Вебинар: Кадровые документы обособленных подразделений

1152
Вебинар на тему "Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах". Часть 2.

Кадровые документы обособленных подразделенийНаталья Кулаева, руководитель отдела аутсорсинга кадрового учета, ABU Accounting Sеrvices

Записывайтесь на предстоящие вебинары

Смотреть далее: Часть 3

Программа вебинара:
  • Какие особенности правового статуса филиала и представительства нужно учитывать, организуя в них работу с кадровыми документами.
  • Варианты организации кадрового делопроизводства в обособленном подразделении.
  • Каким образом, учитывая удаленность подразделения от головного офиса, соблюсти сроки, установленные законодательно для кадровых процедур?
Иллюстрации к вебинару:

Расшифровка видео:

Документы при открытии обособленных подразделений

Кадровые документы обособленных подразделений Рис. 1

В чем основные особенности, что хотелось бы отметить. Что, как правило, когда создается филиал у него есть положение о филиале где прописываются основные особенности его деятельности, да, чем он будет заниматься, какую деятельность будет вести. И также будут прописываться основные обязанности руководителя филиала, но в тоже время на руководителя филиала мы можем возложить полномочия через доверенность, то есть мы можем написать, что он будет представлять интересы данной организации, то есть осуществлять руководство филиала. Так кстати, по поводу того, что принимать и увольнять работников филиала. То есть, есть такой момент, что не всегда по уставу организации по учредительным документам руководитель организации, имеет право подписывать такие документы, может возложить такие полномочия на руководителя филиала либо для этого нужна какая-то специальная процедура. То есть мы должны понимать, что перед тем, как возложить на руководителя филиала данные полномочия, нужно проверить учредительные документы, и если там нет таких ограничений - как бы это не прописано там, то есть там все нормально. То есть руководитель может передавать свои полномочия в отношении кадровых документов на руководителя филиала, то есть все в порядке - мы делаем на него приказ на доверенность. Он может принимать людей, увольнять людей, подписывать различные приказы на отпуск, на поощрения, то есть все кадровые документы, в том числе и трудовые книжки. [...] прописываем в любой доверенности. Есть такой важный момент обязательно проверьте учредительные документы.

Руководитель обособенного подразделения или филиала

Что еще хотела бы вам рассказать по поводу филиалов. То есть вот такой момент. Филиал мы открыли, на руководителя полномочия возложили. И такой бывает очень часто вопрос, нужно ли для филиала отдельное штатное расписание. Но поскольку у нас головная организация, и филиал по сути все равно является как бы одной организацией, то есть юридическое лицо у нас одно. Да, то есть филиал — это чисто подразделение организации, поэтому штатное расписание у них должно быть одно. Вот оно утверждается приказом генерального директора, [...] руководителя они могут называться по-разному, президента. Здесь в организации называют по-разному. После этого делается выписка, заверяется и передается в филиал компании. То есть работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала с копией, хранящейся в филиале. То есть здесь обратите внимание, что правом заверения копий, кстати да, тоже вопрос очень интересный, что правом заверения копий может обладать начальник кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права. То есть если вы в доверенности это не прописали о директоре филиала, то он как бы может и не иметь права заверять копии, то есть это вот тоже такой момент. То есть как бы четко надо обозначать его полномочия.

Кадровые документы обособленных подразделений Рис. 2

Вот, что же касается организации как органов делопроизводства. В филиале и представительстве. Сейчас покажу слайд. Они делятся на централизованные, то есть когда все документы хранятся и подписываются в головном офисе и децентрализованный, то есть когда документы могут храниться то что касается обособленного подразделения хранятся в обособленном подразделении. Еще вот такой момент, по поводу значит при выборе способа ведения кадровой документации мы должны учитывать количество работников, работающих в представительстве или филиале и организационной финансовой возможности компании. То есть что здесь имеется ввиду - очень часто допустим если открывается какое-то представительство, филиал реже. Представительство да, то там может быть от одного до пяти человек и понятно, что в таком случае принимать на работу специально вводить единицу штатного кадрового работника не очень целесообразно. Вот тем более еще такой возникает вопрос что возможно придется либо [...] на какого-то работника того же секретаря данные функции, но понимая, что при этом его придется обучать кадровому делопроизводству потому что человек никогда с этим не работал. Он этого не знает. Поэтому не всегда целесообразно вводить отдельную штатную единицу. Возможно все вести из головного офиса, то есть хранить документы все там просто пересылать их в обособленное подразделение для ознакомления. Либо если организация уже превышает допустим там тридцать человек, да филиал организации, тогда как бы уже говорить наверно можно о том, что целесообразно ввести какую-то отдельную единиц, которая будет вести кадровую документацию, за это отвечать. Вот. Вот еще момент, как эту единицу можно ввести если мы берем [...] на работу кадровика да в штат, который уже умеет все делать, уже знаком с кадровым делопроизводством. Либо возлагает это на кого-то из работников, да, но при этом мы помним, что возлагаем не просто. Возлагаем как совмещение должностей, то есть это должно быть соответствующим образом оформлено. То есть про это мы тоже помним. Потому что очень часто встречаются на практике случаи, когда на человека возлагают какие-то обязанности по работе с кадровой документацией и никаким образом это не оформляют, ни приказом, не должностными не прописано, что он должен работать с кадровой документацией. И получается, что человек работает, но никакой ответственности не несет, то есть если он сделает что-то не так, то привлечь его вы не сможете, потому что никак у вас это документально не оформлено. Поэтому обязательно обращаем тоже на это внимание, что, если мы на человека возлагаем данные обязанности мы должны это оформить либо приказом о назначении ответственного, либо должностной инструкцией, либо и этим, и другим вместе.

Читать далее: Часть 3

Друие части: Часть 1 Часть 3 Часть 4 Часть 5 Часть 6 Часть 7 Часть 8 Часть 9 Часть 10

Записывайтесь на предстоящие вебинары Прошедшие вебинары

Интерактивная презентация

Скачать: Презентаци (PDF) Аудио (MP3)

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль