Вебинар: Отличия оформления и отчетности загранкомандировок

598
Вебинар на тему "Командировки от А до Я". Часть 8.

Отличия оформления и отчетности загранкомандировокОксана ОЛЕКСЮК, руководитель Отдела комплексных бизнес решений, Intercomp

Записывайтесь на предстоящие вебинары

Программа вебинара:
  • Изменения о порядке командирования работников в 2015 году
  • Какие категории работников нельзя отправить в командировку
  • Типичные ошибки работодателя при оформлении командировок
  • Что делать если во время командировки сотрудник заболел, получил травму и т.д.
Иллюстрации к вебинару:

Расшифровка видео:

Независимо от того, работает он в выходной или праздничный день в командировке или он работает в выходной или праздничный день по основному месту (в офисе работодателя), он имеет право на дополнительный день отдыха в случае если он выберет такой вариант. Поэтому вам необходимо будет оформить приказ о направлении в командировку, уведомление о привлечении к работе в выходной день.

И в этом уведомлении вы можете попросить указать. Это достаточно частая практика, когда мы указываем: "Прошу оплатить мне работу в выходной день или в двойном размере, или мы указываем в одинарном размере и предоставить мне дополнительный день отдыха", указать дату. В таком случае у вас будет четка закреплена дата о предоставлении дополнительного дня отдыха, который часто именуют отгулом.

Педагоги немецкого языка выезжают повышать квалификацию в Германию. Мы оформляем командировки. Какие отличия оформления и отчетности загранкомандировок от командировок по РФ?

Отличия оформления и отчетности загранкомандировок Рис. 1

До 8 января 2015 года отличия были следующие. Мы оформляли командировочные удостоверения по Российской Федерации, в командировку по Российской Федерации, для заграничных командировок командировочные удостоверения не оформлялись. Вот, собственно, было все отличие.

После упразднения командировочных удостоверений в принципе командирование сотрудника по Российской Федерации и за ее пределами по оформлению пакета документов стало единым. Т.е. для направления сотрудника в загранкомандировку вам нудно будет оформить приказ о направлении в загранкомандировку. С точки зрения отчетности принимаются также все проездные документы, чеки.

Надо понимать, что справку со станции какой-то нам за границей не дадут, т.е. у них не принято предоставлять такие документы. Но при этом чеки из гостиницы, подтверждающие факт оплаты проживания, а также другие виду документов строгой отчетности, кассовых документов могут быть предоставлены работником и приняты к зачету расходов.

Если стоимость билетов и проживания входит в стоимость договора ГПХ, но суточные начисляем. Можно так?

Виктория Игоревна, еще раз возвращаясь к началу нашего вебинара, хотела бы обратить ваше внимание, что договор ГПХ - это договор гражданско-правового характера и отношения гражданско-правовые. Понятия командирования в данном виде отношений не существует.

То есть здесь важно определить с понятиями. Вы, оформляя сотрудника по договору ГПХ, называете, т.е. воспринимаете его как сотрудника и воспринимаете его поездку как командирование. По сути в гражданско-правовых отношениях у вас есть набор работ, четко фиксированы ограничены - это именно особенность договора ГПХ. Причем это не проста, там, полив газона, допустим, возьмем, а это полив газона 3 июля водой из крана.

То есть должны быть детализированы четко те услуги, которые физическое лицо оказывает вам по договору. Соответственно, вы называете расходы на проезд в командировку и включаете их в стоимость договора. По сути это просто расходы, включенные в общую сумму вознаграждения по договору ГПХ. Суточные никакие этому лицу вы платить не обязаны, поскольку он не является работником.

Оно не состоит с вами в трудовых отношениях и работодатель не обязан, т.е. у вас нет такого права, выплачивать суточные или какие-либо выплаты, которые положены работнику. Поэтому при заключении договора ГПХ имеет смысл оговорить все возможные виды расходов и включить их в сумму вознаграждения.

Сотрудники регулярно теряют и не предоставляют посадочные талоны, билеты и т.д. Обязательны ли данные документы и как с этим можно бороться?

Наталья Анатольевна, эти документы обязательны. Без них расходы, которые понесет на командировку работодатель, т.е., например, оплата проезда и т.д., не будут признаны правомерными. Соответственно, работодатель без предоставления оправдательных документов в праве удержать с работника перечисленные ему суммы.

Отличия оформления и отчетности загранкомандировок Рис. 2

Или если суммы были перечислены как аванс для приобретения билетов, или если эти билеты были приобретены, но оправдательные документы работник не принес, то работодатель в праве удержать данные суммы из заработной платы работника, поскольку работник утерял документы строгой отчетности, оправдательные документы, которые подтверждают, наконец, расходование данных средств.

Как с этим бороться? Повышать дисциплину работников. На мой взгляд, как это жестоко не звучит, работник понимает язык цифры и язык рубля. То есть соответственно, если однажды он будет наказан и суммы будут удержаны из его заработной платы, я полагаю, что в следующий раз он эти документы не утеряет и своевременно их принесет. Но опять же это зависит от политики компании и это зависит от решения работодателя.

Но по-хорошему обязанность по предоставлению документов необходимо закрепить в положении о командировках (локально-нормативном акте компании) и, соответственно, на основании нарушения внутренних правил можно применять и дисциплинарные взыскания, например. Но здесь уже вариация на тему, поэтому подумайте, продумайте с коллегами, как вам повысить дисциплину ваших сотрудников.

Где должны храниться оригиналы приказов и служебных записок в командировку: в бухгалтерии или в отделе кадров?

По сути это зависит от того, как принято в вашей компании. Проверять ваши документы может как Налоговая с целью определения правомерности трат, понесенных компанией расходов и отнесению их к расходам налога на прибыль. Соответственно, самым важным является то, чтобы у вас хранился полный пакет документов, т.е. и приказ, и служебная записка, и авансовый отчет со всеми оправдательными документами.

Если вам удобно хранить это в бухгалтерии, то собственно, пожалуйста, никаких сложностей нет. В практике бывает так, что приказы хранят в кадровой службе, т.е. в отделе кадров. А раньше были служебные задания, командировочные удостоверения - их хранили в бухгалтерии. В вашем случае, соответственно, в нашем случае после отмены командировочных удостоверений можно разделить: приказ хранить в отделе кадров, а служебную записку и авансовый отчет с оправдательными документами хранить в бухгалтерии.

Или можно и, собственно, все хранить в бухгалтерии. Как вам удобно. Это скорее зависит от ваших внутренних потребностей и от вашего документооборота.

Заключительное слово

Уважаемые коллеги! Я вас благодарю за внимание. Была рада новой встрече с вами. Надеюсь, они у нас еще будут. Хотела бы добавить, что в нашей компании сейчас активно разрабатываются удобные инструменты для кадровиков. Если вам будет интересно, вы можете обратиться. Есть новые разработки, которые продуманы с точки зрения нового законодательства и позволяют кадровикам быстро оформлять различные виды документов. Например, это последняя разработка - Директ, Хоум Директ.

Друие части: Часть 1 Часть 2 Часть 3 Часть 4 Часть 5 Часть 6 Часть 7

Записывайтесь на предстоящие вебинары Прошедшие вебинары

Интерактивная презентация

Скачать: Презентаци (PDF) Аудио (MP3)

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль