Трудовая книжка: пошаговая инструкция по применению

2603
Трудовая книжка – документ, имеющий унифицированную форму установленного образца. Он подтверждает трудовой стаж и трудовую деятельность владельца. Трудовые книжки на своих работников, в соответствии с Трудовым кодексом ведут все юридические и физические лица, являющиеся предпринимателями. Рассмотрим действующие бланки трудовых книжек, расскажем, когда оформляется вкладыш в трудовую книжку, как заполняется вкладыш в трудовую книжку, как составляется выписка из трудовой книжки, как вносятся записи в выписку, объясним, может ли работник иметь две и более трудовые книжки.

Бланки трудовых книжек

С 2003 года действует новый образец трудовой книжки. Бланк утвержден постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Бланк состоит из титульного листа и двух разделов: «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». В титульный лист трудовой книжки вносятся сведения о владельце документа. В раздел «Сведения о работе» вносится информация о прохождении воинской службы, периодах переквалификации и обучения на курсах повышения квалификации, периодах трудовой деятельности на предприятиях с указанием даты начала работы, занимаемой должности, документа-основания, увольнения. Раздел «Сведения о награждениях» содержит информацию о полученных наградах, поощрениях за достижения в работе.

Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку, также как и сама трудовая книжка, относится к документам строгой отчетности. Работодатель оформляет его в тех случаях, когда какой-либо из разделов трудовой книжки уже полностью заполнен и свободного места для внесения новых записей нет. Вкладыш вшивается в строго определенное место – между последней страницей трудовой книжки и последним листом обложки. Приобрести вкладыш сам работник не имеет права – это может сделать только работодатель или его доверенное лицо, имеющее подтверждающий документ.

Плата за вкладыш впоследствии взимается с работника. Документ также имеет установленную форму, «Сведения о работе» занимают в нем 9 разворотов», а для «Сведений о награждениях» предусмотрено 8 разворотов. Вкладышей в трудовой книжке может быть неограниченное количество. Каждый раз, когда в трудовую книжку вшивается вкладыш, на ее титульном листе ставится подтверждающий штамп «Выдан вкладыш», вносятся сведения о номере и серии вложенного документа. Эта информация, как правило, размещается в правом верхнем углу. В случае, когда при первичном заполнении вкладыша сделана ошибка, он подлежит уничтожению, о чем должен быть составлен акт. Нумерация записей, вносимых во вкладыш, продолжает нумерацию записей трудовой книжки.

Как заполняется вкладыш в трудовую книжку

Порядок внесения и заполнения записей вкладыша в трудовую книжку соответствует порядку оформления основного документа – трудовой книжки. Титульный лист заполняется на основании паспорта или иного документа, подтверждающего личность работника. Сведения об его образовании вносятся на основании соответствующих документов – дипломов, сертификатов и пр.

Дата заполнения вкладыша – фактическая дата, когда в нем была сделана первая запись. На первой странице вкладыша должна быть указана фамилия и должность лица, заполнившего вкладыш – ответственного за ведение трудовых книжек, а также должна стоять его подпись и подпись лица – владельца трудовой книжки. О том, что в трудовую книжку работника вшит вкладыш, делается запись в книге учета движения трудовых книжек.

Инструкции по кадровой работе

Выписка из трудовой книжки

Этот документ представляет собой ксерокопию титульного листа и других страниц трудовой книжки, содержащих необходимую информацию. Выписка также может быть оформлена от руки или же в печатном виде. От копии трудовой книжки она отличается тем, что содержит не полную информацию, а только ту, что необходима по запросу работника.

Она оформляется по заявлению работника, разрешение на ее выдачу подтверждается приказом руководителя предприятия. Оформляется этот документ на фирменном бланке предприятия тем сотрудником, который приказом назначен ответственным за хранение, ведение и выдачу трудовых книжек.

Как вносятся записи в выписку из трудовой книжки

В верхней строке, посередине листа делается надпись – наименование документа: «ВЫПИСКА» и ниже, тоже посередине: «из трудовой книжки». Ниже указываются следующие необходимые сведения:

  • серия и номер трудовой книжки;
  • ФИО владельца трудовой книжки полностью;
  • Дата его рождения;
  • Полученное образование;
  • Профессия (специальность):
  • Число, месяц и год заполнения трудовой книжки.

Сведения из трудовой книжки представляются в выписке в виде таблицы. В нее вносится информация по запросу работника: сведения о настоящем предыдущих местах работы с указанием дат поступления, перевода, увольнения с указанием документов оснований (приказ, ссылка на статью закона). Последняя запись – о приеме на работу на должность в вашем предприятии. После нее нужно указать, что сотрудник в настоящее время трудится в указанной должности в вашей организации.

Как оформить выписку из трудовой книжки

Каждый лист выписки из трудовой книжки должен быть заверен подписью ответственного должностного лица, с указанием занимаемой им должности, ФИО, даты заполнения. Эти сведения также должны быть заверены печатью организации, выдавшей выписку и подписью ответственного лица. Все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы, скреплены на прошивке печатью, заверены подписью сотрудника отдела кадров, оформившего выписку.

Если у работника на руках две трудовые книжки

В силу обстоятельств, бывают ситуации, когда у работника на руках могут оказаться две, и даже более, трудовых книжек. Как правило, это может произойти в следующих случаях:

  • работник думал, что трудовая книжка утеряна, и оформил дубликат, после чего оригинал был найден;
  • человек хотел скрыть какой-либо неприятный факт своей трудовой биографии – наложенное взыскание, увольнение по статье и пр.

Может ли работник иметь две и более трудовые книжки

Закон не запрещает иметь работнику несколько трудовых книжек и никаких санкций за это не предусматривается. Но, поскольку при оформлении трудовой пенсии работник может предъявить только одну трудовую книжку, наличие нескольких таких документов чревато потерей трудового стажа, который просто не будет учтен. В случае, когда работник трудится по совместительству на нескольких предприятиях, заводить несколько трудовых книжек ему не требуется.


Трудовая книжка иностранца


Его трудовая книжка ведется и хранится на основном месте работы, а с другими организациями он заключает трудовой договор о работе по совместительству. По его желанию, сведения об этих договорах могут быть внесены в трудовую книжку на основании соответствующих справок от других работодателей.

Когда выдается дубликат трудовой книжки

Работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки в том случае, когда оригинал:

  • был испорчен (порвался, обгорел, запачкан);
  • был утерян самим работником или же работодателем;
  • содержит записи о переводе или об увольнении, признанные недействительными.

Как можно восстановить утерянную трудовую книжку

В случае утери, как сама трудовая книжка, так и вкладыш к ней, может быть восстановлена следующим образом:

  • пишется заявление на имя последнего работодателя, в котором сообщается о факте утери;
  • после получения заявления работодатель в течение 15 дней должен оформить и выдать дубликат трудовой книжки.

В том случае, когда по вине работодателя на предприятии произошла массовая утеря трудовых книжек, трудовой стаж работников устанавливает специально созданная комиссия. Дубликат трудовой книжки каждому работнику выдается на основании акта, составленного данной комиссией.

Как можно восстановить испорченную трудовую книжку

Когда трудовая книжка испорчена: была порвана, обгорела или испачкана, пользоваться далее ею нельзя. Она считается испорченной и в том случае, когда содержит записи, признанные недействительными. В этом случае работник также пишет заявление на имя работодателя и в течение 15 дней получает дубликат. В него переносятся все сведения из старой трудовой книжки, исключая те, что признаны ошибочными и недействительными.


Узнайте дополнительную информацию про вкладыш в трудовую книжку здесь


Как заполняется дубликат трудовой книжки

На титульном листе в правом верхнем углу пишется слово "Дубликат". Затем на основании представленных работником документов заполняется сам титул. Обратите внимание, вносимые данные должны соответствовать информации о работнике на день заполнения документа.


Как отвечать на вопросы инспектора о трудовых книжках?


Далее заполняем графу 3 раздела «Сведения о работе». В нее вносится суммарная информация об общем трудовом стаже (если он имелся), который имелся у сотрудника до того, как он начал работать у данного работодателя. При этом нужно указать суммарное количество отработанных лет, месяцев и дней, не уточняя мест работы, занимаемых должностей и периодов времени. Подтверждением трудового стажа являются надлежащим образом оформленные документы, в которых содержатся необходимые сведения: копии приказов о приеме на работу и увольнении, копии приказов о переводе, трудовые договоры.

После этого трудовой стаж расписывается подробно. На основании предоставленных работником документов, в графу 2 вносятся даты приема на работу, в графе 3 указывается наименование компании-работодателя, занимаемая должность с указанием структурного подразделения. Если были случаи переводов у одного и того же работодателя, об этом также вносятся сведения. Даты увольнения вносятся также в графу 2, в графе 3 указывается причина увольнения, а в графе 4 – наименование, номер и дата того документа, на основании которого внесена соответствующая запись в дубликат трудовой книжки. В разделе «Сведения о награждениях» перечисляются все награждения и поощрения, записи о которых содержатся в трудовой книжке по последнему месту работы.

Трудовая книжка

Как ведется учет трудовых книжек

Бланки трудовых книжек и вкладышей, сами трудовые книжки подлежат учету и хранению. Заполненные трудовые книжки и вкладыши в них фиксируются в специальном журнале «Учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». Бланки этих документов учитываются в приходно-расходной книге. Все книги и журналы учета нумеруются и прошнуровываются, количество листов в них заверяется подписью директора предприятия и печатью организации.

Обращаем внимание!
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть не только пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, но и в обязательном порядке скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Как ведется Журнал регистрации трудовых книжек

Журналом регистрации трудовых книжек часто называют Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ответственным за ведение этой Книги, как правило, назначается сотрудник отдела кадров. В ней регистрируются все трудовые книжки, как выдаваемые работникам впервые, так и те, которые приняты от сотрудников, уже работавших ранее в других организациях.

Трудовая книжка: пошаговая инструкция по применению

Как ведется Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, как правило, ведется сотрудником бухгалтерии. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Как хранятся трудовые книжки

Хранение трудовых книжек и внесение в них записей являются обязанностью работодателя. При приеме на работу сотрудник отдает свою трудовую книжку на хранение в отдел кадров, а при увольнении – получает на руки, заверяя факт получения собственноручной подписью в Книге учета движения трудовых книжек.

В том случае, когда сотрудник по какой-то причине не получил свою трудовую книжку при увольнении, она должна хранится в отделе кадров до момента ее получения работником. Невостребованные трудовые книжки надо хранить в течение 75 лет.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль