Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Должностная инструкция секретаря

  • 1 декабря 2017
  • 2736

Что указать в должностной инструкции секретаря? Узнайте, каковы его трудовые функции, должностные обязанности и зона ответственности. Скачайте готовый образец должностной инструкции.

➤ Должностные инструкции (алфавитный указатель)


Скачайте документ по теме:


УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________ А.А. Иванов
09.01.2019

 

 

Должностная инструкция №__
секретаря

г. Москва 09.01.2019

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается генеральным директором по представлению руководителя подразделения.

1.3. На должность секретаря назначается лицо, имеющее среднее образование и соответствующий опыт работы не менее одного года.


1.4. Секретарь в своей деятельности руководствуется:

  • действующими нормативно-техническими документами;
  • уставом организации, локальными нормативными актами организации;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • правила делового общения;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
  • правила организации и ведения делопроизводства;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
  • основы этики, эстетики и делового этикета;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • английский (или какой-либо другой европейский) язык.

1.6. Секретарь подчиняется руководителю подразделения.

1.7. На время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

2.2. Принимает:

  • поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
  • документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

2.3. Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2.6. Организовывает:

  • проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание;
  • прием посетителей.

2.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. 

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль над исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Копирует документы на копировальном аппарате.

2.17. Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.

3. ПРАВА

 

Секретарь вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.


3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.


3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.


3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 

Секретарь несет ответственность:


4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.


4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
 

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.


5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.


Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора 
от 9 января 2019 г. № 67
.


СОГЛАСОВАНО


Руководитель отдела кадров
 ______________  Е.Э. Громова
09.01.2019


С настоящей инструкцией ознакомлен(а).
Один экземпляр получил(а) на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.


Секретарь  ______________  Е.В. Иванова

Cкачать полную версию должностной инструкции секретаря

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок