Хранение электронных документов

1321
Внедрение электронного документооборота означает, что кадровикам придется на практике решать вопросы оформления, учета и правильного хранения электронных документов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как организовать текущее и архивное хранение электронных документов в 2015 году;
  • какие сроки хранения электронных документов предусмотрены действующим законодательством;
  • кто отвечает за хранение документов в электронном виде и обеспечение их корректного воспроизведения.

Организация хранения электронных документов

Кадровая документация может храниться как на бумажных, так и на электронных носителях. Вместе с тем к бумажным архивам с папками и полками все давно привыкли, а архивы электронных документов все еще кажутся своеобразной экзотикой. Но на деле в хранении кадровых и бухгалтерских документов в электронном виде нет ничего сложного: данная процедура регламентируется теми же нормативными актами, что и традиционное хранение документов на бумажных носителях.

Все общие положения содержатся в федеральном законе №125-ФЗ («Об архивном деле в Российской Федерации»). И хотя принципиальных различий для законодателя между бумажными и электронными документами нет, хранение последних подразумевает некоторые нюансы.

Для организации хранения электронных документов организация может воспользоваться рекомендациями, содержащимися в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Ответственность за сохранность и возможность адекватного воспроизведения документации, размещенной на электронных носителях, полностью лежит на работодателе, поэтому следует тщательно продумать схему ее хранения. Именно работодателю предстоит решить, как будет происходить в 2015 году хранение документов в электронной форме: он должен выбрать наиболее удобные и надежные носители, сделать дубликаты самых важных документов, установить режим хранения.

Также необходимо закрепить порядок хранения электронных документов в соответствующих локальных актах (например, в Положении об архиве), чтобы стандартизировать процедуру и избежать недоразумений. На сегодняшний день существует три основных способа хранения таких документов: создание локального архива, использование специального электронного архива и хранение в облаке. Самый доступный, но вместе с тем наиболее небезопасный способ хранения документации — локальный архив: в этом случае все электронные документы просто хранятся в отдельной папке на компьютере или на внешних носителях. Контролем сроков хранения документов, обеспечением средств воспроизведения файлов и проверкой электронных подписей занимается исключительно работодатель, но по мере разрастания архива такой способ хранения может обернуться серьезными трудностями — например, сложностями с поиском документов или невозможностью получить к ним доступ по техническим причинам.

Поэтому для большого архива целесообразно использовать специализированное решение — систему электронного документооборота или электронный архив. Это полноценные архивные системы, позволяющие хранить документы в специальном файловом хранилище на сервере работодателя и оперативно управлять доступом к ним. Электронные системы хранения документов контролируют обеспечивают оператора средствами для их просмотра, а при необходимости легко и быстро интегрируются со средствами обмена.

Если ваша компания не готова выделить средства на реализацию такого решения (использование систем электронного документооборота платное), можно хранить документы в облаке. Ни один из вышеперечисленных способов с точки зрения закона не считается приоритетным: контролирующие органы будут проверять лишь регламент передачи документов, соблюдение сроков их хранения и сертификат электронной подписи. Не забывайте создавать резервные копии документов, дублируя важные файлы на резервных серверах или внешних носителях (флеш-накопителях, оптических дисках).

Срок хранения электронных документов

Правильная организация хранения электронных документов в 2015 году требует соблюдения установленных законом сроков пребывания файлов в архиве. Не важно, хранится документ на электронном или бумажном носителе — сроки будут одинаковыми. Эти сроки установлены приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. №558.

Когда речь идет о краткосрочном хранении (до 5 лет), проблем с доступом к носителям, как правило, не возникает. Но долговременное хранение электронных документов вызывает затруднения: со временем устройства для считывания информации с внешних носителей морально устаревают, причем работодатели не в силах как-либо повлиять на этот процесс. Сравнительно недавно многие компании хранили данные на дискетах, но уже сегодня многие компьютеры даже не оснащаются устройствами для их считывания.

Предполагается, что в скором времени, по мере развития аппаратного и программного компьютерного обеспечения, то же самое произойдет с оптическими дисками. Гарантии производителей обычно распространяются максимум на 15-20 лет, поэтому длительное хранение электронных документов должно подразумевать обязательное копирование данных на более современные носители хотя бы раз в 10 лет, особенно если речь идет о действительно важных файлах. Кроме того, на протяжении всего установленного срока хранения необходимо обеспечивать документам надежную защиту от вредоносных компьютерных программ и несанкционированного доступа.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Акт об уничтожении кадровых документов (образец).doc
  • Опись электронных документов постоянного хранения.xls
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция архивиста.doc
  • Положение об архиве.doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль