Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Правила и сроки хранения приказов в 2016 году

9 февраля 2016
8751
Средний балл: 0 из 5

Ежегодно руководители организаций издают многочисленные приказы, 2016 год не станет исключением. Статья расскажет, какие существуют правила хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности, каковы сроки хранения приказов, обязательны ли журналы регистрации приказов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • правила хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности;
  • сроки хранения приказов;
  • обязательны ли журналы регистрации приказов.

Приказ — организационно-распорядительный документ, разрабатываемый и утверждаемый руководителем организации с целью решения определенных производственных или организационных задач. Приказы-2016 могут издаваться как по основной деятельности, так и по личному составу. Кадровым работникам по роду деятельности чаще приходится иметь дело именно с приказами по личному составу.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

Приказы по личному составу в 2016 году

Приказы по личному составу в 2016 году не утратят своего значения в кадровом делопроизводстве: именно этими документами оформляется ряд важных процедур, связанных с установлением, развитием и прекращением трудовых отношений между работником и работодателем

Приказы по личному составу в 2016 году классифицируются довольно просто: условно их можно распределить в две группы. Первая представлена документами, оформляющими существенные моменты трудовых отношений и важные этапы реализации трудовой функции работника, вторая — документами, разработанными для решения оперативных задач. Приказы, относящиеся к первой группе, подлежат хранению в течение 75 лет, в том числе:

  • приказы о приеме на работу и увольнении работника;
  • приказы о переводе на другую работу;
  • приказы об установлении и изменении заработной платы;
  • приказы о премировании, объявлении благодарности, награждении ценным подарком и других видах поощрений;
  • приказы о направлении в длительную командировку.

Приказы, относящиеся ко второй группе, считаются менее значимыми и хранятся 5 лет. Самыми распространенными видами приказов, оперативно регулирующих трудовую деятельность работника, считаются:

  • приказ о направлении в краткосрочную командировку;
  • приказ о предоставлении основного или дополнительного отпуска;
  • приказ о вынесении выговора, замечании и других видах применяемых к работнику дисциплинарных взысканий;
  • приказ о направлении на курсы переподготовки, семинар и т. д.

Узнайте, как правильно составить приказ о приеме на работу


Формы и образцы приказов в 2016 году

Еще не так давно все приказы по личному составу оформлялись с применением унифицированных бланков, разработанных и утвержденных Госкомстатом, но после вступления в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», установившего новые требования к формированию и использованию первичных учетных документов, организации получили право на разработку собственных бланков.

Отмена правила об обязательном использовании унифицированных форм в корне изменила подход к оформлению приказов: применять удобные и привычные большинству делопроизводителей типовые бланки Госкомстата никто не запрещает, но теперь каждый работодатель может при необходимости дополнить их новыми реквизитами или убрать не используемые за ненадобностью графы с учетом специфики деятельности организации.

При этом требования к составу первичных документов не изменились: работодатель по-прежнему обязан оформлять трудовые отношения с работником приказами определенного содержания и структуры. В частности, обязательно составляются:

  • приказ о приеме работника (работников) на работу (ранее — унифицированная форма №Т-1 или Т-1а);
  • приказ о переводе работника (работников) на другую работу (форма №Т-5 или Т-5а);
  • приказ о предоставлении работнику (работникам) отпуска (форма №Т-6 или Т-6а);
  • приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками), увольнении (форма №Т-8 или Т-8а);
  • приказ о направлении работника (работников) в командировку (форма №Т-9 или Т-9а);
  • приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11).

Унифицированные формы и образцы приказов в 2016 году вы найдете в нашей базе кадровых документов. Что касается приказов по основной деятельности, то они традиционно состоят из двух частей (вводной, или констатирующей, и распорядительной). Любой приказ вступает в силу с момента подписания и регистрируется отдельно от других документов с обязательным присвоением регистрационного номера и индекса («л/с» - личный состав, «к» - кадры» и т. д.). Приказы временного хранения (об отпусках, взысканиях, краткосрочных командировках) необходимо формировать в дела отдельно от других приказов по личному составу.


Советы кадровикам: по какой форме составить приказ о предоставлении отпуска работнику?


Журнал приказов в 2016 году

Данные о каждом зарегистрированном в организации приказе можно отражать в специальном журнале. Отметим, что ведение журналов регистрации приказов необязательно, однако наличие таких форм позволяет систематизировать документооборот организации.

При регистрации создается запись, содержащая учетную информацию о документе и тем самым фиксирующая факт и дату его создания. Приказы по основной деятельности лучше регистрировать отдельно от приказов по личному составу — для каждой группы документов удобнее использовать свой журнал приказов: в 2016 году он должен иметь правильно заполненный титульный лист и заверительную надпись.

Законодатель не регламентирует порядок нумерации приказов, указывая лишь на необходимость маркировать приказы порядковой нумерацией в пределах календарного года и вести отдельный учет приказов по личному составу и по основной деятельности.

Отметим, что журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников должны храниться не менее 75 лет, журналу учета отпусков – 3 года (статья 695 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Хранение приказов в 2016 году

Хранение приказов в 2016 году предполагает группирование разрозненных документов в дела. Группировка производится на основании содержания приказов и сроков их хранения. Не допускается подшивать в одно дело приказы долговременного (более 10 лет) и кратковременного хранения. Это значит, что приказы о приеме на работу или увольнении, срок хранения которых составляет 75 лет, должны помещаться отдельно от приказов о предоставлении отпусков или направлении работников на курсы повышения квалификации.

Сроки хранения приказов установлены статьей 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. Приказы по личному составу – 75 лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках должны храниться не менее 5 лет. Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся 5 лет.

Документы одного срока хранения можно как подшить в одно дело, так и сгруппировать по отдельным папкам в соответствии с содержанием — например, собрать все изданные в течение года приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в самостоятельное дело, которое обязательно должно вноситься в номенклатуру дел организации.


Хорошо ли вы знаете архивное законодательство? Избегаем нарушений в новом году, руководствуясь рекомендациями экспертов


Приложения к приказам формируются вместе с ними, а основания к приказам по личному составу (заявления работников, служебные записки, копии личных документов сотрудников и т. д.) помещаются отдельно. Сформированные в дела долговременного хранения приказы передаются в архив организации, остальные приказы после истечения сроков хранения уничтожаются с составлением соответствующего акта.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок