Оперативное хранение документов

3451
Понятие оперативного хранения в делопроизводстве трактуется как обеспечение сохранности документов до их уничтожения или передачи в архив организации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в каком порядке производится оформление и хранение документов в процессе их исполнения;
  • как организовать ответственное хранение документов в 2015 году до момента передачи дел в архив;
  • какой срок хранения первичных документов должен соблюдать работодатель.

Текущее хранение документов

Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, необходимо оформлять и хранить в соответствии с существующими стандартами, определяемыми перечнями типовых документов, ведомственными перечнями и действующим ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Грамотное и ответственное хранение документов в 2015 году подразумевает полноценную систематизацию, позволяющую обеспечить быстрый доступ к делам и облегчающую поиск нужной информации. Все мероприятия по оперативному хранению соответствуют какой-либо из двух последовательных фаз процесса — обеспечению сохранности документов в процессе их исполнения или хранению исполненных документов.

В процессе исполнения документы, как правило, хранятся у исполнителя, который во избежание путаницы может распределить их по тематическим папкам («На исполнении», «На отправку», «На подпись», «На согласование» и т. д.). После окончания рабочего дня или завершения обработки определенной группы документов их убирают в сейф или другое безопасное и подходящее для краткосрочного хранения место. Персональную ответственность за оперативное хранение документов, находящихся на исполнении, несут работники, которые занимаются их оформлением.

Исполненные документы формируются в дела, которые надлежит хранить по месту формирования с момента заведения до передачи в архив организации. Дела формируются в соответствии с принятой в организации номенклатурной спецификой. Номенклатура дел — базовый регламент учета и описи документов, поэтому она должна охватывать все виды документов, создаваемых в процессе функционирования организации. При разработке и утверждении номенклатуры дел следует руководствоваться:

  • «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными приказом Росархива от 29.12.2009г. №76;
  • «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. 
  • типовыми и примерными номенклатурами дел;
  • уставом организации;
  • регистрационными формами;
  • ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения;
  • описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Не реже, чем раз в пять лет, номенклатура дел, принятая и применяемая организацией, согласовывается с архивным учреждением.  Группируя документы в дела, на обложке каждого из них указывают стандартный набор сведений, призванных облегчить поиск нужной информации: общее количество листов в папке, сроки хранения и т. д. Выдача дел, находящихся на текущем хранении, осуществляется по распоряжению руководства организации или отдела.

Срок хранения первичных документов

Первичные документы содержат исходные сведения, полученные в процессе хозяйственной деятельности предприятия. Как правило, это учетные или бухгалтерские документы, составленные на основе унифицированных форм (или их аналогов, разработанных и утвержденных конкретной организацией) с набором обязательных реквизитов.

Требования к оформлению кадровых документов, классифицируемых как «первичные учетные документы», отдельно трудовым законодательством не установлены, поэтому работодателю следует руководствоваться требованиями к оформлению и хранению первичной бухгалтерской документации, установленными Федеральным законом от 06.12.2011г. №402-ФЗ («О бухгалтерском учете»).

Сроки хранения кадровых документов установлены приказом Микультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Надежное текущее хранение документов, обладающих высокой социальной значимостью (к ним относятся практически все первичные кадровые документы, особенно содержащие персональные данные), невозможно без строгого ограничения несанкционированного доступа к ним. Лицо, ответственное за текущее хранение первичной кадровой документации, размещает ее в установленном месте, контролирует наличие и состояние дел или отдельных документов, готовит их к передаче в архив организации (в некоторых случаях — в муниципальный или государственный архив).

После поступления на место постоянного или длительного хранения документы группируются по установленным срокам хранения и остаются там вплоть до их истечения: личные дела и карточки работников, трудовые договоры и некоторые виды приказов по личному составу хранятся 75 лет, документы об учете рабочего времени и трудовых книжек — 3 года, переписка по вопросам трудоустройства и книги учета командировочных удостоверений — 5 лет, штатные расписания — постоянно.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Книга выдачи документов.xls
  • Внутренняя опись личного дела сотрудника.doc
Доступно только подписчикам
  • Номенклатура дел организации.xls
  • Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архив .doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль