Хранение кадровых документов

5058
Документы, создаваемые кадровой службой, часто содержат персональные данные работников и имеют особую важность. Хранение кадровых документов и формирование их в дела осуществляется в соответствии с определенной системой.

Хранение кадровых документов

Из этой статьи вы узнаете:

  • как осуществляется текущее и архивное хранение кадровых документов в организации;
  • какой порядок хранения кадровых документов в 2015 году установлен действующими нормативными актами;
  • каких условий требует правильное хранение кадровых документов.
Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Хранение кадровых документов

Опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения организации

Акт об уничтожении кадровых документов

Номенклатура дел организации

Книга выдачи документов

Опись особо ценных дел

Акт проверки, наличия и состояния дел

Правила хранения кадровых документов

Документы, образующиеся в процессе кадрового делопроизводства, выделены действующим законодательством (в частности, федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») в отдельную категорию, сохранность которой должна обеспечиваться государственными органами, органами местного самоуправления, а также организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью.


Интересная информация о хранении кадровых документов 2016 размещена здесь.


На практике работодатель обеспечивает текущее и архивное хранение кадровых документов на уровне организации, либо после истечения срока оперативного хранения передает их в муниципальный или государственный архив. Для удобства хранения, поиска и использования кадровые документы систематизируются — формируются в дела еще на стадии делопроизводства. Наряду с делами применяются другие виды систематизации, например, объединение документов в журналы (книги) или картотеки.

Формирование каждого дела осуществляется строго в соответствии с утвержденной организацией номенклатурой. С момента подшивки первого документа дело считается заведенным, поэтому необходимо сразу же оформить его обложку. Правила хранения кадровых документов в 2015 году подразумевают группировку разрозненных документов в дела по шести признакам (основаниям):

  • номинальному (по разновидности документов — «приказы по основной деятельности», «протоколы заседаний аттестационной комиссии» и т. д.);
  • авторскому (по автору документа);
  • корреспондентскому (применяется для группировки переписки, поэтому в заголовке дела указывается корреспондент и содержание вопроса);
  • хронологическому (применяется для группировки документов за определенный период);
  • географическому (для объединения в деле нескольких корреспондентов при группировке переписки);
  • предметно-вопросному (по содержанию документов — например, «документы по вопросам подбора персонала»).

Большая часть кадровых документов хранится в подлинниках. Проекты документов, подлежащие возврату бумаги и дублирующие экземпляры в дела не подшиваются. Некоторые виды документации — подлинники и копии, разные виды распорядительных документов, отчеты за год, квартал и месяц, документы постоянного и временного хранения — следует группировать раздельно. Если листов в одном деле много (более 250), его следует разбить на части (тома). Поскольку речь идет о документах кадровой службы, необходимо при хранении учитывать их социально-правовой характер.

Текущее хранение документов в кадровой службе

Сроки хранения кадровых документов установлены приказом Микультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Система хранения кадровой документации подразумевает текущее (оперативное) и архивное хранение. Текущее хранение дел и отдельных документов осуществляется по месту их формирования и создания, то есть в отделе кадров, до момента передачи в архив организации. Дела постоянного хранения передаются в архив не позднее чем через три года после завершения их производства, а дела временного хранения находятся в отделе кадров до истечения определенного законом срока, после чего подлежат уничтожению.

Инструкции по кадровой работе

Чтобы обеспечить сохранность важных документов, в отделе кадров устанавливается режим безопасного хранения. Помещение, в котором хранятся дела, необходимо оборудовать специальными запирающимися шкафами или сейфами. Самые ценные документы и предметы (трудовые книжки работников, бланки организации, печати и штампы, ключи от шкафов с кадровой документацией) должны находиться исключительно в сейфах. Места для приема посетителей отделяют от зоны хранения документов, а все испорченные бланки, черновики и варианты приказов перед окончанием рабочего дня уничтожаются. По окончании каждого делопроизводственного года осуществляется экспертиза ценности кадровых документов, после которой они уничтожаются либо передаются на архивное хранение.

Архивное хранение кадровых документов

Документы передаются в архив на основании результатов экспертизы их ценности. Как правило, в архив организации попадает лишь малая часть документов, образующихся в процессе деятельности отдела кадров: в основном это документы долговременного (свыше 10 лет) или постоянного хранения. Также можно хранить документы в электроном виде (срок хранения при этом не меняется).

Порядок хранения кадровых документов в архиве подразумевает их передачу в виде подлинников, но при отсутствии оригинала допускается передача заверенной копии. Документы принимаются на хранение в соответствии с утвержденным работодателем графиком и размещаются в условиях, обеспечивающих защиту от повреждений и исключающих утрату (в специальных шкафах или на стеллажах, в сейфах и т. д.).

Выдача дел из архива производится под роспись, а изъятие отдельных документов из дела с постоянным сроком хранения допускается только в исключительных случаях, на основании распорядительного документа руководителя организации. Перед изъятием документа необходимо изготовить и заверить его копию, которая должна храниться в деле вместе с актом об изъятии подлинника.

Хранение кадровых документов в организации, не имеющей своего архива, может осуществляться службой кадров, это не запрещается: в таком случае для дел, определяемых на архивное хранение, необходимо выделить часть помещения и оборудовать ее в соответствии с требованиями безопасности. Обязанности архивариуса в этом случае перекладываются на секретаря или иное лицо, назначенное руководителем.

Если организация не может обеспечить надлежащие условия для продолжительного хранения и полноценного учета дел, допускается архивное хранение кадровых документов в специальных учреждениях (п.3 ст.15 федерального закона от 22.10.2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Передача документов в муниципальный или государственный архив происходит на основании соглашения или договора с указанием услуг, которые архивное учреждение оказывает организации на платной или безвозмездной основе. Перед передачей дел в архив необходимо проверить правильность их оформления и физическое состояние (ветхость, разрывы листов, размытость текста, наличие грибка).

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль