Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

6023
Документы временного хранения находятся в архиве до истечения определенного срока: после этого их списывают и уничтожают. Процедура отбора и уничтожения документов подробно прописана законодателем.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как выглядит акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в 2015 году;
  • в каком порядке происходит списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения;
  • может ли работодатель самостоятельно производить уничтожение документов, не подлежащих хранению.

Списание документов с истекшим сроком хранения: особенности процедуры

Уничтожение документов в связи с истечением установленного законом срока хранения — один из основных элементов работы архива любой организации. Данная мера, которая, к слову, считается правом, а не обязанностью компании (письмо Минфина России от 18.10.2005 г. № 03-03-04/2/83), позволяет эффективно использовать архивное пространство и своевременно избавляться от документации, утратившей свое практическое значение.


У вас не останется вопросов о хранении кадровых документов 2016 после прочтения статьи по ссылке.


Процедура уничтожения дел состоит из ряда последовательных этапов. Сначала необходимо провести экспертизу ценности документов и составить акт о выделении дел с истекшим сроком хранения к уничтожению. Только после этого можно переходить непосредственно к утилизации документов, выбирая наиболее приемлемые для организации методы и оформляя процедуру соответствующим актом.

Экспертиза ценности документов проводится специальной комиссией: правила работы архивов не рекомендуют работникам проводить оценку единолично независимо от объема документации, поскольку тем самым повышается вероятность преждевременного уничтожения важных данных. Поэтому работодатель издает приказ о создании экспертной комиссии, в состав которой могут входить архивист и главный бухгалтер предприятия, представитель юридической или кадровой службы, секретарь организации или представитель ее руководства. В некоторых организациях создается постоянно действующая экспертная комиссия, но при незначительных объемах работы проще назначать ее ежегодно, по мере надобности.


О порядке проведения экспертизы ценности документов читайте в электронном журнале


Комиссия устанавливает факт истечения срока хранения оцениваемых документов  и составляет акт о выделении их к уничтожению. Чтобы гарантированно сохранить важную информацию при проведении оценки разных типов дел, акты о выделении документов к уничтожению целесообразно составлять только после составления и утверждения описей дел постоянного хранения. Документы, маркированные грифом секретности, включают в отдельный акт. При выявлении в деле с истекшим сроком хранения документа, подлежащего постоянному хранению в архиве, дело расшивается для его изъятия.

Иногда в ходе работы экспертной комиссии выявляется несколько экземпляров документа постоянного хранения — например, один оригинал и несколько копий (дубликатов). В этом случае оригинал остается в архиве для дальнейшего хранения, а копии уничтожаются. Также к уничтожению могут выделяться документы со значительными повреждениями, при которых восстановление их содержания не представляется возможным. Здесь следует действовать особенно осторожно: если есть шанс хотя бы частично восстановить текст поврежденного документа, он оставляется для дальнейшего хранения и реставрации.

При взгляде на образец акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения от 2015 года несложно заметить, что описания включаемых в него дел существенно отличаются от описаний, вносимых в описи: в то время как в описях каждое дело описывается в индивидуальном порядке, в акте выделения документов к уничтожению просто указывается общее количество дел одного вида или наименования с отметкой о крайних сроках их завершения в делопроизводстве. Акт подписывается составившим его лицом, согласовывается комиссией (о чем делается соответствующая пометка на самом документе) и передается на утверждение руководителю организации.


Все об архиве кадровых документов читайте в электронном журнале


Кто оформляет акт уничтожения документов, не подлежащих хранению?

После завершения работы экспертной комиссии с обязательным полистным просмотром каждого дела начинается непосредственно уничтожение документов с истекшим сроком хранения. Использовать такие документы для хозяйственных нужд организации (например, в качестве черновиков) строго запрещается. Уничтожение может производиться как самой организацией (на ее территории), так и специализированными компаниями.

Если речь идет о небольшом объеме документов, их можно переработать с помощью обычного уничтожителя бумаг (шредера): сделать это можно непосредственно в офисе, без лишних расходов на упаковку и транспортировку. Большое количество документов проще передать на утилизацию специалистам, оформив процедуру приемо-сдаточным актом или накладной с указанием даты, количества дел и веса груза. Также сотрудники компании, производившей утилизацию, должны выдать заказчику акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения, в 2015 году составляемый в произвольной форме.

В нем указывается точная дата фактического уничтожения дел и состав комиссии, занимавшейся утилизацией. Для обеспечения максимальной конфиденциальности многие организации предпочитают производить уничтожение документов с истекшим сроком хранения на собственной территории. В этом случае нужно выбрать наиболее удобный и доступный способ переработки из доступных — закапывания, сжигания, химической обработки и промышленного шредирования. Как правило, большинство организаций не располагает оборудованием для промышленного шредирования или химической обработки (эти виды утилизации считаются весьма дорогостоящими). Поэтому зачастую приходится ограничиваться закапыванием или сжиганием — недорогими и общедоступными, но не самыми безопасными способами.


О том как избежать нарушений архивного законодательства читайте в электронном журнале


Закапывание создает скорее видимость уничтожения бумаг (на практике встречаются даже случаи выкапывания ценных документов конкурентами), а их сжигание в неприспособленных для этого помещениях может стать причиной претензий со стороны пожарной службы. Поэтому окончательный выбор способа утилизации документов обычно зависит от условий, в которых работает конкретная организация: иногда проще самостоятельно уничтожить небольшую пачку документов, в то время как ряд компаний, опасающихся происков конкурентов, доверяет только промышленной утилизации. Уничтожение документов на территории организации также сопровождается оформлением соответствующего акта, но в этом случае его составляют не представители сторонней компании, а сотрудники, производившие утилизацию.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Акт об уничтожении кадровых документов (образец).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение об архиве.doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль