Оформляем дубликат трудовой книжки

1547
В определенных случаях, когда трудовую книжку нельзя использовать, работодатель должен оформить ее дубликат. В материале объясним, как оформить дубликат трудовой книжки, как внести записи в дубликат трудовой книжки, а также как составить заявление на оформление дубликата трудовой книжки. Чтобы избежать проблем в будущем, оформляем дубликат трудовой книжки правильно сегодня.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как оформить дубликат трудовой книжки;
  • как внести записи в дубликат трудовой книжки;
  • как составить заявление на оформление дубликата трудовой книжки.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки

Порядок оформления дубликата трудовой книжки определен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.


Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>


Дубликат трудовой книжки надо оформить в следующих ситуациях:

  • если работник утратил трудовую книжку;
  • при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки в этом случае оформляется только по письменному заявлению работника;
  • если трудовая книжка пришла в негодность, например, обгорела, порвана, испачкана и т.п.;
  • если работодатель утратил трудовые книжки работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Что нужно учесть, заполняя дубликат трудовой книжки

Оформление дубликата зависит от причины, по которой оформляется документ. Так, если трудовая книжка утрачена работником или работодателем, то для оформления дубликата потребуются документы с бывших мест работы работника, которые подтверждают стаж работы (справки, копии приказов).


Читайте в статье: «Трудовые книжки: как проверить, все ли делаем правильно?»


Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу признаны недействительными или трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвалась), то записи о приеме/переводе/увольнении из трудовой книжки просто переносят в дубликат.

Оформляем дубликат трудовой книжки

Обращаем внимание, что на основании справки подтверждающей стаж работы, выданной Пенсионным фондом РФ, записи в трудовую книжку не вносят. Такая справка лишь подтверждает стаж для подсчета больничного листа.

Инструкции по кадровой работе

Оформление дубликата трудовой книжки производится следующим образом. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).


Рекомендуем почитать: Дубликат трудовой книжки и правила его оформления


Титульный лист дубликата оформляется по актуальным на день заполнения сведениям. Например, если в трудовой книжке указано изменение фамилии работницы, то при оформлении титульного листа дубликата такую процедуру соблюдать не надо. Вносят действительную (последнюю) фамилию работника.

Далее заполняют раздел «Сведения о работе». При его заполнении сначала указывают общий стаж работы работника. Его подсчитывают, до даты поступления на последнее место работы.

Читайте подробнее о дубликате трудовой книжки в статье >>>

Затем, без оформления «шапки» (названия организации) поочередно вносят сведения по каждому периоду работы. Например, «Принят в Общество с ограниченной ответственностью «Галерея» (ООО «Галерея») на должность менеджера по продажам».


Читайте в электронном журнале статью «Утрата трудовых книжек при чрезвычайной ситуации: как подтвердить стаж»


В графе 4 указывают основание (справка или копия приказа при утрате трудовой книжки).

Аналогично вносят запись об увольнении, внося соответствующую запись.

Обратите внимание, что при внесении в дубликат таких записей их не заверяют печатью и не вносят информацию о лице, который внес запись.


Читайте также: Трудовые книжки: скрытые ловушки оформления


После внесения в дубликате периодов работы до приема к последнему работодателю, вносят запись о приеме на работу к текущему работодателю. Оформляют запись как обычную запись о приеме/увольнении в трудовой книжке. То есть оформляем «шапку» записи (указываем организацию). Далее под очередными порядковыми номерами вносят запись о приеме/увольнении.

Заполнение дубликата трудовой книжки образец

Оформляем дубликат трудовой книжки

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (бланк).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при признании недействительной записи о переводе или увольнении (бланк).doc
  • Трудовая книжка.xls
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc
  • Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (образец).doc
  • Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при признании недействительной записи о переводе или увольнении (образец).doc
  • Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей (образец).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль