Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

2041
Часто бывает необходимо оформить замещение сотрудника, ушедшего в отпуск или надолго заболевшего. В этот период работу отсутствующего сотрудника, как правило, приходится выполнять кому-то из его коллег, получающих дополнительную нагрузку.

Из статьи вы узнаете:

  • Как оформить приказ о расширении зоны ответственности или возложении дополнительных обязанностей на сотрудника;
  • Можно ли возложить на временно исполняющего обязанности сотрудника материальную ответственность;
  • В каких случаях работодатель может не оплачивать исполнение дополнительных обязанностей работником.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

Шаг 1. Составление служебной записки

Для чего это нужно. Руководство предприятия должно быть проинформировано в том, что возникла необходимость вменить одному из сотрудников дополнительные обязанности на время отсутствия коллеги. Чтобы кому-то из подчиненных пришлось выполнять работу отсутствующего сотрудника, руководитель подразделения должен написать служебную записку.

Обратите внимание:

1. Служебная или докладная записка составляется в произвольной форме, однако должна быть оформлена в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, поскольку она является официальным организационно-распорядительным документом.

2. Обязанности отсутствующего работника могут быть возложены на одного сотрудника или же распределены между несколькими его коллегами. Одному из них, например, можно поручить исполнение административных функций, другому – исполнение рабочих задач. Это не запрещается трудовым законодательством.

3. Если изложенная в служебной записке проблема требует принятия управленческого решения, оно должно быть изложено в виде резолюции руководителя. Поэтому служебную записку необходимо зарегистрировать в установленном порядке.

Что должна содержать служебная записка. В этом документе обязательно должно быть указано полное наименование предприятия, вид документа и его адресат и автор; описана ситуация и причины, по которым работа отсутствующего сотрудника должна обязательно выполняться, сделаны вывод и даны предложения. Кроме этого, на документе должна быть проставлена дата составления и подпись составителя с расшифровкой (п. 3.17, 3.18, 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Образец служебной записки приведен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

скачать образец

Составление уведомления о временном совмещении должностей и выполнении работы отсутствующего сотрудника

Для чего это нужно. Возложить на сотрудника дополнительные обязанности, не оговариваемые должностной инструкцией или трудовым договором, можно только с его согласия (ч. первая ст. 60.2 ТК РФ). Для этого ему нужно будет написать заявление или же оформлено в виде соответствующей отметки на уведомлении о совмещении (расширении зоны ответственности, увеличении объема работы). Уведомление составляется в произвольной форме.

Обратите внимание:

1. Временно выполняя работу отсутствующего сотрудника, другой работник может исполнять его обязанности как по одноименной должности, так и по другой (ч. перваявторая ст. 60.2 ТК РФ).

2.  Законом не ограничивается количество должностей, которые может совмещать работник (ст. 60.2 ТК РФ). При его согласии, он также может совмещать работу с вредными условиями труда, даже если его основная работа также связана с ними (ст. 60.1 ТК РФ).

3. Для некоторых категорий работников существует запрет на совмещение некоторых должностей. Так, например, в кредитных организациях руководитель не может совмещать обязанности главного бухгалтера (ч. вторая ст. 276 ТК РФч. 3 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 Что должно содержаться в документе. В уведомлении должно быть указано наименование предприятия и наименование самого документа; должности, которую предполагается совмещать. В нем также необходимо описать содержание и объемы работы отсутствующего сотрудника, которые будут выполняться в порядке совмещения; период выполнения данных дополнительных обязанностей. В тексте уведомления должно быть упомянуто, что совмещение осуществляется с согласия работника, указан размер доплаты за совмещение или порядок ее расчета. На документе должны стоять подписи (с расшифровкой) руководителя и сотрудника. Образец уведомления приведен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

скачать образец

Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору

Для чего это нужно. Совмещение должностей предполагает изменение условий трудового договора, на что требуется письменное согласие обеих сторон. Согласие на выполнение работы отсутствующего сотрудника оформляется в виде дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ). Дополнительное соглашение составляется в произвольной форме в двух экземплярах, один – руководителю, второй - сотруднику.

Обратите внимание:

1. Испытательный срок работнику, совмещающему должности в пределах одной организации не устанавливается. Эта мера применяется только при приеме на работу (ст. 70 ТК РФ).

2. Если неизвестна дата окончания периода совмещения, в дополнительном соглашении следует указать, например: «дата окончания совмещения должностей – дата выхода комплектовщика на работу».

3. По соглашению сторон определяется размер дополнительных выплат за временное выполнение работы отсутствующего сотрудника. Они устанавливаются с учетом содержания и объема дополнительной нагрузки (абз. 6 ч. второй ст. 22ч. вторая ст. 151 ТК РФ). Сумма выплат может быть фиксированной или рассчитываться в процентном отношении к окладу по совмещаемой должности.

Что должно содержаться в документе. Наименование совмещаемой должности, период совмещения, необходимость заключения договора о материальной ответственности. Образец дополнительного соглашения приведен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

скачать образец

Заключение договора о полной материальной ответственности

Для чего это нужно. Если совмещаемая должность и выполнение работы отсутствующего сотрудника предполагают полную материальную ответственность, работодатель, при оформлении временного совмещения, вправе заключить соответствующий договор с работником (п. 2 ч. первой ст. 243, ст. 244 ТК РФ). Это необходимо сделать, если совмещающий обязанности сотрудник:

- будет непосредственно обслуживать или использовать денежные, товарные ценности или иное имущество предприятия;

- будет исполнять обязанности, включенные в Перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 (далее – Постановление Минтруда № 85).

Условием для заключения договора о полной материальной ответственности является достижение сотрудником возраста 18 лет. Договор о материальной ответственности составляется по типовой форме, утвержденной Постановлением Минтруда России № 85.

Обратите внимание:

1.  Работодатель вправе, но не обязан заключать договор о полной материальной ответственности с сотрудником (ст. 244 ТК РФ). Действие договора ограничивается периодом совмещения должности и выполнения работы отсутствующего сотрудника, предполагаемой материальную ответственность.

2. Если условие о полной материальной ответственности указано в трудовом договоре, юридическую силу оно будет иметь только в случае заключения отдельного договора о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

Что должно содержаться в договоре. В договоре о материальной ответственности необходимо перечислить все потенциально возможные виды ущерба, за которые сотрудник будет нести полную материальную ответственность. В документе обязательно должна быть указана дата, с которой для сотрудника наступает полная материальная ответственность. Образец договора о полной материальной ответственности представлен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника


скачать образец


Составление приказа о совмещении должностей и выполнении работы отсутствующего сотрудника

Для чего это нужно. Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника – управленческое решение, принятое на основании подписанного сторонами дополнительного соглашения. Он составляется в произвольной форме.

Обратите внимание:

1.  Если в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописана вероятность временного исполнения им работы других отсутствующих сотрудников, работодатель вправе не оплачивать ему совмещение и выполнение дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФписьмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 22-2-897)

2. Запись о том, что сотрудник временно исполнял дополнительные обязанности вносить в трудовую книжку не надо. Такая запись может быть внесена в раздел «Х» личной карточки работника.

3. Прекращение трудовых обязанностей, связанных с выполнением дополнительной работы за отсутствующего сотрудника, наступает автоматически по наступлении согласованными сторонами срока (ч. третья ст. 60.2 ТК РФ). Дополнительные организационно-распорядительные документы в этом случае оформлять не требуется.

Что должно содержаться в приказе о совмещении должностей. Кроме полного наименования предприятия, даты, места составления и регистрационного номера приказа, в его тексте должен быть указаны: виды поручаемых дополнительных работ, их содержание, период совмещения, размер полагающихся доплат. На приказе должны стоять подписи (с расшифровкой) руководителя предприятия и сотрудника. Образец приказа о совмещении должностей приведен ниже.

Передаем обязанности временно отсутствующего сотрудника

скачать образец

Также читайте в электронном журнале статью по данной теме: Оформляем временное исполнение дополнительных обязанностей

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль