text
Сегодня: подписка на 6 месяцев - за 8648 руб. | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

Оплата командировки в 2018 году

  • 16 августа 2018
  • 2977

Оплата командировки включает в себя несколько важных статей расходов работодателя, которые оформляются разными документами и в различные сроки. Мы расскажем, как не допустить ошибок при направлении работника в служебную поездку.

Командировка

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой принято называть поездку работника в местность, удаленную от его основного места работы, с целью выполнения служебных обязанностей. Такая поездка должна производиться по поручению работодателя.

Для регулирования порядка направления в командировки и иных аспектов такого типа работы кроме Трудового кодекса применяется положение, утвержденное постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749.

В нем, в частности, указывается, что поездки сотрудников в подразделение или филиал компании, находящиеся в другой местности, также считаются командировками.

Командировочное удостоверение в 2017 году: бланк

Скачайте документы по теме:

При этом данная поездка должна занимать определенный, достаточно длительный срок: иными словами, если после окончания рабочего дня сотрудник возвращается на свое постоянное место жительство, такая его поездка командировкой не признается. Кроме того, согласно ч.1 ст. 166 ТК РФ командировками не считаются и поездки сотрудников, которым согласно трудовому договору установлен разъездной характер трудовой деятельности.

В компаниях, которые направляют работников в служебные командировки, разрабатывается соответствующий локальный нормативный документ, который может носить название положения о командировках. В нем описываются все типичные для организации условия, требования и правила, которые применяются для организации такой процедуры. Как и с любым другим внутриорганизационным положением, работники должны быть ознакомлены с ним под роспись. Конкретными рекомендациями по составлению такого документа делится наш эксперт.

Срок командировки

Согласно п.4 Положения, утвержденного постановлением № 749, срок направления работника в командировку определяется работодателем с учетом характера, объема и сложности поручаемых ему задач.

Обратите внимание!  Датой начала командировки считается дата отправления транспорта к месту назначения в соответствии с информацией, указанной в билете. В случае, если место отправления такого транспорта, например, вокзал или аэропорт, находятся за пределами населенного пункта, в котором работает сотрудник, для определения даты начала командировки учитывается время, необходимое, чтобы добраться до станции отправления.

Началом даты отправления считается 0.00 часов соответствующих суток, окончанием такой даты — 24.00 часа этих суток. Аналогичным образом определяется дата возвращения сотрудника из командировки. О том, должен ли работник выходить на работу в день отъезда в командировку и в день приезда из нее, читайте в нашем материале.

В некоторых случаях использовать билеты для подтверждения дат нахождения в командировке нет возможности — например, сотрудник не сохранил их или добирался до места назначения не на общественном транспорте: его встречала принимающая сторона, он ехал на собственном автомобиле и так далее. В этом случае подтверждением дат его пребывания в поездке могут служить любые официальные документы, на которых обозначена конкретная дата: например, чеки с автозаправочных станций, кафе по пути следования, платежные документы из средств размещения, в которых он останавливался, и проч. Существует и алгоритм, разработанный на случай отсутствия даже таких документов, читайте о нем в нашем материале.

Оформление направления в командировку

Согласно положениям ст. 116 ТК РФ работник направляется в командировку по указанию работодателя. Такое указание должно быть оформлено в виде приказа. Для организаций, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, подойдут формы № Т-9 (при направлении в командировку одного сотрудника) или Т-9а (если в командировку одновременно направляются несколько работников). Остальные компании могут применить при составлении такого приказа самостоятельно разработанные формы.

Строго говоря, обязательным для направления сотрудника  в служебную поездку является только приказ. Нормативные документы, устанавливающие требование об оформлении других документов, например, командировочного удостоверения, на данный момент отменены. Однако многие работодатели используют для учета работы сотрудников в командировках не обязательные, но удобные документы. Они позволяют уточнить рабочие задачи для последующего контроля их выполнения и учесть временные и финансовые затраты на направление работников в служебные поездки.

Справка

В список таких рекомендованных документов входят:

  1. командировочное удостоверение. Целью составления этого документа является учет общего времени нахождения работника в командировке, а также фактов его прибытия и выбытия из места выполнения рабочего задания. Такое удостоверение особенно удобно в случае, если в рамках одной поездки работник должен посетить несколько мест. В постановлении Госкомстата № 1 приведен вариант служебного удостоверения формы № Т-10;
     
  2. служебное задание. Это документ содержит исчерпывающий перечень задач, которые ставятся перед сотрудником на период поездки. Он, с одной стороны, облегчает работодателю контроль выполнения работы, а с другой стороны — служит для работника инструментом координации трудовой деятельности. Для составления служебного задания можно использовать унифицированную форму № Т-10а, имеющую табличный вид, либо создать для этих целей собственный бланк;
     
  3. служебная записка. Такой документ удобен для фиксации дат командировки в случае, если работник направляется к месту выполнения задания на собственном или служебном автомобиле;
     
  4. журнал учета командированных сотрудников. Этот документ обычно применяется в организациях, регулярно направляющих сотрудников  в командировки большой продолжительности. Он позволяет отследить наличие персонала в офисе компании и в местах командировок в каждый конкретный момент времени.

Служебная записка и служебное задание могут использоваться в качестве основания для составления приказа о направлении работников в командировку. В этом случае в данном документе следует указать их реквизиты.

Оформление возвращения из командировки

Одной из основных обязанностей работника после возвращения из командировки является подтверждение произведенных им расходов. Для этих целей им предоставляются следующие документы:

авансовый отчет по командировке. Он включает в себя информацию обо всех расходах, понесенных сотрудником в период нахождения в командировке. В авансовом отчете по командировке, образец заполнения которого вы найдете по этой ссылке, необходимо зафиксировать реквизиты документов, фиксирующих понесенные расходы, например, документов, подтверждающих проживание в гостинице в командировке;
документы для бухгалтерии, подтверждающие оплату проживания в командировке и другие произведенные расходы. Сюда включаются не только чеки, но и билеты на транспорт к месту командировки и обратно и проч.

Согласно действующему порядку, утвержденному постановлением № 749, все финансовые документы о понесенных расходах должны быть предоставлены работником в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента его возвращения. Это предполагает предоставление такой информации в виде авансового отчета командировки на бланке, скачать который вы можете с нашего сайта.

В случае, если возвращение пришлось на праздничный или выходной день, отсчет трехдневного срока начинается в первый рабочий день сотрудника. О том, какие санкции предусмотрены за несоблюдение этого требования, читайте в нашей статье.

Положением о командировках или иным нормативным документом организации для работника может быть предусмотрена обязанность составления дополнительных документов по результатам командировки. Например, это может быть отчет о выполнении служебного задания, путевой лист или другие документы. Если работник должным образом был ознакомлен с положением, предоставление такой отчетности является его обязанностью.

Оплата командировки сотрудника

Порядок оплаты труда в командировке работника регламентируется статьями 167 и 168 ТК РФ, постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 и другими нормативными документами. Они устанавливают, что оплата командировки включает в себя следующие статьи расходов:

  • средний заработок работника согласно занимаемой им должности;
  • расходы на проезд;
  • оплата гостиницы в командировке;
  • суточные, которые обычно включают оплату питания в командировке;
  • другие расходы, согласованные с работодателем.

Сроки выплат этих средств, кроме среднего заработка работника, действующим законодательством конкретно не установлены — Трудовой кодекс о командировке и оплате расходов на нее говорит лишь, что работник должен получить эти средства до начала поездки. Поэтому определить сроки их выплаты средств, которые впоследствии будут включены в авансовый отчет после командировки, целесообразно локальным нормативным документом предприятия — например, положением о командировках. О том, какие рекомендации по этому вопросу дают наши эксперты, вы можете узнать из этого материала.

Подписка


Оплата труда во время командировки

Требование о сохранении за работником среднего заработка на период командировки не означает, что за месяц, в котором он находился в служебной поездке, ему следует выплатить зарплату в обычном размере. Законодательство устанавливает, что в этом ситуации бухгалтерия должна произвести следующие расчеты:

определить размер среднего дневного заработка работника, приняв за расчетный период 12 месяцев, предшествующих месяцу направления в командировку;
рассчитать заработок сотрудника за период нахождения в служебной поездке путем умножения среднего дневного заработка на продолжительность командировки;
рассчитать величину заработной платы сотрудника с учетом количества фактически отработанных им дней по месту постоянной работы;
просуммировать эти величины для определения величины выплат, причитающихся работнику по итогам месяца.

Несоблюдение этого алгоритма будет являться нарушением. Пример расчета оплаты дней в командировке для работника приведен в этом материале.

Вся сумма выплачивается работнику одновременно с выплатой зарплаты: выплачивать средний заработок до направления в поездку законодательство не требует.

Обратите внимание! В размере среднего заработка производится не только оплата дней в командировке, но и оплата дней в пути к месту назначения и обратно.

Оплата расходов на проезд

Расходы на проезд компенсируются работнику исходя из фактической величины средств, потраченных на приобретение билетов. В нашем материале мы приводим удобную таблицу, в которой указывается, какие виды документов служат подтверждением понесенных расходов.

При покупке билетов на авиатранспорт необходимо принимать во внимание некоторые ограничения, установленные для отдельных категорий работников.

Вместе с тем, в некоторых случаях подтверждающие документы могут вовсе отсутствовать — например, если работник добирался до места назначения на личном транспорте. В этом случае компания обязана компенсировать ему понесенные расходы — причем не только затраты на топливо для машины, но и амортизацию транспортного средства исходя из норм, установленных законодательством.  О том, обязан ли работодатель возмещать расходы на транспорт при отсутствии документов, подтверждающих факт покупки билетов, узнайте из этого материала

Кстати, оплате подлежит не только непосредственно транспорт до места назначения, но и такси, которым работник воспользовался, чтобы добраться до места его отправления или обратно, например, в аэропорт или на вокзал, либо в населенном пункте, куда он прибыл. Чтобы получить возмещение по этой статье, ему потребуется предоставить документы, подтверждающие размер понесенных расходов — например, кассовый чек или квитанцию. О том, может ли работодатель отказать в оплате такси, мотивируя это возможностью использовать общественный транспорт, мы рассказываем в этой статье.

Оплата проживания в командировке

В большинстве случаев работники, направленные в командировку, проживают в гостиницах. Для возмещения понесенных расходов и последующего заполнения авансового отчета по командировке, например, о проживании в отеле, работнику необходимо предоставить два документа:

  • документ о заключении договора на оказание услуг по размещению;
  • документ, подтверждающий факт оплаты услуг гостиницы — например, кассовый чек или приходный кассовый ордер.

Для отелей, расположенных за рубежом, применяется особый порядок оформления подтверждающих документов.

 Актуальные правила направления в командировки позволяют сотрудникам проживать не только в гостиницах, но и в арендованных квартирах. В этом случае документом, подтверждающим факт пользования такой услугой, может служить договор, а документом об оплате — расписка собственника в получении денежных средств.

Оплата суточных

Как правило, именно суточные вызывают больше всего вопросов о том, как заполнить авансовый отчет по командировке по образцу, принятому в организации. Здесь работодателю следует принимать во внимание сразу несколько важных моментов.

Справка

Суточные

Суточные представляют собой компенсационную выплату, предоставляемую работнику за факт нахождения в месте, отличном от места его постоянного проживания.

 Это предполагает возможность возникновения потребности в самых разнообразных расходов — от стирки белья до приобретения гигиенических средств и проч. Поэтому работник вправе тратить суточные по своему усмотрению и не должен отчитываться за них работодателю. Подтверждения в данном случае требуем лишь период нахождения в командировке для определения общего размера суточных, предоставляемых сотруднику.

Существует норматив в части предельного размера суточных, установленный Налоговым кодексом РФ. Для командировок по территории РФ он составляет 700 рублей, для командировок за рубеж — 2500 руб. Этот порядок не запрещает компании установить более высокий размер суточных, однако в этом случае на сумму, превышающую норматив, придется уплатить налог.

На практике размер суточных работникам в компаниях часто дифференцируют в зависимости от занимаемой должности. Это обусловлено, в том числе, кругом общения с представителями принимающей стороны, который будет различаться для рядового менеджера и генерального директора. С точки зрения действующего законодательства в этом нет никакого нарушения: главное — правильно оформить предоставление средств и авансовый отчет командировочного удостоверения. Рекомендации нашего эксперта по такому оформлению приведены в этом материале.

Обратите внимание! Работодатель должен выплачивать суточные даже в случае предоставления бесплатного питания и транспорта в месте назначения.

Оплата иных расходов

В дополнение к перечисленным статьям расходов работодателю может быть вменено в обязанность возмещение дополнительных трат, связанных с поездкой сотрудника по служебным задачам. Перечень обязательных статей возмещения приведен в п.23 Постановления № 749. Большая их часть касается направления работника в командировки за рубеж. Этот перечень включает в себя:

  • оплату расходов на изготовление загранпаспорта;
     
  • оплату обязательных сборов при пересечении границы — например, аэропортовых, транзитных и проч.;
     
  • оплату обязательного медицинского страхования;
     
  • оплату иных обязательных платежей.

Кроме того, в случае, если документы, предоставленные работником в качестве подтверждения понесенных расходов, составлены на другом языке, необходимо осуществить их перевод, который также производится за счет работодателя.

Прочие расходы, понесенные сотрудником в командировке, например, оплата изготовления сувенирной продукции или приобретения образцов продукции конкурентов, может быть оплачена в случае, если работодатель выразил свое согласие на осуществление таких трат и их последующую компенсацию. О том, как составить авансовый отчет по командировке по образцу, включающему такие траты, узнайте из нашего материала


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок