Акция месяца | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Документы для командировки

  • 2 апреля 2019
  • 2192

Если компания неправильно оформит документы для командировки или сделает ошибку в авансовом отчете, ей грозят штрафы от ГИТ и налоговой. Как оформить бумаги без ошибок, расскажут эксперты.

Скачайте полезные документы:

Положение о командировкахИспользуйте готовый образец
Образец авансового отчетаИспользуйте готовый образец

Когда нужно составить документы для оформления командировки

Служебная командировка — это поездка работника на определенный срок для выполнения поручения руководителя вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 2, 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, далее — Положение).

Приступайте к оформлению документов только в том случае, если:

  • Работа сотрудника не носит постоянный разъездной характер или время нахождения в пути;
  • Поездка носит разовый характер.

Если в компании работает курьер, проводник и т.д., то командировку оформлять не стоит. В таком случае у сотрудников нет определенного рабочего места, и постоянные поездки входят в их трудовую функцию (ст. 168.1 ТК, письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ).

В остальных случаях — оформите поездку в соответствии с Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Это основной документ, который определяет порядок и особенности направления сотрудников в командировку, а также закрепляет способы оплаты расходов в период поездки. 

Вопрос из практики: как правильно оформить командировку водителей?

Трудовой кодекс не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей в виде командировок. Однако если работа водителей носит разъездной характер, то оформлять командировку не стоит.

Поэтому, если водители постоянно находятся в рейсах, то такие поездки можно оформить как разъездную работу (если отсутствует такая оговорка, в трудовые договоры с сотрудниками нужно внести изменения — ст. 74 ТК РФ). Если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки. 

Оформление командировки: 5 новых образцов документов

После отмены командировочных удостоверений и служебных заданий, основным документом, который подтвердит нахождение сотрудника в командировке, является приказ руководителя. Такие правила вступили в силу с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).

Однако некоторые документы сохранили свое действие, поскольку обязанность их ведения работодатель мог закрепить в локальном акте. Разберем, какие из них обязательны, а от каких можно отказаться.

Документ № 1. Положение о командировках

Перед тем, как отправить сотрудника в поездку, проверьте, чтобы он был ознакомлен с локальным актом компании — Положением о командировке.

Если такой акт не принят в организации, то составите его с учетом этих правил:

  1. В положении закрепите общие правила направления сотрудников в служебные поездки.
  2. Документ подготовьте в произвольной форме и утвердите приказом руководителя организации. 

Структура документа

Введение. Укажите цели и задачи введения положения и акты, которые легли в его основу.

Основная часть. Отразите здесь:

  • правила документального оформления;
  • порядок и размер возмещения суточных расходов;
  • нормы суточных для поездок по России и за рубеж;
  • порядок оплаты работы в выходные дни в командировке;
  • как компенсируются расходы на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых без предварительного согласия работодателя.

Заключение. Закрепите срок действия документа и укажите, с какого момента оно станет обязательным для организации. Подробнее читайте в статье

Документ № 2. Служебное задание

После утверждения новых правил, составлять служебку необязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Однако, если компания может применять их для своего удобство, закрепив это в локальном акте организации.

В таком случае, служебку должен оформить руководитель подразделения, в котором работает сотрудник. В ней он указывает цель, время и место командировки и ставит свою подпись. Утверждает служебное задание руководитель организации или уполномоченный сотрудник. Подробнее читайте в статье

Образец служебного задания вы можете найти здесь. 

Совет! Не спешите отказываться от оформления служебного задания. Документ понадобится не только при проверке, но и подтвердит издание приказа на командировку.

Кроме того, служебка поможет вспомнить итоги служебной поездки. Для этого можно доработать унифицированную форму служебного задания, убрав из нее лишние строки. В результате получиться отчет, в котором сотрудник будет фиксировать результаты выполненного поручения.

Документ № 3. Служебная записка

По общему правилу оформлять служебную записку не нужно. Но если руководитель считает нужным составление таких записок, то закрепите это правило в локальном акте.

Подготовьте служебную записку в произвольной форме, если сотрудник задержался в командировке по уважительным причинам или случае необходимости покупки новых билетов.

Например, если у работника перенесли судебное заседание и ему необходимо задержаться для выполнения поручения руководителя. В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена. 

2 случая, когда служебка оформляется обязательно

  1. Если у сотрудника нет подтверждающих документов. В случае, если командируемый потерял билеты и чеки из гостиницы, оформите документ после возвращения сотрудника. В записке принимающая сторона должна подтвердить срок прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно.
  2. Если сотрудник едет в командировку на личном, арендованном или служебном транспорте. Тогда в записке указывают фактический срок пребывания в месте командирования. К записке сотрудник предоставляет документы, подтверждающие использование транспорта. Например, путевой лист, квитанции, чеки и др.

Документы для командировки

Скачать образец служебной записки можно в статье. 

Документ № 4. Приказ о направлении в командировку

Приказ — единственный обязательный документ, который оформляют при направлении сотрудника в командировку. 

Внимание! Внимательно отнеситесь к оформлению приказа — его тщательно проверят налоговики. Приказ это основной документ, который подтверждает расходы на командировку при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 17.12.2015 № 03-03-06/74083).

Составьте приказ по форме Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или используйте свободную форму. Если выполнять поручение будет несколько сотрудников, то удобно использовать форму Т-9а

8 вещей, которые нужно указать в приказе:

  1. Наименование компании.
  2. Наименование документа, его номер, место и дату издания.
  3. Фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, табельный номер.
  4. Даты и цель поездки.
  5. Название населенного пункта, в которые он направляется.
  6. Порядок компенсации проезда или выполнения служебного задания в выходные дни работника.
  7. Транспортные средства, на которых работник будет совершать поездку.
  8. Источник финансирования поездки. 

Оформите приказ на основании служебного задания и подпишите у работодателя и командированного. В некоторых случаях получите согласие на направление в поездку сотрудника. 

★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет о 4 случаях, когда нужно получить согласие работника на командировку

Документ № 5. Авансовый отчет

Авансовый отчет поможет сотруднику подтвердить его расходу в поездке. Его заполняют одновременно бухгалтер организации и работник.

В отчете укажите дату выдачи аванса, размер и остаток денежных средств, и список документов, подтверждающих расходы. К такому списку относятся квитанции, чеки на оплату проезда и другие документы, подтверждающие расходы.

Бухгалтер организации заполняет расписку о том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами, а также на оборотной стороне отчета указывает суммы расходов, принятые к учету. 

Вопрос из практики: как оформлять командировочное удостоверение, если оно обязательно для организации?

Оформлять командировочное удостоверение нужно только при поездках по России и в страны СНГ. В последнем случае оформите удостоверение, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение.

Для составления документа используйте унифицированную форму N N Т-10 и Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Как без ошибок оформить командировочное удостоверение, читайте в статье.


Вопрос из практики: как оформляется командировка исполнителя по гражданско-правовому договору?

Поездки, связанные с исполнением заключенных гражданско-правовых договоров, командировками не являются (ст. 11, ст. 166 ТК РФ). Если для выполнения служебного задания исполнителя нужно направить в другую местность, то предусмотрите все условия поездки в договоре. Детально пропишите порядок возмещения затрат и условия выполнения поручения.

Как оформить командировку сотруднику: пошаговая инструкция

Шаг 1. Получите служебную записку или задание от руководителя.

Шаг 2. Оформите приказ по форме Т-9 или используйте свободную форму.

Шаг 3. Выдайте работнику суточные.

Шаг 4. Укажите в табеле факт отъезда сотрудника (формы № Т-12 и Т-13). В табеле учета рабочего времени время отъезда проставьте буквенный код «К» или цифровой «06». Если в поездку отправился совместитель, то на период командировки предоставьте ему отпуск без сохранения зарплаты. За это время по строке «совместитель» в табеле ему поставьте буквенный код «ДО» или цифровой «16». 

Подробнее о том, что указывать в табеле рабочего времени, если сотрудник в командировке, читайте в статье

Шаг 5. Получите авансовый отчет от работника (форма № АО-1). К документу сотрудник должен приложить все квитанции, чеки, билеты и др. документы подтверждающие командировку. 

Вывод

После нововведений с 2015 года значительно проще оформлять служебные поездки сотрудников. Однако рекомендуем вам не спешить отказываться от некоторых форм — они помогут подтвердить итоги поездки и направление сотрудника на поручение, даже если он потерял документы.

×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение.

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок