Правила и сроки хранения приказов в 2016 году

8416
Ежегодно руководители организаций издают многочисленные приказы, 2016 год не станет исключением. Статья расскажет, какие существуют правила хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности, каковы сроки хранения приказов, обязательны ли журналы регистрации приказов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • правила хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности;
  • сроки хранения приказов;
  • обязательны ли журналы регистрации приказов.

Приказ — организационно-распорядительный документ, разрабатываемый и утверждаемый руководителем организации с целью решения определенных производственных или организационных задач. Приказы-2016 могут издаваться как по основной деятельности, так и по личному составу. Кадровым работникам по роду деятельности чаще приходится иметь дело именно с приказами по личному составу.

Приказы по личному составу в 2016 году

Приказы по личному составу в 2016 году не утратят своего значения в кадровом делопроизводстве: именно этими документами оформляется ряд важных процедур, связанных с установлением, развитием и прекращением трудовых отношений между работником и работодателем

Приказы по личному составу в 2016 году классифицируются довольно просто: условно их можно распределить в две группы. Первая представлена документами, оформляющими существенные моменты трудовых отношений и важные этапы реализации трудовой функции работника, вторая — документами, разработанными для решения оперативных задач. Приказы, относящиеся к первой группе, подлежат хранению в течение 75 лет, в том числе:

  • приказы о приеме на работу и увольнении работника;
  • приказы о переводе на другую работу;
  • приказы об установлении и изменении заработной платы;
  • приказы о премировании, объявлении благодарности, награждении ценным подарком и других видах поощрений;
  • приказы о направлении в длительную командировку.

Приказы, относящиеся ко второй группе, считаются менее значимыми и хранятся 5 лет. Самыми распространенными видами приказов, оперативно регулирующих трудовую деятельность работника, считаются:

  • приказ о направлении в краткосрочную командировку;
  • приказ о предоставлении основного или дополнительного отпуска;
  • приказ о вынесении выговора, замечании и других видах применяемых к работнику дисциплинарных взысканий;
  • приказ о направлении на курсы переподготовки, семинар и т. д.

Узнайте, как правильно составить приказ о приеме на работу


Формы и образцы приказов в 2016 году

Еще не так давно все приказы по личному составу оформлялись с применением унифицированных бланков, разработанных и утвержденных Госкомстатом, но после вступления в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», установившего новые требования к формированию и использованию первичных учетных документов, организации получили право на разработку собственных бланков.

Отмена правила об обязательном использовании унифицированных форм в корне изменила подход к оформлению приказов: применять удобные и привычные большинству делопроизводителей типовые бланки Госкомстата никто не запрещает, но теперь каждый работодатель может при необходимости дополнить их новыми реквизитами или убрать не используемые за ненадобностью графы с учетом специфики деятельности организации.

При этом требования к составу первичных документов не изменились: работодатель по-прежнему обязан оформлять трудовые отношения с работником приказами определенного содержания и структуры. В частности, обязательно составляются:

  • приказ о приеме работника (работников) на работу (ранее — унифицированная форма №Т-1 или Т-1а);
  • приказ о переводе работника (работников) на другую работу (форма №Т-5 или Т-5а);
  • приказ о предоставлении работнику (работникам) отпуска (форма №Т-6 или Т-6а);
  • приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками), увольнении (форма №Т-8 или Т-8а);
  • приказ о направлении работника (работников) в командировку (форма №Т-9 или Т-9а);
  • приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11).

Унифицированные формы и образцы приказов в 2016 году вы найдете в нашей базе кадровых документов. Что касается приказов по основной деятельности, то они традиционно состоят из двух частей (вводной, или констатирующей, и распорядительной). Любой приказ вступает в силу с момента подписания и регистрируется отдельно от других документов с обязательным присвоением регистрационного номера и индекса («л/с» - личный состав, «к» - кадры» и т. д.). Приказы временного хранения (об отпусках, взысканиях, краткосрочных командировках) необходимо формировать в дела отдельно от других приказов по личному составу.


Советы кадровикам: по какой форме составить приказ о предоставлении отпуска работнику?


Журнал приказов в 2016 году

Данные о каждом зарегистрированном в организации приказе можно отражать в специальном журнале. Отметим, что ведение журналов регистрации приказов необязательно, однако наличие таких форм позволяет систематизировать документооборот организации.

При регистрации создается запись, содержащая учетную информацию о документе и тем самым фиксирующая факт и дату его создания. Приказы по основной деятельности лучше регистрировать отдельно от приказов по личному составу — для каждой группы документов удобнее использовать свой журнал приказов: в 2016 году он должен иметь правильно заполненный титульный лист и заверительную надпись.

Законодатель не регламентирует порядок нумерации приказов, указывая лишь на необходимость маркировать приказы порядковой нумерацией в пределах календарного года и вести отдельный учет приказов по личному составу и по основной деятельности.

Отметим, что журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников должны храниться не менее 75 лет, журналу учета отпусков – 3 года (статья 695 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Хранение приказов в 2016 году

Хранение приказов в 2016 году предполагает группирование разрозненных документов в дела. Группировка производится на основании содержания приказов и сроков их хранения. Не допускается подшивать в одно дело приказы долговременного (более 10 лет) и кратковременного хранения. Это значит, что приказы о приеме на работу или увольнении, срок хранения которых составляет 75 лет, должны помещаться отдельно от приказов о предоставлении отпусков или направлении работников на курсы повышения квалификации.

Сроки хранения приказов установлены статьей 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. Приказы по личному составу – 75 лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках должны храниться не менее 5 лет. Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся 5 лет.

Документы одного срока хранения можно как подшить в одно дело, так и сгруппировать по отдельным папкам в соответствии с содержанием — например, собрать все изданные в течение года приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в самостоятельное дело, которое обязательно должно вноситься в номенклатуру дел организации.


Хорошо ли вы знаете архивное законодательство? Избегаем нарушений в новом году, руководствуясь рекомендациями экспертов


Приложения к приказам формируются вместе с ними, а основания к приказам по личному составу (заявления работников, служебные записки, копии личных документов сотрудников и т. д.) помещаются отдельно. Сформированные в дела долговременного хранения приказы передаются в архив организации, остальные приказы после истечения сроков хранения уничтожаются с составлением соответствующего акта.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль