Утрата трудовой книжки

1249
Утрата трудовой книжки — явление, к сожалению, довольно распространенное. Иногда документ теряется по вине работодателя, а иногда причиной становятся непредвиденные обстоятельства: пожар или ограбление офиса. Если документ утрачен при чрезвычайной ситуации, сотруднику понадобится восстановить трудовой стаж. В этой статье разберем, как подтвердить, что утрата трудовой книжки произошла не по вине работодателя, и установить трудовой стаж сотрудника.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как оформить факт утраты трудовой книжки при чрезвычайной ситуации;
  • куда обратиться для восстановления трудового стажа;
  • как составить заявление в комиссию по установлению стажа при утрате трудовой книжки;
  • как оформить дубликат трудовой книжки.

Утрата трудовой книжки при чрезвычайной ситуации: как подтвердить стаж

Трудовая книжка является одним из наиболее важных документов каждого работающего гражданина. Она подтверждает трудовую деятельность сотрудника, его стаж и место работы (ст. 66 ТК РФ). Поскольку трудовая книжка постоянно хранится у работодателя, именно он отвечает за ее сохранность. Если работа с документами в компании организована должным образом, сотруднику не придется волноваться о сохранности своей трудовой книжки. Однако стоит помнить о том, что непредвиденные происшествия, такие как пожар или затопление, все же могут привести к утрате трудовой книжки работника. Если в результате подобного события у работодателя пропали документы сотрудника, он должен заняться их восстановлением, а главное — подтверждением трудового стажа своего работника.


Читайте подробнее о восстановлении трудовой книжки в статье >>>


Рассмотрим порядок действий работодателя в случае утраты трудовой книжки.

Оформление утраты трудовой книжки при чрезвычайной ситуации

Первое, что нужно сделать работодателю в случае утраты трудовой книжки работника — это зафиксировать факт утраты и его причину: произошедшую чрезвычайную ситуацию. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (п. 34), чрезвычайной ситуаций может считаться как различные катастрофы (экологические, технологические, стихийные), так и обстоятельства криминального характера, например, кража документов из офиса работодателя.

Работодатель обязан документально подтвердить утрату трудовой книжки, т.е. зафиксировать происшествие. Например, если утрата произошла в результате стихийного бедствия, работодатель должен уведомить МЧС, если произошла кража — обратиться в полицию, если случилась авария в офисе — в аварийно-диспетчерскую службу. Вне зависимости от вида происшествия, необходимо уведомить соответствующие органы и получить документ, подтверждающий факт события, его характер и время.

Если произошла массовая утрата трудовых книжек, (их пропажа или уничтожение в количестве больше двух), работодатель может оформить работникам дубликаты. Однако это возможно только после обращения в специальную комиссию по восстановлению трудового стажа. Для того, чтобы иметь возможность восстановить стаж своих сотрудников, работодателю понадобится документ, подтверждающий что произошла непредвиденная чрезвычайная ситуация и трудовые книжки утрачены не по его вине.

Утрата трудовой книжки: комиссия по установлению стажа

Восстановление трудового стажа после утраты трудовой книжки происходит в ходе деятельности специальной комиссии. Такая комиссия создается органами исполнительной власти в каждом субъекте Российской Федерации. Правила восстановления стажа регламентированы соответствующим законодательным актом (Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций), утвержденным постановлением Минтруда от 24 июня 1994 г. № 50.

Стоит отметить, что организация может осуществлять деятельность в регионе, где нет постоянно действующей комиссии по установлению стажа. Согласно законодательству, ее деятельность может носить как постоянный, так и временный характер. Если утрата трудовых книжек произошла там, где нет постоянной комиссии, работодателю придется обратиться в существующий в регионе орган по труду. Необходимо написать заявление о необходимости создания комиссии по установлению стажа и направить его в министерство или комитет труда и занятости, отдел инспекции труда или другой исполнительный орган.

Порядок образования комиссии по установлению стажа регулируется законодательством каждого региона. Так, например, существуют региональные положения об областной комиссии по установлению стажа работы при массовой утрате трудовых книжек работников. Подобные документы утверждают правительством субъекта и действуют в соответствующем регионе. В качестве примера можно привести Положение, действующее в Ростовской области.

В состав комиссии по установлению стажа, как правило, входят представители работодателей, профсоюзы, представительные органы работников и заинтересованные организации.

Заявление о восстановлении стажа при утрате трудовой книжки

Для обращения в комиссию руководителю организации, в которой произошла массовая утрата трудовых книжек, необходимо составить и подписать соответствующее заявление. В документе необходимо указать на характер произошедшей чрезвычайной ситуации и перечислить сотрудников, которым необходимо установить стаж. Кроме того, в заявлении работодатель может отметить, кого из своих подчиненных он хотел бы видеть в составе комиссии по установлению стажа.

Читайте подробнее о восстановлении трудовой книжки в статье >>>

В случае массовой утраты трудовых книжек к заявлению работодателя необходимо приложить документы, подтверждающие чрезвычайное событие и заявления сотрудников организации. Как правило, в комиссию по установлению стажа представляются:

  • справка соответствующего государственного или муниципального органа субъекта РФ, на территории которого произошла чрезвычайная ситуация, подтверждающая это событие;
  • заявления работников об установлении стажа работы у данного работодателя на имя председателя Комиссии.

Кроме вышеперечисленных документов для работы комиссии может понадобиться все, что способно подтвердить наличие трудовых отношений, несмотря на утрату трудовой книжки. Это могут быть любые документы организации, в которых фигурирует сотрудник: трудовые договоры, справки, выписки из приказов, лицевые счета и расчетные листы (Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, п. 11). Если у работодателя не осталось подобных документов, он может запросить их у сотрудников, которым необходимо восстановление стажа. Все документы нужно предоставить в комиссию в двух экземплярах: оригинал документа и его копия.

Отметим, что до трудоустройства в компанию сотрудник мог работать на другого работодателя. В этой ситуации комиссия по установлению стажа самостоятельно направляет запросы к прошлым работодателям или в архивы, чтобы получить документы, подтверждающие факт наличия трудовых отношений. Региональными законодательными актами устанавливаются перечни необходимых документов и их предоставления для каждого субъекта РФ. Если при утрате трудовой книжки не сохранилось никаких документов для подтверждения стажа, заявитель может пригласить своих коллег в качестве свидетелей. В этом случае стаж работы можно установить на основе их показаний.

Решение комиссии по установлению стажа при утрате трудовой книжки

Решение о восстановлении стажа при утрате трудовой книжки принимается комиссией не позднее 30 календарных дней с момента обращения работодателя. Комиссия принимает решение путем открытого голосования в ходе заседания. По результатам голосования составляется акт, в котором фиксируются периоды работы, должности и продолжительность стажа сотрудника. Данный документ подписывается всеми членами комиссии по установлению стажа и направляется работодателю в течение пяти рабочих дней.

Несмотря на то, что решение комиссии чаще всего позволяет восстановить трудовой стаж сотрудника, в некоторых случаях работник может получить отказ. Чаще всего это происходит, если работодатель не представил все необходимые документы. Комиссия принимает отрицательное решение о восстановлении трудового стажа в следующих случаях:

  • отсутствует факт массовой утраты трудовых книжек;
  • произошедшая непредвиденная ситуация не признана чрезвычайной или отсутствует документ, подтверждающий это;
  • обязательные для работы комиссии документы не представлены работодателем;
  • текст представленных документов не поддается прочтению (например, в случае затопления или пожара).

Оформление дубликата трудовой книжки

На основании положительного решения Комиссии в случае утраты трудовой книжки работодатель может оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, подтверждающий его трудовой стаж. Правила оформления дубликата установлены Инструкций по заполнению трудовых книжек (раздел 7). В соответствии с этими правилами, на титульном листе трудовой книжки обязательно должно быть указано, что документ является дубликатом. Остальные данные вносятся на титульный лист на основании сведений, предоставленных сотрудником. Вся информация, содержащаяся в дубликате трудовой книжки, должна соответствовать данным на день заполнения документа.

В разделе «Сведения о работе» должен быть отражен общий, непрерывный стаж работника до трудоустройства у работодателя. Стаж необходимо записать суммарно, не расписывая предыдущие места и периоды работы, а также должности сотрудника. В дубликате трудовой книжки указывается лишь количество лет, месяцев и дней непрерывного трудового стажа до поступления к нынешнему работодателю.

Дальнейший стаж заполняется по периодам работы. В документе необходимо указать дату приема на работу (графа 2), название организации, структурное подразделение (при наличии) и должность сотрудника (графа 3). Дубликат, выдаваемый сотруднику после утраты трудовой книжки, должен содержать указание на реквизиты акта Комиссии: дату и номер (графа 4). Согласно порядку установления стажа работы (п. 4), при наличии сведений о причине увольнения и дате прекращения трудового договора сотрудника в акте комиссии, эти сведения нужно внести в графы 2 и 3 дубликата трудовой книжки. Основанием для внесения записи в графе 4 будет указан акт Комиссии по установлению стажа и дата его подписания.

Утрата трудовой книжки — неприятная, но вполне разрешимая проблема. Если документ утрачен при чрезвычайной ситуации, работодатель может помочь сотруднику установить трудовой стаж и выдать ему дубликат документа. Более подробно о том, как правильно заполнять графы трудовой книжки, соблюдать условия ее хранения и проверить верность своих действий, читайте в других материалах журнала «Кадровое дело»:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (бланк).doc
  • Акт об установлении трудового стажа работников (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (образец).doc
  • Акт об установлении трудового стажа работников (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль