Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Документы для командировки

  • 2 апреля 2019
  • 2132

Если компания неправильно оформит документы для командировки или сделает ошибку в авансовом отчете, ей грозят штрафы от ГИТ и налоговой. Как оформить бумаги без ошибок, расскажут эксперты.

Скачайте полезные документы:

Положение о командировкахИспользуйте готовый образец
Образец авансового отчетаИспользуйте готовый образец

Когда нужно составить документы для оформления командировки

Служебная командировка — это поездка работника на определенный срок для выполнения поручения руководителя вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 2, 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, далее — Положение).

Приступайте к оформлению документов только в том случае, если:

  • Работа сотрудника не носит постоянный разъездной характер или время нахождения в пути;
  • Поездка носит разовый характер.

Если в компании работает курьер, проводник и т.д., то командировку оформлять не стоит. В таком случае у сотрудников нет определенного рабочего места, и постоянные поездки входят в их трудовую функцию (ст. 168.1 ТК, письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ).

В остальных случаях — оформите поездку в соответствии с Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Это основной документ, который определяет порядок и особенности направления сотрудников в командировку, а также закрепляет способы оплаты расходов в период поездки. 

Вопрос из практики: как правильно оформить командировку водителей?

Трудовой кодекс не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей в виде командировок. Однако если работа водителей носит разъездной характер, то оформлять командировку не стоит.

Поэтому, если водители постоянно находятся в рейсах, то такие поездки можно оформить как разъездную работу (если отсутствует такая оговорка, в трудовые договоры с сотрудниками нужно внести изменения — ст. 74 ТК РФ). Если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки. 

Подписка


Оформление командировки: 5 новых образцов документов

После отмены командировочных удостоверений и служебных заданий, основным документом, который подтвердит нахождение сотрудника в командировке, является приказ руководителя. Такие правила вступили в силу с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).

Однако некоторые документы сохранили свое действие, поскольку обязанность их ведения работодатель мог закрепить в локальном акте. Разберем, какие из них обязательны, а от каких можно отказаться.

Документ № 1. Положение о командировках

Перед тем, как отправить сотрудника в поездку, проверьте, чтобы он был ознакомлен с локальным актом компании — Положением о командировке.

Если такой акт не принят в организации, то составите его с учетом этих правил:

  1. В положении закрепите общие правила направления сотрудников в служебные поездки.
  2. Документ подготовьте в произвольной форме и утвердите приказом руководителя организации. 

Структура документа

Введение. Укажите цели и задачи введения положения и акты, которые легли в его основу.

Основная часть. Отразите здесь:

  • правила документального оформления;
  • порядок и размер возмещения суточных расходов;
  • нормы суточных для поездок по России и за рубеж;
  • порядок оплаты работы в выходные дни в командировке;
  • как компенсируются расходы на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых без предварительного согласия работодателя.

Заключение. Закрепите срок действия документа и укажите, с какого момента оно станет обязательным для организации. Подробнее читайте в статье

Документ № 2. Служебное задание

После утверждения новых правил, составлять служебку необязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Однако, если компания может применять их для своего удобство, закрепив это в локальном акте организации.

В таком случае, служебку должен оформить руководитель подразделения, в котором работает сотрудник. В ней он указывает цель, время и место командировки и ставит свою подпись. Утверждает служебное задание руководитель организации или уполномоченный сотрудник. Подробнее читайте в статье

Образец служебного задания вы можете найти здесь. 

Совет! Не спешите отказываться от оформления служебного задания. Документ понадобится не только при проверке, но и подтвердит издание приказа на командировку.

Кроме того, служебка поможет вспомнить итоги служебной поездки. Для этого можно доработать унифицированную форму служебного задания, убрав из нее лишние строки. В результате получиться отчет, в котором сотрудник будет фиксировать результаты выполненного поручения.

Документ № 3. Служебная записка

По общему правилу оформлять служебную записку не нужно. Но если руководитель считает нужным составление таких записок, то закрепите это правило в локальном акте.

Подготовьте служебную записку в произвольной форме, если сотрудник задержался в командировке по уважительным причинам или случае необходимости покупки новых билетов.

Например, если у работника перенесли судебное заседание и ему необходимо задержаться для выполнения поручения руководителя. В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена. 

2 случая, когда служебка оформляется обязательно

  1. Если у сотрудника нет подтверждающих документов. В случае, если командируемый потерял билеты и чеки из гостиницы, оформите документ после возвращения сотрудника. В записке принимающая сторона должна подтвердить срок прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно.
  2. Если сотрудник едет в командировку на личном, арендованном или служебном транспорте. Тогда в записке указывают фактический срок пребывания в месте командирования. К записке сотрудник предоставляет документы, подтверждающие использование транспорта. Например, путевой лист, квитанции, чеки и др.

Документы для командировки

Скачать образец служебной записки можно в статье. 

Документ № 4. Приказ о направлении в командировку

Приказ — единственный обязательный документ, который оформляют при направлении сотрудника в командировку. 

Внимание! Внимательно отнеситесь к оформлению приказа — его тщательно проверят налоговики. Приказ это основной документ, который подтверждает расходы на командировку при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 17.12.2015 № 03-03-06/74083).

Составьте приказ по форме Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или используйте свободную форму. Если выполнять поручение будет несколько сотрудников, то удобно использовать форму Т-9а

8 вещей, которые нужно указать в приказе:

  1. Наименование компании.
  2. Наименование документа, его номер, место и дату издания.
  3. Фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, табельный номер.
  4. Даты и цель поездки.
  5. Название населенного пункта, в которые он направляется.
  6. Порядок компенсации проезда или выполнения служебного задания в выходные дни работника.
  7. Транспортные средства, на которых работник будет совершать поездку.
  8. Источник финансирования поездки. 

Оформите приказ на основании служебного задания и подпишите у работодателя и командированного. В некоторых случаях получите согласие на направление в поездку сотрудника. 

★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет о 4 случаях, когда нужно получить согласие работника на командировку

Документ № 5. Авансовый отчет

Авансовый отчет поможет сотруднику подтвердить его расходу в поездке. Его заполняют одновременно бухгалтер организации и работник.

В отчете укажите дату выдачи аванса, размер и остаток денежных средств, и список документов, подтверждающих расходы. К такому списку относятся квитанции, чеки на оплату проезда и другие документы, подтверждающие расходы.

Бухгалтер организации заполняет расписку о том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами, а также на оборотной стороне отчета указывает суммы расходов, принятые к учету. 

Вопрос из практики: как оформлять командировочное удостоверение, если оно обязательно для организации?

Оформлять командировочное удостоверение нужно только при поездках по России и в страны СНГ. В последнем случае оформите удостоверение, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение.

Для составления документа используйте унифицированную форму N N Т-10 и Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Как без ошибок оформить командировочное удостоверение, читайте в статье.


Вопрос из практики: как оформляется командировка исполнителя по гражданско-правовому договору?

Поездки, связанные с исполнением заключенных гражданско-правовых договоров, командировками не являются (ст. 11, ст. 166 ТК РФ). Если для выполнения служебного задания исполнителя нужно направить в другую местность, то предусмотрите все условия поездки в договоре. Детально пропишите порядок возмещения затрат и условия выполнения поручения.

Как оформить командировку сотруднику: пошаговая инструкция

Шаг 1. Получите служебную записку или задание от руководителя.

Шаг 2. Оформите приказ по форме Т-9 или используйте свободную форму.

Шаг 3. Выдайте работнику суточные.

Шаг 4. Укажите в табеле факт отъезда сотрудника (формы № Т-12 и Т-13). В табеле учета рабочего времени время отъезда проставьте буквенный код «К» или цифровой «06». Если в поездку отправился совместитель, то на период командировки предоставьте ему отпуск без сохранения зарплаты. За это время по строке «совместитель» в табеле ему поставьте буквенный код «ДО» или цифровой «16». 

Подробнее о том, что указывать в табеле рабочего времени, если сотрудник в командировке, читайте в статье

Шаг 5. Получите авансовый отчет от работника (форма № АО-1). К документу сотрудник должен приложить все квитанции, чеки, билеты и др. документы подтверждающие командировку. 

Вывод

После нововведений с 2015 года значительно проще оформлять служебные поездки сотрудников. Однако рекомендуем вам не спешить отказываться от некоторых форм — они помогут подтвердить итоги поездки и направление сотрудника на поручение, даже если он потерял документы.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Извините, что прервали. Как дочитать без ограничений?

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение. После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок