Вебинар: Как подтвердить отправку документов в срок

438
Вебинар на тему "Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах". Часть 9.

Как подтвердить отправку документов в срокНаталья Кулаева, руководитель отдела аутсорсинга кадрового учета, ABU Accounting Sеrvices

Записывайтесь на предстоящие вебинары

Смотреть далее: Часть 10

Программа вебинара:
  • Какие особенности правового статуса филиала и представительства нужно учитывать, организуя в них работу с кадровыми документами.
  • Варианты организации кадрового делопроизводства в обособленном подразделении.
  • Каким образом, учитывая удаленность подразделения от головного офиса, соблюсти сроки, установленные законодательно для кадровых процедур?
Иллюстрации к вебинару:

Расшифровка видео:

Таким образом, как бы мы с вами рассмотрели несколько способов ведения кадрового делопроизводства в организации. Как бы какой способ выбирает сама организации, то есть здесь зависит от количества людей в обособленных подразделениях и финансовых возможностях может ли организация принять на работу отдельного кадровика в обособленном подразделении, то есть от её каких-то штатных дел. То есть здесь решает конечно сама организация. Нужно оценить риски, то есть сможете ли вы соблюдать сроки, если вы будете вести из головного офиса, либо вам удобнее будет все в обособленном подразделении, либо выбрать вообще смешанный способ, то есть здесь вариантов много. Решать самой организации. Так же хотелось бы еще отметить, что нигде у нас законодательно не определено, как нужно вести кадровое делопроизводство в обособленных подразделениях, то есть здесь как бы решает сама организация, то есть решение за ней. Самое главное, чтобы соблюдались все сроки.

Если у вас какие-то еще будут вопросы. Я постараюсь, конечно, ответить на большинство вопросов, но если что-то не успею или будет что-то сложное что потребует дополнительных разъяснений, то можете направлять по адресу, который вы видите на экране, и дальше я уже смогу вам ответить. Вот я сейчас вижу, что в чате была такая очень активная переписка по поводу того, как вы, ведете кадровое делопроизводство. Но вот вопросов на самом деле не очень много.

Как подтвердить отправку документов в срок

Как подтвердить отправку документов в срок Рис. 1

Вот я вижу, что по поводу того, что нужно создать журнал входящей или исходящей информации. Оттуда будет все видно, как можно подтвердить, что документы были отправлены в филиала или из филиала в головной офис в срок. Вот здесь мне кажется, что подтверждение здесь таким можете быть почтовый штемпель, если вы отправляете по почте. Если вы пользуетесь услугами экспресс почты у вас остается квиточек о том что они у вас приняли, такого-то числа, то есть это я думаю, что может быть вполне подтверждением.

По поводу оформления заархивирования документов

По поводу оформления заархивирования документов, тоже вижу вопрос, увольняемых работников филиала. Здесь на самом деле тоже вопрос решается по-разному: либо тоже вопрос решается по-разному, либо потом все передается в головной офис. Головной офис централизованно всё передает в архив, и мне кажется, что так более правильно, потому что потом все в одном месте и можно все найти. Потому что работники могут запросить потом в архиве, какие-то ситуации разные бывают при оформлении пенсии, то есть по-разному. То есть какие-то могут понадобиться выписки, то есть как мне кажется правильно все сдать в головную организацию и уже головная организация потом все это сдаст в архив. Либо также в обособленном подразделении тоже может по месту нахождения обособленного подразделения, наверное, тоже организация может всё это в архив передать.

В какие сроки мы обязаны провести инструктаж по охране труда?

Как подтвердить отправку документов в срок Рис. 2

Вот вопрос вижу от Наргизы Исмаиловой: «В какие сроки мы обязаны провести инструктаж по охране труда?» - Инструктаж у нас проводится до подписания с работником трудового договора, то есть мы проводим инструктаж, и он подписывает у нас все инструкции, что он был ознакомлен с данными инструкциями – это у нас статья 76 ТК РФ регулирует этот вопрос.

Как обеспечить безопасность присылаемых документов на подписание в филиалы, документы, содержащие персональные данные?

Вопрос от слушателей: Как обеспечить безопасность присылаемых документов на подписание в филиалы, документы, содержащие персональные данные? – Вот мы уже об этом говорили, что это еще один риск при централизованном способе, который если мы выбираем централизованный способ ведения и все у нас хранится в главном офисе, то естественно, мы должны связываться с пересылкой. И вот в свете последних изменений по поводу персональных данных здесь такой вопрос как бы очень такой обтекаемый. То есть я бы все-таки, наверное, в этом случае посоветовала, чтобы избежать всех этих пересылок, все-таки вести. Но опять же зависит от численности данного подразделения, если там пять человек, то естественно, что будет очень тяжело нанимать кадровика. Но все-таки у нас бывают случаи потери документов тем более это бывает очень обидно и жалко, если особенно это трудовая книжка так как для человека это очень важный документ. То же самое и с больничными листами тоже не всегда как бы допустим, когда я ездила […] производства у нас тоже было обособленное подразделение, и очень сильно переживали за больничные листы, потому что их потом не восстановить, если они потеряются. Вот поэтому конечно, как обеспечить как бы самое главное вообще не пересылать, но если это невозможно, то я бы все-таки советовала пользоваться экспресс-почтой. Не связываться с нашей Почтой России может быть такая антиреклама, но все-таки.

Можно ли использовать факсимиле вместо оригинальной подписи генерального директора головного офиса

Как подтвердить отправку документов в срок Рис. 3

Можно ли использовать факсимиле вместо оригинальной подписи генерального директора головного офиса или обязательно оригинальную? – И вообще по поводу факсимиле я бы советовала использовать оригинальную подпись. Потому что в случае каких-то судебных разбирательств лучше оригинальную. Оригинальную, если мы ведем в головном офисе, все получается подписывает генеральный директор.

Кто должен подписывать документ о приеме на работу в филиале?

Кто должен подписывать документ о приеме на работу в филиале? – Опять же смотря какой у нас способ, если у нас способ, централизованный кадр.отчет ведется в головном офисе, то подписывает все документы у нас руководитель нашей организации основной. Если же мы предали часть полномочий директору филиала и у него прописано в доверенности что он имеет права подписывать документы о приеме на работу в филиале, то естественно он подписывает.

Вот я сейчас призываю тоже поактивнее задавать вопросы потому что я знаю, что тема такая сейчас, тем более, когда очень многие компании открывают обособленные подразделения. То есть может быть у кого-то какие-то вопросы еще возникают. Готова на них ответить.

Читать далее: Часть 10

Друие части: Часть 1 Часть 2 Часть 3 Часть 4 Часть 5 Часть 6 Часть 7 Часть 8 Часть 10

Записывайтесь на предстоящие вебинары Прошедшие вебинары

Интерактивная презентация

Скачать: Презентаци (PDF) Аудио (MP3)

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль