Составляем документ: служебная записка по итогам командировки

2622
В том случае, если работник направляется в командировку на личном или служебном автомобиле, для подтверждения расходов он должен составить служебную записку по окончании командировки. Служебная записка также потребуется, если нет подтверждающих проезд и проживание документов. О том, как составить этот документ, – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как составить служебную записку;
  • в каких ситуациях необходимо составлять служебную записку;
  • какие сведения отражаются в служебной записке.

Сотрудник, прибывший из командировки, должен представить служебную записку только в двух случаях (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Первый – если он использовал для проезда служебный, личный или арендованный транспорт. Второй случай – если у него нет документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке.

Служебная записка нужна для того, чтобы определить фактические сроки поездки. Это первичный учетный документ для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). А значит, служебная записка должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся: название компании (1), должность и Ф.И.О. работника (2), наименование и дата составления документа (3), содержание хозяйственной операции (4), количество дней поездки (5), подпись работника (с расшифровкой) (7).

Служебную записку составляет сотрудник в произвольной письменной форме. В ней он должен написать период, в течение которого находился в командировке. Если для проезда работник использовал автомобиль, то к служебной записке он прикладывает документы, подтверждающие использование транспорта и маршрут следования (6). Это путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.


Читайте в электронном журнале статью «Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить»


Возможна такая ситуация, что у сотрудника по какой-либо причине нет никаких документов об использовании транспорта и проживании в командировке (например, он их потерял). Тогда в служебной записке должны быть отметки принимающей стороны (8). При этом контрагент указывает название своей организации (9), дату прибытия сотрудника к месту командировки (10) и дату отъезда обратно к месту постоянной работы (11), ставит подпись (с расшифровкой) (12) и печать (при наличии). Контрагент может подтвердить сроки служебной поездки, оформив отдельный документ, например письмо или справку в свободной форме. Главное, чтобы принимающая сторона письменно сообщила о том, когда сотрудник приехал и уехал.

Составляем документ: служебная записка по итогам командировки
 

Составляем документ: служебная записка по итогам командировки

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Положение о командировках.doc
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку.doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о прерывании командировки.doc
  • Приказ об отмене командировки.doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль