Архивное хранение документов

2159
Работодатели обязаны соблюдать правила хранения архивных документов. В частности, обязательными для соблюдения считаются установленные законом сроки хранения архивных документов в организации. Узнайте, как организовать хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие нормативные акты регулируют порядок хранения архивных документов;
  • каковы правила хранения архивных документов;
  • каковы сроки хранения архивных документов.

Все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, необходимо подвергать экспертизе ценности: по ее результатам бумаги, не подлежащие дальнейшему хранению, уничтожаются, а документы временного и постоянного хранения передаются в архив после соответствующей подготовки. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в организации регламентируется локальными нормативными актами (например, «Положением об архиве»), разработанными с учетом требований федерального законодательства, в частности, Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».


Также прочитайте о хранении кадровых документов 2016 более подробно.


При организации хранения документов необходимо также учитывать положения, установленные:

  • Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Отметим, что эти правила определяют также порядок хранения электронных документов;
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Этот документ устанавливает сроки хранения.

Как проводится экспертиза ценности документов, расскажут эксперты


Как организовать архивное хранение документов в организации в 2016 году?

Недостаточно просто выделить любое пустующее помещение под архив. Нужно создать оптимальные условия, позволяющие обеспечивать сохранность документов на протяжении всего установленного законом срока их хранения. Поэтому размещение архива в ветхих зданиях, сырых подвальных и полуподвальных помещениях, деревянных постройках не допускается. Архивное хранение документов требует изолированного помещения, при обустройстве и эксплуатации которого соблюдаются правила пожарной безопасности.

Структурная организация работы архива напрямую зависит от объема документов, выделяемых компанией для хранения: архив может быть как небольшим подразделением в составе службы делопроизводства, так и самостоятельным отделом. В любом случае порядок его работы необходимо закрепить отдельной инструкцией или положением.

Работодатель назначает руководителя архива (архивариуса) отдельным приказом. Полномочия и служебные обязанности такого сотрудника предполагают ответственность за сохранность хранящихся в его подразделении документов. Кроме того, архивариус полностью контролирует архивное хранение документов в организации, разрабатывает и актуализирует научно-справочный аппарат к документам архива, ведет их учет. Он же занимается комплектованием архива, а также осуществляет работу по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.


Практические советы сотруднику отдела кадров: изучаем архивное законодательство, избегаем нарушений в новом году


Правила хранения архивных документов в 2016 году

Осуществлять хранение и учет архивных документов следует так, чтобы минимизировать возможность несанкционированного доступа к делам (особенно конфиденциальным) и обеспечить сохранность информации как на традиционных (бумажных), так и на электронных носителях всех типов. Правила хранения архивных документов предусматривают:

  • поддержание постоянного уровня температуры (17-20С) и влажности (50-55%) в помещении архива;
  • ограждение документов от воздействия прямых солнечных лучей;
  • регулярную уборку помещения и периодическую обработку специальными средствами, предотвращающими образование плесени и появление насекомых;
  • обеспечение постоянного доступа и циркуляции воздуха, в том числе — за счет достаточного расстояния между стеллажами;
  • контроль доступа к документам и наличие эффективной системы безопасности;
  • строгий учет выдачи и возврата архивных документов;
  • использование архивного сейфа для хранения документов особой ценности;
  • регулярную проверку фактического наличия и физического состояния документов;
  • оформление архивных выписок и справок.

К сожалению, на сегодняшний день архивное хранение документов во многих компаниях (в том числе достаточно крупных) не налажено: нарушаются не только правила, но и сроки хранения архивных документов в организации.


Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки: в каком порядке оформляются архивные справки, копии и выписки, читайте в журнале «Кадровое дело»


Сроки хранения архивных документов

Федеральный закон Об архивном деле в РФ обязывает руководителей обеспечивать архивное хранение документов в организации как минимум до окончания срока, установленного нормативными правовыми актами РФ и специальными перечнями, например, Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Сроки хранения архивных документов акционерных обществ определяются Положением о порядке и сроках хранения документов АО, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Работодатель вправе продлить срок временного хранения архивных документов определенной категории, закрепив соответствующую норму локальным актом, в то время как сокращение установленных законом сроков хранения документации (особенно если речь идет о важных документах постоянного или длительного срока хранения) считается грубым правонарушением, предусматривающим административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность виновных лиц. Мера ответственности определяется обстоятельствами правонарушения, но чаще всего это предупреждение или административное взыскание.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Архивная справка.xls
  • Годовой план работы архива.xls
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела).doc
  • Инструкция о мерах пожарной безопасности в помещениях архива.doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль