Срок хранения бухгалтерских документов

3309
Даже на небольшом предприятии при учета хозяйственной деятельности за один только отчетный год может образоваться порядка тысячи первичных бухгалтерских документов: счета, акты, товарные накладные и так далее. Какие бухгалтерские документы и в какой срок можно уничтожить, а какие имеют постоянный срок хранения? Разберемся в сроках хранения бухгалтерской документации в материале.

Законодательство о хранении бухгалтерских документов

Вся документация, связанная с хозяйственно-финансовой стороной деятельности предприятия ,подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Эти документы служат не только для внутреннего учета, но также необходимы для составления отчетности, внутренних и внешних проверок (аудиторских, налоговых), а также могут понадобиться в случае судебных разбирательств и т.п.

Скачайте документы по теме:

В настоящее время вопрос о сроках хранения бухгалтерских документов – 2017 регулируется двумя нормативными актами:

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Для начала определим, какие именно документы следует относить к бухгалтерским. Для этого обратимся к закону о бухучете № 402-ФЗ. Он устанавливает, что бухгалтерскому учету подлежат:

  • факты хозяйственной жизни;
  • активы;
  • обязательства;
  • источники финансирования деятельности предприятия;
  • доходы;
  • расходы;
  • и другие объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Следовательно, вся документация, отражающая учет этих объектов, относится к бухгалтерской и имеет свои установленные сроки и порядок хранения.

Как было отмечено выше, вопрос о сроке хранения бухгалтерских документов регулируется ФЗ № 402-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Однако при сравнении этих нормативных актов можно увидеть, что они устанавливают разные сроки хранения. Каким документом пользоваться бухгалтеру?

В ст.29 Закона о бухучете сказано, что сроки хранения первичных бухгалтерских документов, бухгалтерской отчетности, аудиторских заключений устанавливаются правилами организации архивного дела - в данном случае, указанным выше Перечнем. Поэтому вопрос о времени хранения того или иного документа следует решать, обращаясь к этому нормативному акту.

В отличие от федерального закона, устанавливающего общих срок хранения бухгалтерских документов не менее 5 лет, Перечень содержит исчерпывающий список типовых документов с указанием срока хранения каждого из них.

Сроки хранения различных бухгалтерских документов

Сроки хранения типичных бухгалтерских документов указаны в разделе 4.1 Перечня. При обращении к нему следует знать, что указанный срок хранения относится как к обычным документам на бумаге, так и электронным, заверенным с помощью ЭЦП. Установленный период сохранения считается с 1 января года, следующего за годом составления документа.

Справка

Первичные бухгалтерские документы: сроки хранения

Основной объем бухгалтерского делопроизводства составляют документы первичного учета. Поэтому в первую очередь следует знать, каковы сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

Итак, Перечень, равно как и ФЗ № 402-ФЗ устанавливает, что хранить документы первичной отчетности, а также все сопутствующие бумаги о фактах хозяйственных операций, по которым были выполнены бухгалтерские записи, следует не менее 5 лет. К таким документам относятся различные банковские документы, счета, кассовые чеки, книги, акты о приеме-сдаче материалов и имущества, различные накладные, а также переписка.

Рабочий план счетов и формы первичной документации также следует хранить в течение пяти лет.

Отдельно установлен срок хранения документов, подтверждающих взаиморасчет между предприятиями (акты, справки и т.п.). Он составляет пять лет после проведения взаиморасчета.

Счета-фактуры следует хранить не менее 4 лет.

Сроки хранения бухгалтерских документов о расчетах с работниками

Различные расчеты с работниками предприятия – еще одна важная часть работы бухгалтерской службы. Сколько хранить документы, фиксирующие такие выплаты?

Самый большой срок хранения у бухгалтерских документов, отражающих лицевые счета работников – 75 лет. Другая документация по расчетам и выплатам заработной платы, пособий, периодов нетрудоспособности, а также об оплате отпусков хранятся в течение 5 лет.

Отчисления в различные государственные фонды (социального, пенсионного страхования) также отражаются в бухучете, а значит, документы об этих выплатах подлежат хранению в соответствии с установленными сроками:

Годовые расчетные ведомости по отчислениям в ФСС хранятся постоянно, а квартальные – в течение 5 лет или постоянно при отсутствии годовых.

Отчеты по отчислениям по государственному и негосударственному страхованию также хранятся постоянно

Документы по авансовым расчетам с ПФР хранятся 5 лет при наличии лицевых счетов работников или ведомостей начисления зарплаты, при отсутствии – в течение 75 лет.

Справка

Бухгалтерская отчетность: срок хранения

Все организации, вне зависимости от форм собственности, должны составлять обязательную годовую отчетность о результатах хозяйственной деятельности. Для некоторых организаций законодательство устанавливает также обязательную промежуточную отчетность (месячную, квартальную).

Годовые отчеты о финансовом результате хозяйственной деятельности предприятия, движении денежных средств за учетный период являются основным документом в принятии каких-либо экономических решений. Помимо этого, внимание контролирующих органов всегда в первую очередь направлено именно на итоговую отчетность предприятия.

Срок хранения бухгалтерской отчетности, в том числе балансы и отчеты о прибылях и убытках, должны храниться в организации постоянно. В течение всего времени существования предприятия также следует хранить документы об утверждении отчетности, годовые отчеты об исполнении смет.

Срок хранения бухгалтерских документов в ООО

Сегодня многие общества с ограниченной ответственностью, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, пользуются правом упрощенного ведения бухгалтерского учета. Применение упрощенного порядка учета не влияет на сроки хранения бухгалтерских документов – 2017. Поэтому все ООО, ИП и другие организации, указанные в  п.4, ст. 6 ФЗ № 402-ФЗ должны соблюдать установленный срок хранения бухгалтерских документов.

Федеральный закон № 402-ФЗ устанавливает, что документы, применяемые для составления бухгалтерской отчетности должны храниться не менее 5 лет (п.2 ст. 29). Срок исчисляется с года, следующего за годом последнего использования документа.

Налоговый срок хранения бухгалтерских документов

Отдельно следует затронуть вопрос о сроках хранении бухгалтерских документов 2017, необходимых для расчета и уплаты налогов. Для первичных документов, книг учета доходов и расходов и других бумаг, отражающих прибыль организации и необходимых для расчета налоговых платежей Налоговый кодексом РФ устанавливает срок хранения 4 года.

Правила хранения бухгалтерских документов

Закон обязывает предприятия (руководителя организации) обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов (п.3 ст.29 ФЗ № 402-ФЗ). То есть должны быть приняты меры по защите документации от порчи, кражи, изменения. Это относится не только к документам на бумаге, но выполненным с помощью электронных устройств.

Для соблюдения мер по хранению документации на предприятии может быть создан архив – выделено отдельное помещение, защищенное от несанкционированного доступа. Помимо этого бухгалтерскую документацию можно передать на хранение специализированной архивной организации, заключив с ней соответствующий договор.

Справка

Ответственность за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов – 2017

Руководитель организации обязан организовать на предприятии бухгалтерский учет, а обязанности по его ведению возложить на отдельное должностное лицо (главного бухгалтера) или доверить специализированной компании по договору об оказании услуг (п.1, п. 3 ст. 7 ФЗ № 402-ФЗ).

Директорам предприятий и руководителям бухгалтерских служб следует знать об установленной административной ответственности за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов 2017. Так, ст. 15.11 КоАП предусмотрен штраф для должностных лиц от 5 до 10 тыс. рублей.

Таким образом, руководителю организации и сотрудникам бухгалтерии следует принимать все возможные меры, чтобы не только верно и безошибочно вести бухгалтерский учет и расчет прибыли и налогов, но и соблюдать установленные сроки хранения бухгалтерских отчетов, первичной документации и других документов.

Должностная инструкция главного бухгалтера с учетом требований профстандарта «Бухгалтер»

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ








      Рассылка




      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      ×
      Скачивание доступно после регистрации


      Зарегистрируйтесь бесплатно
      и скачивайте любые документы.



      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль