Должностная инструкция секретаря

2130
Если в организации есть хотя бы одна секретарская должность, понадобится и должностная инструкция секретаря. Какие полномочия нужно прописать в документе, на какие стандарты ориентироваться? Давайте разберемся!

Секретарь — должность с обширным функционалом. Такому сотруднику, как правило, поручается множество разноплановых обязанностей — от оформления распорядительных документов и обработки корреспонденции до приема телефонных звонков и общения с посетителями организации.

Наиболее полное описание трудовой функции секретаря содержится в его должностной инструкции, составленной с учетом специфики деятельности предприятия. Поэтому должностная инструкция секретаря судебного заседания мирового судьи во многом отличается от документа, разработанного для секретаря-референта: другие полномочия, задачи, стандарты работы. Но есть и кое-что общее: порядок разработки инструкции и правила ее оформления.

Скачайте документы по теме

Важно: чтобы в дальнейшем не согласовывать с работником каждую незначительную поправку к должностной инструкции, оформляйте ее отдельным документом, а не приложением к трудовому договору.

Должностные инструкции секретаря-2017: общий порядок разработки

Должностная инструкция — документ, подробно регламентирующий полномочия и функции работника. Каждая организация разрабатывает собственный комплект инструкций по числу должностей в штатном расписании. Ответственность за разработку обычно возлагается на руководителя отдела кадров, к подготовке проекта привлекаются руководители и ведущие специалисты подразделений, для которых составляются инструкции. Чтобы придать им юридическую силу, руководитель компании издает отдельный приказ. Как вариант, можно предусмотреть специальный заверительный гриф с полями для подписи и печати на бланке самой инструкции.

Единого строгого стандарта, которого следовало бы придерживаться при составлении документов такого рода, не существует, к тому же в Трудовом кодексе РФ понятие должностной инструкции не фигурирует. Однако ознакомить сотрудника, принимаемого в штат, с его непосредственными обязанностями необходимо, а подробная, хорошо проработанная инструкция поможет быстро ввести новичка в курс дела.

Кроме того, предъявлять претензии к сотруднику, который, по мнению руководства, не справляется со своими обязанностями, можно только при условии, что он с ними в полной мере ознакомлен. Наличие должным образом оформленного документа, под которым стоит подпись работника, в этом случае весьма выгодно работодателю. Детали — в статье-шпаргалке «Работник не справляется с обязанностями: как провести аттестацию и уволить».

Важно: если на предприятии ведется электронный документооборот, допускается оформление всех инструкций в электронном виде, без распечатывания. Подробнее о применении новых технологий читайте в статьях «Как будут переходить на электронные больничные» и «Как ввести электронную систему доступа».

Структура и содержание документа

Закон предоставляет работодателям право экспериментировать со структурой должностных инструкций и самостоятельно решать, каким будет их содержание. На практике документы такого типа включают несколько разделов:

  • общие положения;
  • функциональные обязанности;
  • права и полномочия;
  • ответственность сотрудника;
  • порядок пересмотра инструкции.

Раздел «Общие положения» содержит перечень нормативных актов, на которые работнику следует ориентироваться при выполнении трудовой функции. Сюда включаются как законы и подзаконные акты, так и локальные нормативные акты работодателя.

Здесь же можно прописать основные навыки и знания, необходимые для эффективного выполнения работы. Например, должностная инструкция секретаря учебной части колледжа требует от работника знания не только правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и охраны труда, но и федеральных законов, служебной этики и структуры образовательного учреждения.

Должностная инструкция секретаря

Обязательно укажите, кому подчиняется секретарь. Напишите, кто вправе заменить его на время отсутствия, например, в период ежегодного отпуска — кадровик компании, сотрудник бухгалтерии или один из менеджеров. Если постоянной замены нет, оговаривается возможность назначения временно исполняющего обязанности секретаря «по ситуации»:

Должностная инструкция секретаря

Особых условий допуска к секретарской работе ни актуальными профстандартами, ни типовыми инструкциями не предусмотрено. Поэтому в общих случаях работнику, претендующему на должность секретаря, не нужно проходить медосмотр или собирать какие-либо справки. Подробнее об обязательных медицинских обследованиях читайте в статье «Как направить работника на медосмотр». Эксперт расскажет, для каких профессий и специальностей медосмотр обязателен, как заключить договор с медицинским учреждением и выдать направления, а также что делать, если сотрудник отказался от процедуры.

Самый важный и, как правило, обширный раздел посвящен непосредственным обязанностям работника. Здесь многое зависит от специфики конкретной должности. Описывая трудовую функцию, ориентируйтесь, прежде всего, на существующие профстандарты. Именно профстандарты максимально соответствуют духу времени и фактической ситуации, сложившейся на рынке труда. Детали — в статье «Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов»: автор расскажет, в каких случаях применение профстандарта — обязанность, а не право работодателя, и разъяснит порядок, в котором вносятся изменения в локальную нормативную документацию.

Важно: о том, как ведется работа над новыми проектами стандартов для разных отраслей, читайте в статье «Как происходит разработка профессиональных стандартов».

За неимением профстандарта можно обращаться к морально устаревшим, но все еще применяемым на практике тарифно-квалификационным справочникам. Однако для должности «секретарь» уже разработан профессиональный стандарт с общим названием «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Данный документ, утвержденный приказом Минтруда России №276н от 6.05.2015 г., применяется к административно-управленческому персоналу, занимающемуся организационным и документационным обеспечением деятельности организаций, а также информационно-аналитической и организационно-административной поддержкой деятельности руководителей.

Раздел «Права работника» описывает должностные полномочия. В частности, типовая должностная инструкция секретаря референта, образец которой доступен для скачивания на нашем сайте, наделяет его правом рассматривать документы и направлять их на исполнение специалистам организации, запрашивать у руководителей подразделений необходимые для работы материалы и служебные записки о выполнении/невыполнении поручений центрального руководства, визировать корреспонденцию в рамках своей компетенции, а также пользоваться доступом к документам с грифом «Конфиденциально» и «Коммерческая тайна».

В то же время некоторые секретарские должности (например, секретарь-машинистка) не дают столь широких полномочий. В этом случае раздел «Права» ограничивается буквально тремя-четырьмя пунктами:

Должностная инструкция секретаря

Раздел «Ответственность» описывает ситуации, в которых работника могут привлечь к материальной или дисциплинарной ответственности. Здесь, в отличие от предыдущих разделов, работодатели предпочитают обходиться формулировками общего характера:

Должностная инструкция секретаря

Заключительный раздел устанавливает условия и сроки пересмотра инструкции. Изменение управленческой структуры компании, расширение или сужение круга задач, поручаемых работнику, усовершенствование методов работы или технического оснащения рабочего места — вот лишь некоторые распространенные причины пересмотра. О том, как внести коррективы в другие, не менее важные кадровые документы, читайте в статьях «Работница сменила фамилию. Три документа, которые нужно исправить», «Как внести изменения в положение о премировании» и «Как внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка».

Должностная инструкция секретаря: образец-2017

Поскольку объем и характер работы, выполняемой секретарем, в значительной мере обусловлен спецификой деятельности работодателя, общего примера инструкции для всех секретарских должностей попросту не существует. Тем не менее, мы постарались собрать в нашей базе кадровых документов наиболее репрезентативные и оформленные по единому стандарту образцы.

Любая должностная инструкция (секретаря-референта, делопроизводителя и т.д.) начинается с «шапки», в которой указывается полное наименование организации, а также название, номер, дата и место утверждения документа. Здесь же ставится гриф «Утверждаю», если работодатель решил не издавать отдельный приказ:

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Используя готовый шаблон, содержание разделов «Общие положения», «Должностные обязанности» и «Права работника» вы можете видоизменять и дополнять.

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Размытых формулировок лучше избегать. Если вдруг к работе секретаря возникнут претензии, доказать должностное несоответствие, используя лишенную всякой конкретики инструкцию, будет крайне сложно. Поэтому рекомендуется каждую обязанность прописывать отдельным пунктом и максимально четко, например:

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Предлагаемый перечень — далеко не исчерпывающий. Так, если составляется должностная инструкция секретаря руководителя организации, в 2017 году выполняющего не только канцелярские, но и административно-хозяйственные функции, перечень обязанностей расширяется.

Должностная инструкция секретаря

Наиболее подробно и последовательно трудовая функция секретаря описывается в инструкциях, составленных на базе профстандарта. Можно использовать предложенный стандарт целиком или выборочно. Логичнее всего оформить каждый пункт как отдельный элемент функциональной карты профессии.

При этом не приходится «изобретать велосипед», поскольку все компетенции и требования — от квалификационного уровня до опыта практической работы — уже закреплены профстандартом. Остается лишь отразить их в локальном документе.

В настоящее время закон не обязывает коммерческие организации применять профстандарт секретаря. Поэтому работодатели, не принадлежащие к бюджетной сфере, внедряют его на добровольных началах (ст.195.3 ТК РФ). В помощь кадровику — статья-руководство «Как внедрить профстандарты» с разъяснениями, тестами, ответами на самые острые вопросы работодателей и ссылками на полезные видеолекции.

Во многих компаниях должность секретаря, хоть и не относится к руководящим, все же связана с огромной ответственностью. Поэтому нужно чрезвычайно внимательно оформлять раздел «Права». Например, в образовательных учреждениях секретарю нередко поручается оформление личных дел и студенческих билетов учащихся, подготовка журналов учебных занятий и т.д. Без доступа к учетным и персональным документам не сможет эффективно выполнять свою работу ни один секретарь учебной части; должностная инструкция обязательно дополняется соответствующим пунктом в разделе «Права»:

Должностная инструкция секретаря

Что касается двух заключительных разделов документа, то здесь как раз нет особой потребности в деталях. Достаточно сослаться на актуальный порядок, установленный российским законодательством и локальными нормативными актами работодателя. Вот наглядный пример лаконичного оформления:

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

В конце предусмотрены поля для подписей. Если документ проходит согласование с руководителями структурных подразделений, они заверяют готовую инструкцию подписями с расшифровкой. Ниже отводится место для подписи сотрудника, на которого распространяется действие документа.

Должностная инструкция секретаря

Важно: если вам нужна готовая должностная инструкция секретаря делопроизводителя, образец 2017 года всегда можно скачать здесь.

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

Должностная инструкция секретаря судебного заседания районного суда (равно как и областного, краевого и т.д.) имеет аналогичную структуру. В разделе «Обязанности» прописываются функции, которые выполняет работник. Вопреки распространенному заблуждению, они не ограничиваются присутствием на заседаниях и подшивкой судебных дел.

Справка

Секретарь суда занимается:

  1. подготовкой материалов дела к рассмотрению;
     
  2. проверкой сторон, прибывших на заседание суда по рассматриваемому делу, и ознакомлением его участников с материалами процесса по указанию судьи;
     
  3. составлением протоколов судебных заседаний, сопроводительных писем;
     
  4. тиражированием, заверением и отправкой копий судебных документов;
     
  5. формированием, описью и сдачей в архив судебных дел по завершении сроков подачи кассационных и апелляционных жалоб;
     
  6. выдачей исполнительных листов, справок на возврат госпошлины и т.д.;
     
  7. подготовкой списков дел, назначенных на рассмотрение к определенному сроку.

Соответственно, и требования к претенденту на данную должность предъявляются весьма строгие. Он должен владеть навыками работы на персональном компьютере, хорошо знать законодательство РФ и правила делового этикета, соблюдать порядок работы со служебной информацией.

Важно: секретарем судебного заседания может стать только специалист с высшим юридическим образованием и практическим опытом работы в области юриспруденции не менее двух лет.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья сотрудников в процессе работы, которая включает комплекс мероприятий. В каждой организации должны присутствовать служба, специалист или ответственный за охрану труда.

      Здесь вы найдете все необходимые образцы и инструкции, которые сможете скачать и распечатать.  

      – Приказы о создании службы охраны труда и назначении ответственного
      – Инструкция для работников, ее продление и отмена
      Образцы журналов для учета инструкций и их выдачи
      – Тексты самих инструкций

      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного