Как заполнить личную карточку работника

2788
На каждого сотрудника, кадровый работник заполняет личную карточку. В статье читайте, как правильно заполнить личную карточку работника, по какой форме надо составить личную карточку, как заполнить разделы личной карточки, можно ли исключить из самостоятельно разрабатываемой формы личной карточки раздел о воинском учете.

Из этой статьи вы узнаете:

  • по какой форме надо составить личную карточку;
  • как заполнить разделы личной карточки;
  • можно ли исключить из самостоятельно разрабатываемой формы личной карточки раздел о воинском учете.

Форма № Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Несмотря на то, что применение в настоящее время унифицированных форм необязательно, работодателям целесообразно воспользоваться формой № Т-2 вместо того. Чтобы разрабатывать и утверждать собственную форму.

В личной карточке работодатель отражает информацию о сотруднике, его трудовой деятельности и т. п. Также в карточке работодатель должен дублировать записи, которые он вносит в трудовую книжку, и знакомить с ними сотрудника под роспись.

Заполняем шапку личной карточки

В шапке личной карточки указывают наименование организации (1), дату составления (2), табельный номер работника (3), его ИНН (4), номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (5), первую букву фамилии сотрудника (6), характер работы (временно/постоянно) (7), вид работы (совместительство/основная) (8), пол работника (м/ж) (9).

Как заполнить личную карточку работника

Заполняем раздел «Общие сведения»

Этот раздел является самым объемным в личной карточке, в него вносят личные данные работника. На основании паспорта указываются сведения: Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, паспортные данные, адрес прописки. Если сотрудник имеет двойное гражданство, то он должен представить документ, подтверждающий такой факт.

На основании документа об образовании указывают наименование учебного заведения, данные о документе, подтверждающем полученное образование, год окончания обучения, направление или специальность. На основании трудовой книжки заполняют сведения о профессии и стаже работы. Остальную информацию – знание иностранного языка, состояние в браке, состав семьи, адрес фактического места жительства – вносят со слов работника.


Читайте в электронном журнале статью «Как оформить личную карточку, если прежняя пришла в негодность»


Заполняем раздел «Сведения о воинском учете»

Оформлять раздел нужно только на военнообязанных сотрудников. Заполняют его на основании военного билета (временного удостоверения) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Даже если работодатель разрабатывает собственную форму личной карточки, этот раздел исключать нельзя, так как сведения, которые в него вносятся, являются обязательными для каждого работодателя (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Заполняем раздел «Прием на работу и переводы на другую работу»

В этом разделе необходимо отразить следующие записи – дата приема (10), структурное подразделение (11), должность (12), оклад (13), реквизиты приказа о приеме на работу (14). Вносить их нужно на основании приказа о приеме на работу или распоряжения о переводе на другую работу. Сведения дублируют записи в трудовой книжке, с которыми работника необходимо ознакомить под роспись в личной карточке (15).

Как заполнить личную карточку работника

Заполняем раздел «Аттестация»

Данный раздел заполняют, только если в организации проводится аттестация сотрудников. В этом случае указывается дата прохождения аттестации, решение аттестационной комиссии (например, «соответствует занимаемой должности»), дата и номер протокола заседания комиссии, а также реквизиты приказа о проведении аттестации.


Читайте в электронном журнале статью «Урок № 7. Оформляем поощрение за успехи в работе»


Заполняем разделы «Повышение квалификации» и «Профессиональная переподготовка»

В указанные разделы вносятся сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовке, которые дублируют записи, внесенные в трудовую книжку (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Данные надо записывать на основании документов, которые представил сотрудник (например, диплома о профессиональной переподготовке и т. п.). В разделах нужно указать даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения и место его нахождения (при профессиональной переподготовке указывается специальность, по которой происходит переподготовка), наименование и реквизиты документа.

Заполняем раздел «Награды (поощрения), почетные звания»

При заполнении раздела необходимо указывать наименование награды или поощрения (почетная грамота и т. п.), а также реквизиты документов, на основании которых работника поощрили (ст. 191 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек). При этом премии, которые предусмотрены системой оплаты труда либо выплачиваются на регулярной основе, вносить не нужно (п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек).


Читайте в электронном журнале статью «Карта специальной оценки условий труда»


Заполняем раздел «Отпуск»

В этом разделе учитывают все отпуска, которые предоставляли работнику в организации. В частности без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком и т. д. Необходимо указать (образец ниже) вид отпуска (16), период работы, за который он предоставляется (17), продолжительность (18) и даты начала (19) и окончания отпуска (20), а также реквизиты документа, на основании которого он предоставляется (21). Данные вносят на основании приказов о предоставлении отпусков. Отпуск может быть продлен или прерван, поэтому дату его окончания вносите только после фактического выхода работника из отпуска.

Иногда часть ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника заменяют денежной компенсацией. В этом случае необходимо указать вид отпуска, который компенсируется (22), количество дней отпуска, которые подлежат замене (23), а также сделать запись «замена отпуска денежной компенсацией» (24) и указать реквизиты приказа (25).

Как заполнить личную карточку работника

Заполняем раздел «Социальные льготы»

В данном разделе отражаются социальные льготы, на которые работник имеет право. Надо указывать наименование льготы, реквизиты документа, на основании которого предоставляется льгота, и конкретную норму, которая дает право работнику на гарантии. Сведения вносят на основании документа, который подает работник (например, справки об инвалидности и др.).

Заполняем раздел «Дополнительные сведения»

Этот раздел работодатель заполняет по своему усмотрению. Так, например, можно указать информацию о наличии ученых степеней и званий, водительского удостоверения и загранпаспорта, а также о внесении изменений и дополнений в личную карточку.

Заполняем раздел «Основания прекращения трудового договора (увольнения)»

Последний раздел личной карточки заполняют при увольнении работника. В нем необходимо указать полную формулировку основания, по которой прекращен трудовой договор, со ссылкой на норму (26), дату увольнения (27) и реквизиты соответствующего приказа (28). Запись должна быть заверена подписями сотрудника отдела кадров (29) и уволенного работника (30).

Как заполнить личную карточку работника

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Внутренняя опись личного дела сотрудника.doc
  • Личная карточка (фрагмент). Сотрудник получил новый паспорт.doc
Доступно только подписчикам
  • Личная карточка (фрагмент). Переименование должности.doc
  • Личная карточка.doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль