Порядок хранения документов

1486
Какие документы устанавливают порядок хранения документов в 2016 году? Почему так важно соблюдать правила хранения документов в организации? Каковы правила хранения документов? Чем отличается оперативное и архивное хранение документов? Нужно ли разрабатывать собственное «Положение о хранении документов» и какие пункты в него включить? Какими документами установлен порядок хранения документов? Ответы на эти вопросы - в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каковы правила хранения документов;
  • чем отличается оперативное и архивное хранение документов;
  • какими документами установлен порядок хранения документов.


Вы узнаете больше о хранении кадровых документов 2016, если перейдете в материал.


Делопроизводство не ограничивается документированием информации и организацией документооборота. В круг непосредственных обязанностей сотрудников кадровой службы, входит оперативное хранение документов и их последующая передача в архив. Принципы и правила работы архива организации следует закрепить локальным нормативным актом, например, разработать и утвердить «Положение о хранении документов» или «Положение об архиве». В нем подробно прописываются обязанности архивариуса, методы обработки документов и меры, принимаемые для обеспечения их сохранности. Кстати, в небольших компаниях комплектованием и обслуживанием архива нередко занимаются все те же кадровики, а не сотрудники отдельного специализированного структурного подразделения. Поэтому специалисту по кадрам необходимо знать и выполнять правила хранения документов в организации.

Правила хранения документов в 2016 году

Порядок хранения документов устанавливается федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В 2015 году начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Организация работы с документами включает их хранение: оперативное (до момента проведения экспертизы ценности и передачи в архив), а затем — архивное.

Во время оперативного хранения и практического использования документов следует разделять их на исполненные и находящиеся в процессе исполнения. Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой, принятой в организации, и хранятся по месту формирования вплоть до передачи на архивное хранение. Документы, находящиеся в процессе исполнения, обычно хранятся у исполнителя.

Для удобства их стоит рассортировать в специальные папки с пометками, указывающими на вид или назначение документов (например, «Для коллегии», «На подпись», «На согласование» и т. д.). Организация должна соблюдать порядок учета и хранения документов в 2016 году, обеспечивая их сохранность. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфе или запирающемся металлическом шкафу, повышенные требования предъявляются и к условиях хранения документов, содержащих персональные данные работников.


Эксперты нашего журнала расскажут, как быстро наладить кадровый учет в организации


По завершении оперативного хранения проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их дальнейшего хранения. При этом следует учитывать не только нормы, вошедшие в локальное «Положение о хранении документов», но и требования, содержащиеся в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа.2010 г. № 558). Перечень определяет сроки хранения кадровой документации, в частности, касающейся:

  • охраны труда;
  • кадрового обеспечения (установления и повышения квалификации работников, а также награждения, приема, перевода и увольнения персонала);
  • нормирования, тарификации и оплаты труда на предприятии;
  • организации труда и служебной деятельности.

Сроки хранения документации, образующейся в процессе деятельности акционерных обществ, устанавливает отдельное «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденное постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003г. № чем03-33/пс.

Процедура отбора документов на постоянное и временное хранение проводится ежегодно. Экспертная комиссия анализирует фактическое содержание документов, устанавливая их научную и практическую ценность.


Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки: ознакомьтесь с регламентом выдачи справок, выписок и копий


По завершении работы комиссии документация с истекшим сроком хранения, не представляющая практической или научной ценности, отбирается для уничтожения, а остальные бумаги или электронные носители информации помещаются в архив. Правила хранения документов предполагают сортировку на три группы:

  • для постоянного хранения в государственных или муниципальных архивах;
  • для временного хранения в архиве организации;
  • для уничтожения в связи с истечением срока хранения.

Все папки просматриваются полистно, одновременно проверяется качество их оформления и степень соответствия номенклатуре дел. Установленный законодательством порядок хранения документов требует обязательного составления описей по результатам работы экспертной комиссии, причем по каждому типу дел (временному, постоянному и по личному составу) формируется отдельная опись. Выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению, оформляется соответствующим актом.


Узнайте, как проводится экспертиза ценности документов


Почему важно соблюдать порядок и сроки хранения документов в 2016 году?

Применительно к кадровым, бухгалтерским и налоговым документам законодательством установлена административная ответственность за нарушение порядка и сроков хранения, распространяющаяся на должностных и юридических лиц. Организации, не соблюдающие установленные законом правила хранения документов, в 2016 году могут облагаться штрафами, равно как и их руководители, не сумевшие должным образом организовать работу кадрового отдела, бухгалтерии и архива.

Самые серьезные последствия может иметь утрата документов: если по какой-либо причине (пожар, кража, утеря, порча) первичная документация исчезает или приходит в состояние полной негодности, руководитель организации обязан назначить приказом комиссию по расследованию причин инцидента. По мере необходимости в состав комиссии включаются представители государственного пожарного надзора или следственных органов. Если документы повреждаются или исчезают в результате стихийного бедствия или других чрезвычайных происшествий, необходимо как можно скорее провести инвентаризацию и по возможности восстановить утраченные данные.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Должностная инструкция архивариуса.doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по кадровому делопроизводству.doc
  • Номенклатура дел (фрагмент).doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль