Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

17 мая 2016
3848
Средний балл: 0 из 5

В обязанности каждого кадрового работника входит и ведение трудовых книжек сотрудников. И хотя порядок внесения записей в трудовые книжки строго регламентирован нормативными документами и трудовым законодательством, ошибки при их заполнении встречаются довольно часто.

В этой статье мы рассмотрим такие вопросы:

  • как правильно вносить записи в трудовую книжку;
  • как в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу;
  • как внести запись об увольнении в трудовую книжку;
  • как исправить или изменить некорректную запись в трудовой книжке.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Узнать все ответы

Как правильно вносить записи в трудовую книжку


Читайте подробнее о записях трудовой книжки в статье >>>


Ведение трудовых книжек и внесение в них записей регламентируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее - Инструкция.


Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции


В этом документе подробно изложен порядок внесения всех записей, отражающих трудовую биографию работника. Такой строгий подход объясняется тем, что именно трудовая книжка является основанием для назначения трудовой пенсии.

В Инструкции устанавливаются и требования к оформлению трудовой книжки. Все записи, вносимые в нее, должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой, можно для этого можно использовать и ручку-роллер, в том числе, шариковую. Чернила, паста или гель должны быть свето- и водостойкими, черного, синего или фиолетового цвета.

Записи в трудовую книжку делаются аккуратно, разборчивым почерком. Грамматические ошибки и сокращения не допускаются. Этот важный документ содержит следующую информацию:

  • Сведения о работнике, его фамилию, имя и отчество;
  • О датах приема на работу и увольнения;
  • О выполняемой работе и занимаемой должности;
  • О переводах между подразделениями или на другую постоянную работу;
  • Об основаниях увольнения и прекращения трудового договора;
  • О поощрениях и награждениях, полученных за трудовые достижения (ч.4 ст.66 ТК РФ).

Помимо этого, в трудовую книжку вносятся сведения о факте переименования организации-работодателя или изменении ее организационно-правовой формы.

Важная информация. Сведения о замечаниях и взысканиях в трудовой книжке не отражаются – их вносят только в личную карточку работника. К исключениям относятся случаи, когда в качестве дисциплинарного взыскания применяется увольнение.

Ведение трудовой книжки – обязанность работодателя по основному месту работы.


Выдача трудовой книжки работнику на время


В случае, когда сотрудник работает по совместительству, по его желанию такая запись может быть внесена в трудовую книжку. Но вносится она также по основному месту работы на основании приказа о приеме на работу или выписки из него от того работодателя, где сотрудник числится совместителем.

Как в трудовую книжку внести запись о приеме на работу

Запись о том, что сотрудник принят на работу в организацию, должна быть внесена в трудовую книжку не позднее, чем через пять рабочих дней с начала его трудовой деятельности у данного работодателя (ч.3 ст.66 ТК РФ). Порядок внесения такой записи следующий:

  • в графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка вписывается полное и сокращенное (при наличии) наименование предприятия. Эта запись порядкового номера не имеет;
  • под наименованием организации, в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи. Нумерация записей в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки сквозная;
  • в графу 2 вписывается дата приема на работу;
  • в графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием должности и подразделения, например: «Принят на должность ведущего специалиста отдела автоматизации»;
  • в графе 4 указывают реквизиты приказа о приеме на работу, его дату и номер.

Образец записи о приеме на работу

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Инструкции по кадровой работе

Обращаем ваше внимание, что при внесении записи при приеме на работу совместителем, наименование работодателя, у которого сотрудник работает по совмещению, в трудовую книжку в виде заголовка не вносится. Но оно должно быть указано в графе 3, непосредственно в записи о приеме на работу по совместительству.

Образец записи о приеме на работу по совместительству

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Запись об увольнении в трудовой книжке

Читайте подробнее о записях трудовой книжки в статье >>>

Особенно внимательно следует вносить в трудовую книжку записи об увольнении. Причина, по которой было прекращено действие трудового договора с сотрудником, должна быть указана в строгом соответствии с формулировками, изложенными в Трудовом кодексе и соответствующими ссылками на статью, часть статьи, пункт статьи (ст.84.1 ТК РФ).


Заверяем печатью запись в трудовой книжке


Формулировка записи об увольнении должна точно совпадать с записью в приказе. Запись об увольнении также вносится в раздел «Сведения о работе». Порядок внесения записи об увольнении следующий:

  • в графе 1 нужно поставить порядковый номер записи;
  • в графу 2 вносится дата внесения записи, которая должна совпадать с датой увольнения;
  • в графе 3 указывается причина увольнения работника;
  • в графу 4 вносятся реквизиты приказа об увольнении, его дата и номер.

Под этой записью сотрудник, сделавший ее, указывает свою должность, ставит подпись и печать организации. Под ними должен расписаться сам работник, подтверждая, тем самым, факт ознакомления со всеми записями в трудовой книжке и свое согласие с внесенными записями. Эти строки порядкового номера не имеют. 

Образец записи об увольнении в трудовой книжке

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Как изменить запись в трудовой книжке

В соответствии с указаниями, изложенными с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, нельзя зачеркивать ошибочно сделанные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Если необходимо исправить некорректную запись, ее следует признать недействительной. Например, когда ошибка была сделана при заполнении раздела «Сведения о работе», порядок действия будет следующим:

  • после последней записи раздела «Сведения о работе» вносится следующая запись под собственным порядковым номером в графе 1;
  • в графе 2 проставляется дата внесения записи;
  • в графе 3 следует написать «Запись за номером таким-то недействительна» и внести правильную запись;
  • в графе 4 указываются реквизиты приказа-основания (о приеме на работу, об увольнении, о переводе).

Образец исправления неверной записи в трудовой книжке

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка .xls
  • Трудовая книжка (фрагмент). Внесение записи о переводе сотрудника после записи об увольнении.doc
Доступно только подписчикам
  • Трудовая книжка (фрагмент). Исправление ошибочной записи об увольнении, сделанной в разделе «Сведения о работе». Сотрудник продолжает работать.doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление увольнения сотрудника за прогул.doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок