Дистанционные работники: как оформлять кадровые документы

4958
В настоящее время растет популярность заключения трудовых договоров с дистанционными работниками. Таким образом работодатель может экономить на организации рабочего места работника, а также привлекать на работу нужных специалистов независимо от места их проживания. Однако, заключая трудовой договор с удаленным работником, надо помнить об особенностях, установленных трудовых законодательством.

Дистанционные работники: как оформлять кадровые документы

Из этой статьи вы узнаете:

  • каковы особенности при оформлении трудовых отношений с дистанционным работником;
  • в каком виде происходит обмен документами с удаленным работником;
  • как происходит подписание трудового договора с дистанционным работником.
Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Дистанционные работники: как оформлять кадровые документы

Образцы документов:

Трудовой договор с дистанционным сотрудником

Правила трудового распорядка

Сведения о характере и условиях труда и производственной характеристике

Необходимые документы

Прежде чем заключать трудовой договор на условиях удаленной работы, у кандидата на должность надо запросить документы, перечисленные в статье 65 Трудового кодекса РФ, а именно:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

2. Трудовую книжку. Но только в том случае, если удаленный работник пожелает, чтобы вы внесли в нее запись о приеме на работу.

3. Страховое свидетельство ПФР. Даже если соискатель впервые устраивается на работу, страховую карточку он должен оформить самостоятельно.

4. Документы воинского учета (для военнообязанных и сотрудников, которых могут призвать в армию).

5. Документ об образовании, квалификации или специальных знаниях, если они требуются для выполнения работы.

6. Справку об отсутствии судимости, если без нее нельзя принять человека на работу.

Также отметим одну важную деталь. Для заключения трудового договора достаточно будет получить документы в электронной форме. При этом они должны быть подписаны усиленной квалифицированной подписью. Вместе с тем, по вашему требованию работник должен будет направить документы по почте на бумажном носителе.

Обращаем внимание, по требованию работодателю работник должен направить нотариально заверенные копии документов. Оригиналы документов по почте не отправляются, они остаются у работника.

Очевидно, что удаленному работнику придется потратиться на покупку электронной подписи. И по закону компания не обязана возмещать такие траты. Но, конечно, при желании и по договоренности вы можете это сделать.

В трудовой договор о дистанционной работе можно включить условие о том, что компания компенсирует будущему работнику затраты на оформление подписи. При этом нельзя отказывать в приеме на работу лишь потому, что у соискателя на момент трудоустройства нет электронной цифровой подписи.

По общему правилу трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и компанией. Предположим, стороны в договоре закрепили, что будут обмениваться между собой документами только в электронном виде. Тогда такой контракт начнет действовать лишь после того, как его электронную версию завизируют усиленными квалифицированными электронными подписями обе стороны. То есть если кандидат не подпишет договор электронной подписью, то трудовые отношения не возникнут.

Итак, чем же набор документов для приема на дистанционную работу может отличаться от того, что вы получаете от соискателей, которые будут трудиться в офисе? Подскажем.

Пенсионное страховое свидетельство. Если удаленный сотрудник раньше нигде не работал, то ему потребуется свидетельство по пенсионному страхованию. Обычным работникам в такой ситуации свидетельство оформляет компания. А вот удаленному специалисту придется позаботиться о документе самостоятельно. Причем это правило будет действовать в том случае, если трудовой договор оформляется путем обмена электронными документами. Такое уточнение есть в статье 312.2 Трудового кодекса РФ.

И тут главное, чтобы работник не затягивал с оформлением свидетельства. Иначе у вас могут возникнуть проблемы с пенсионной отчетностью. Ведь если сотрудник вовремя не получит карточку ПФР, то заполнить персонифицированные сведения по нему у вас не получится. Программа проверяющих выдаст неустранимую ошибку (она является технической).

Чтобы избежать трудностей при сдаче отчетности, проще всего не заключать договор с удаленщиком, пока он не получит свидетельство в фонде.

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, пенсионное свидетельство будущий сотрудник должен предъявить при заключении договора. Если же свидетельства нет, то, заключив без него трудовой договор, вы нарушите законодательство.

Трудовая книжка. По соглашению работодателя и дистанционного сотрудника запись в трудовую книжку об удаленной работе можно не вносить. В этом случае документом, подтверждающим стаж удаленной работы, будет трудовой договор.

Заметьте: трудовое законодательство не устанавливает в каком виде должно быть оформлено такое соглашение. Между тем такую договоренность лучше закрепить письменно в отдельном соглашении или непосредственно в тексте трудового договора.

Как ознакомить удаленного работника с локальными актами компании

До того как работник подпишет трудовой договор, его также надо ознакомить с внутренним распорядком компании, должностной инструкцией, коллективным договором. Иными словами, со всеми локальными актами компании, которые понадобятся сотруднику для работы (ст. 68 ТК РФ).

Как передать бумаги удаленщику? Просто отошлите копии всех этих документов в электронном виде, подписав их усиленной квалифицированной подписью. А дистанционный работник должен ознакомиться с бумагами, а затем подписать их усиленной электронной подписью.

Как подписать трудовой договор

Начнем с того, что в трудовом договоре надо прямо прописать: работа будет дистанционной. Это важно вот почему. Принимая на работу именно дистанционного сотрудника, у вашей компании не возникнет нового стационарного рабочего места. И значит, не будет споров по поводу того, надо ли регистрировать обособленное подразделение. Этого делать не нужно, о чем прямо сказано в статье 312.1 Трудового кодекса РФ.

Плюс ко всему раз нет стационарного рабочего места, то и нет обязанности проводить в отношении его спецоценку.

В трудовом договоре укажите, что стороны заключили его по местонахождению компании. Кстати, то же самое учтите на будущее, если вам придется подписывать с удаленщиком дополнительные соглашения к трудовому договору.

Трудовой договор вы будете подписывать и в электронном, и в бумажном виде. Поэтому не забудьте про реквизит «Подписи сторон».

После того как вы составите текст трудового договора о дистанционной работе, завизируйте его усиленной квалифицированной подписью директора вашей компании. В таком виде отправьте документ соискателю в электронном виде. Работник также должен подписать документ усиленной цифровой подписью (ст. 312.1 ТК РФ).

После этого один экземпляр договора, причем в бумажном виде, надо отправить новому сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением. На это у вас будет три календарных дня с момента, как работник подпишет договор электронной подписью.

Приказ о приеме сотрудника на дистанционную работу

Теперь, когда трудовой договор с удаленным работником вы подписали, надо издать приказ руководителя о приеме на работу. Это общее правило прописано в статье 68 Трудового кодекса РФ. Оно распространяется и на тех, кто будет трудиться на расстоянии.

Приказ о приеме на работу вы можете составить по унифицированной форме № Т-1. А можете воспользоваться самостоятельно разработанным бланком. В Роструде против этого не возражают (см. письмо от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1).

Использовать свою форму приказа будет удобнее, поскольку в ней вы можете сразу предусмотреть дополнительные сведения об условиях дистанционной работы. И опять же приказ вы завизируете цифровой подписью, вышлете его работнику, а тот в ответ поставит свою электронную подпись.

Листки нетрудоспособности получайте строго в оригинале

Мы рассказали, как подписать трудовой договор с дистанционным работником и обменяться с ним другими важными кадровыми документами. Но это еще не все. В процессе взаимодействия с удаленным работником вам могут понадобиться от него и другие бумаги для расчетов с ним. Причем не все удастся переправить через Интернет – есть такие, которые надо получить строго в оригинале.

Самый яркий пример – листок временной нетрудоспособности. Оплачивать больничный лист можно только в том случае, если работник пришлет вам оригинал документа, причем заказным письмом с уведомлением. Чтобы своевременно отмечать, что сотрудник находится на больничном, включите в трудовой договор специальный пункт о том, в какой срок дистанционный работник должен сообщать вам о своей временной нетрудоспособности.

Дистанционные работники: как оформлять кадровые документы

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль