Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Порядок хранения документов

15 декабря 2015
1659
Средний балл: 0 из 5

Какие документы устанавливают порядок хранения документов в 2016 году? Почему так важно соблюдать правила хранения документов в организации? Каковы правила хранения документов? Чем отличается оперативное и архивное хранение документов? Нужно ли разрабатывать собственное «Положение о хранении документов» и какие пункты в него включить? Какими документами установлен порядок хранения документов? Ответы на эти вопросы - в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каковы правила хранения документов;
  • чем отличается оперативное и архивное хранение документов;
  • какими документами установлен порядок хранения документов.


Вы узнаете больше о хранении кадровых документов 2016, если перейдете в материал.


Делопроизводство не ограничивается документированием информации и организацией документооборота. В круг непосредственных обязанностей сотрудников кадровой службы, входит оперативное хранение документов и их последующая передача в архив. Принципы и правила работы архива организации следует закрепить локальным нормативным актом, например, разработать и утвердить «Положение о хранении документов» или «Положение об архиве». В нем подробно прописываются обязанности архивариуса, методы обработки документов и меры, принимаемые для обеспечения их сохранности. Кстати, в небольших компаниях комплектованием и обслуживанием архива нередко занимаются все те же кадровики, а не сотрудники отдельного специализированного структурного подразделения. Поэтому специалисту по кадрам необходимо знать и выполнять правила хранения документов в организации.

Правила хранения документов в 2016 году

Порядок хранения документов устанавливается федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В 2015 году начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Организация работы с документами включает их хранение: оперативное (до момента проведения экспертизы ценности и передачи в архив), а затем — архивное.

Во время оперативного хранения и практического использования документов следует разделять их на исполненные и находящиеся в процессе исполнения. Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой, принятой в организации, и хранятся по месту формирования вплоть до передачи на архивное хранение. Документы, находящиеся в процессе исполнения, обычно хранятся у исполнителя.

Для удобства их стоит рассортировать в специальные папки с пометками, указывающими на вид или назначение документов (например, «Для коллегии», «На подпись», «На согласование» и т. д.). Организация должна соблюдать порядок учета и хранения документов в 2016 году, обеспечивая их сохранность. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфе или запирающемся металлическом шкафу, повышенные требования предъявляются и к условиях хранения документов, содержащих персональные данные работников.


Эксперты нашего журнала расскажут, как быстро наладить кадровый учет в организации


По завершении оперативного хранения проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их дальнейшего хранения. При этом следует учитывать не только нормы, вошедшие в локальное «Положение о хранении документов», но и требования, содержащиеся в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа.2010 г. № 558). Перечень определяет сроки хранения кадровой документации, в частности, касающейся:

  • охраны труда;
  • кадрового обеспечения (установления и повышения квалификации работников, а также награждения, приема, перевода и увольнения персонала);
  • нормирования, тарификации и оплаты труда на предприятии;
  • организации труда и служебной деятельности.

Сроки хранения документации, образующейся в процессе деятельности акционерных обществ, устанавливает отдельное «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденное постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003г. № чем03-33/пс.

Процедура отбора документов на постоянное и временное хранение проводится ежегодно. Экспертная комиссия анализирует фактическое содержание документов, устанавливая их научную и практическую ценность.


Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки: ознакомьтесь с регламентом выдачи справок, выписок и копий


По завершении работы комиссии документация с истекшим сроком хранения, не представляющая практической или научной ценности, отбирается для уничтожения, а остальные бумаги или электронные носители информации помещаются в архив. Правила хранения документов предполагают сортировку на три группы:

  • для постоянного хранения в государственных или муниципальных архивах;
  • для временного хранения в архиве организации;
  • для уничтожения в связи с истечением срока хранения.

Все папки просматриваются полистно, одновременно проверяется качество их оформления и степень соответствия номенклатуре дел. Установленный законодательством порядок хранения документов требует обязательного составления описей по результатам работы экспертной комиссии, причем по каждому типу дел (временному, постоянному и по личному составу) формируется отдельная опись. Выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению, оформляется соответствующим актом.


Узнайте, как проводится экспертиза ценности документов


Почему важно соблюдать порядок и сроки хранения документов в 2016 году?

Применительно к кадровым, бухгалтерским и налоговым документам законодательством установлена административная ответственность за нарушение порядка и сроков хранения, распространяющаяся на должностных и юридических лиц. Организации, не соблюдающие установленные законом правила хранения документов, в 2016 году могут облагаться штрафами, равно как и их руководители, не сумевшие должным образом организовать работу кадрового отдела, бухгалтерии и архива.

Самые серьезные последствия может иметь утрата документов: если по какой-либо причине (пожар, кража, утеря, порча) первичная документация исчезает или приходит в состояние полной негодности, руководитель организации обязан назначить приказом комиссию по расследованию причин инцидента. По мере необходимости в состав комиссии включаются представители государственного пожарного надзора или следственных органов. Если документы повреждаются или исчезают в результате стихийного бедствия или других чрезвычайных происшествий, необходимо как можно скорее провести инвентаризацию и по возможности восстановить утраченные данные.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Должностная инструкция архивариуса.doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по кадровому делопроизводству.doc
  • Номенклатура дел (фрагмент).doc
logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок