Прием на работу нового сотрудника 2015: алгоритм действий кадровика

22384
Прием сотрудника на работу – процесс, который дает начало трудовым отношениям между работником и работодателем. Помимо заключения трудового договора для оформления приема на работу необходимо произвести ряд действий и составить определенный комплект кадровых документов. О том, какие работники должны проходить медосмотр при приеме на работу, как составить приказ о приеме на работу, как сделать запись в трудовой о приеме на работу – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • порядок действий работодателя при приеме сотрудника на работу;
  • необходимо ли оформлять заявление сотрудника о приеме на работу;
  • каких работников надо направлять на медосмотр до заключения трудового договора.

Алгоритм действий работодателя при оформлении приема на работу сотрудника


Читайте подробнее о приеме сотрудника на работу в статье >>>


При приеме на работу необходимо соблюдать последовательность действий, оформляя кадровую документацию. В первую очередь надо проверить документы соискателя.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Прием на работу нового сотрудника 2015: алгоритм действий кадровика

Шаблон трудового договора

Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на основную работу

Личная карточка

Далее, необходимо выяснить, должен ли работник при приеме на работу проходить обязательный медосмотр. По общему правилу обязательный предварительный медосмотр должны проходить несовершеннолетние работники, а также иные лица, если это предусмотрено трудовым законодательством (ст.69 ТК РФ). Соответственно, если предварительный медосмотр в отношении принимаемого на работу сотрудника, обязателен, необходимо направить его на такой медицинский осмотр.

Следующий этап – ознакомление работника под роспись с локальными актами организации, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Сделать это надо до подписания трудового договора.

Только после этого надо оформлять и подписывать трудовой договор. Отметим, что заявление о приеме на работу оформлять необязательно. Однако, если внутренний документооборот предусматривает составление такого документа, можно попросить сотрудника его написать.

На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу. За тем на работника оформляется личная карточка и делается запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Итак, это краткий алгоритм действий кадровика. А теперь остановимся на каждом пункте подробнее.

Документы при приеме на работу

При поступлении на работу соискатель должен предъявить:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку. Если работник принимается на работу впервые, трудовую книжку должен оформить работодатель. Также не предъявляют трудовую книжку внешние совместители;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости, если наличии такой справки предусмотрено трудовым законодательством (ч.первая ст.65 ТК РФ).

В целом, данный список документов является закрытым. Дополнительные документы сотрудник обязан предъявить только в том случае, если это предусмотрено законодательством. Поэтому, по общему правилу, требовать дополнительные документы, например, свидетельство о присвоении сотруднику ИНН, работодатель не может.

Медосмотр при приеме на работу

Обязательный предварительный медицинский осмотр при заключении трудового договора должны проходить:

  • сотрудники, в возрасте до 18 лет;
  • сотрудники, занятные на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • сотрудники, занятные на работах, связанных с движением транспорта;
  • работники организаций пищевой промышленности,
  • работники общественного питания;
  • работники торговли,
  • работники водопроводных сооружений,
  • работники медицинских организаций,
  • работники детских учреждений.

Данные медосмотры проводятся за счет средств работодателя.

Ознакомление сотрудника с локальными актами организации

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами, непосредственно вязанными с трудовой деятельностью сотрудника, а также с коллективным договором (при наличии).

Работодатель должен ознакомить работника с:

  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • положением об оплате труда (в случае, если оно оформлено отдельным документом и не является частью ПВТР);
  • положением о премировании (если этот локальный акт оформлен в виде отдельного документа);
  • положением об обработке персональных данных работников;
  • документами по охране труда;
  • иными локальными актами организации, связанными с трудовой деятельностью принимаемого на работу сотрудника.

Трудовое законодательство устанавливает два основных правила ознакомления работника с локальными актами:

  1. это должно быть сделано до подписания трудового договора;
  2. ознакомление должно быть произведено под роспись.

С целью подтверждения ознакомления сотрудников с локальными актами кадровые работники оформляют соответствующие журналы ознакомления. В данном журнале предусматриваются следующие графы:

  • перечисляются локальные акты, с которым ознакомлен работник,
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • дата ознакомления;
  • подпись работника.

Такие журналы кадровик может разработать самостоятельно или приобрести готовую форму.

Однако, это не единственный способ оформления ознакомления работника с локальными актами. Можно, например, разработать лист ознакомления к каждому локальному акту организации, в котором работник будет проставлять свою подпись.

 Заявление о приеме на работу

Как уже говорилось выше, заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Между тем, если кадровый документооборот предусматривает составление такого заявления его можно оформить.

Заявление о приеме на работу. Образец


Генеральному директору

общества с ограниченной ответственностью «Альфа»
А.В. Львову
от Е.В. Ивановой

ЗАЯВЛЕНИЕ

 Прошу принять меня на работу в административный отдел на должность секретаря.

13.08.2015                         Е.В. Иванова


Подписание трудового договора

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник, в свою очередь, обязуется лично выполнять свои трудовые функции, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Иными словами, трудовой договор – это документ, на основании которого возникают трудовые отношения.

При составлении трудового договора необходимо указать в нем все обязательные условия, перечисленные в статье 57 Трудового кодекса. Отметим, что отсутствие в тексте трудового договора тех или иных обязательных условий, является одним из наиболее распространенных правонарушений, выявляемых инспекторами ГИТ в ходе проверки.

Напоминаем, что заключать срочный трудовой договор работодатели вправе только при наличии условий, перечисленных в статье 59 Трудового кодекса. Причем в тексте трудового договора необходимо указать обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора.

Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, другой – передается работнику.

Обращаем внимание, что на экземпляре договора, который остается у работодателя. Сотрудник должен поставить дополнительную подпись, подтверждающую факт получения им своего экземпляра договора (ч.первая ст.67 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу 2015 можно оформить по унифицированной форме Т-1. Работодатель также может самостоятельно разработать и утвердить форму приказа о приеме на работу.

В приказе надо указать наименование организации (2). соответствует названию, закрепленному в учредительных документах. Код формы приказа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) (3) – 0301001. Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) является уникальным для каждой организации.

Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Дату начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата» заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок. Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу.

Фамилию, имя и отчество сотрудника вписывают (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Структурное подразделение (8) указывают при наличии. Наименование должности (9) должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).

Читайте подробнее о приеме сотрудника на работу в статье >>>

Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11) отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора. Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют приказ (15) под роспись. Он, в свою очередь, должен написать также дату ознакомления.

Напомним, что с приказом надо ознакомить работника в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч.вторая ст.68 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу. Образец

Прием на работу нового сотрудника 2015: алгоритм действий кадровика

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Запись в трудовую книжку о приеме на работу кадровик должен сделать в течение недели (п.10 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила).

В раздел «Сведения о работе» вносится запись о приеме на работу с указанием ее порядкового номера, полного наименования организации, даты трудоустройства, наименования должности и структурного подразделения работника, а также со ссылкой на приказ, согласно которому осуществляется его трудоустройство.

В том случае, если у работника нет трудовой книжки (например, он устраивается на работу впервые), кадровик должен в течение недели завести трудовую книжку такому работнику (п.8 Правил).

Оформление личной карточки

На каждого нового работника необходимо оформить личную карточку. Этот документ можно составить, используя унифицированную форму Т-2, или же организация может самостоятельно разработать и утвердить форму личной карточки.

Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу и документов, представленных работником.

Напоминаем, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. В личной карточке должна быть продублирована запись, внесенная в трудовую книжку (п.12 Правил).

Прием на работу нового сотрудника 2015: алгоритм действий кадровика

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль