своевременное завершение процедуры возлагается на человека, в обязанности которого входит заполнение документов о трудовой деятельности (чаще всего — кадровика или бухгалтера организации). После регистрации приказа необходимо сделать копию, заверить ее и передать работнику.


Почему сотруднику выдают только те документы, которые связаны с его работой, расскажет эксперт журнала «Кадровое дело»


Как заверить копию трудовой книжки?

Выдача копии трудовой книжки происходит в полной форме или в виде выписки, когда копируются и заверяются отдельные страницы — титульная (обязательно) и листы с нужными записями. Чаще всего речь идет о полной копии: в этом случае копируются все страницы трудовой. Необязательно пользоваться копировальным аппаратом: документ можно отсканировать, а затем распечатать, или просто перепечатать все необходимые данные вручную, используя компьютер.

Каждый скопированный лист заверяется надписью «Копия верна», а на последней страничке делается запись о том, что сотрудник в текущий момент все еще работает на предприятии. Если документ состоит из нескольких листов, рекомендуется прошить их и пронумеровать, прошивку скрепить печатью, а затем заверить подписью ответственного лица и записью с указанием точного количества пронумерованных страниц. Готовая копия передается на подпись директору, который должен на каждой странице проставить:

  • личную подпись;
  • расшифровку (указать фамилию и инициалы);
  • печать организации;
  • полное название своей должности.

Печать ставится на самой ксерокопии, а не на пустом поле, оставшемся сбоку или в нижней части страницы. Выдача копии трудовой книжки, не заверенной руководителем организации, пользы работнику не принесет: скорее всего, такой документ будет признан недействительным. Такая же судьба постигнет и копию без титульной страницы.

Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>

Но даже заверенная надлежащим образом копия трудовой действительна в течение ограниченного срока: некоторые банки требуют переоформить документ, если с момента его выдачи прошел месяц (а в некоторых случаях, если речь идет о кредите на солидную сумму — две недели). А если после получения копии работник успел уволиться или перевестись на другую должность, документ автоматически считается недействительным, и его снова приходится переоформлять. Поэтому обязательно указывайте на заверенной копии трудовой книжки дату выдачи.


Оформляем трудовые книжки: как исправить ошибки прежних работодателей?


Как заверить копию трудовой книжки бывшего сотрудника?

Когда производится выдача копии трудовой книжки работнику, который уже уволился или вышел на пенсию, процедура оформляется в несколько ином порядке. Сначала по стандартной схеме копируются и заверяются все страницы трудовой, а затем на последнем листе делается запись о том, что предъявитель копии уже не работает в организации (с указанием причины увольнения).

Обычно выдача копии трудовой книжки в таких случаях производится по последнему месту работы. Но если нет возможности обратиться к работодателю (например, компания была ликвидирована или упразднена в результате реорганизации), делается копия трудовой, находящейся на руках у работника после увольнения, после чего документ заверяется в любой нотариальной конторе.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (бланк).xls
  • Заявление сотрудника о выдаче трудовой книжки (бланк).doc
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (бланк).doc
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (бланк).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Заявление сотрудника о выдаче трудовой книжки (образец).doc
  • Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (образец).doc
  • Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (образец).doc
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок