Дубликат трудовой книжки

3553
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Это важный документ, получаемый работником на руки в момент увольнения и передаваемый на хранение в отдел кадров при приеме на новое место работы. К сожалению, как и любой другой документ, трудовая книжка может потеряться или прийти в негодность. О том, как правильно оформить дубликат трудовой книжки – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что делать, если утеряна трудовая книжка;
  • на основании каких документов оформляется дубликат трудовой книжки в 2015 году;
  • в каком порядке производится выдача дубликата трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки

Наверняка многие кадровики сталкивались с ситуацией, когда при трудоустройстве новый работник говорит, что потерял трудовую книжку, или предъявляет испорченный (обгоревший, порванный, сильно испачканный и непригодный к дальнейшему использованию) бланк документа. Как должен поступить работодатель?

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка

Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Трудовая книжка. Оформление дубликата

Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки

Кадровик должен разъяснить работнику о том, что ему необходимо обратиться к предыдущему работодателю для оформления дубликата, а заодно и оповестить его о факте утраты документа (п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Тот, в свою очередь, не вправе отказать работнику в его совершенно законном требовании о выдаче дубликата, даже если с момента увольнения прошел не один месяц. Если столь неприятный инцидент, как порча или утеря трудовой книжки, происходит с действующим или бывшим сотрудником вашей организации, необходимо выдать ему дубликат документа в течение 15 календарных дней с момента обращения.

Иногда уже после оформления и выдачи дубликата трудовой книжки, по прошествии некоторого времени, находится ее оригинал. Чтобы избежать путаницы, к которой неизбежно приведет наличие у сотрудника двух одинаковых документов, есть смысл работать только с дубликатом трудовой (запись о котором уже внесена в книгу учета движения трудовых книжек), вернув работнику найденный оригинал, утративший юридическую силу.

Как восстановить трудовую книжку?

Для оформления дубликата трудовой, независимо от наличия копии потерянного документа, необходимо собрать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы сотрудника. Если утеря или порча документа произошла по вине работника, именно на него возлагаются обязанности по сбору всех необходимых  выписок и справок, если утеряна трудовая книжка по вине работодателя — он будет вынужден обращаться во все организации, в которых ранее работал сотрудник.

Дубликат трудовой книжки в 2015 году оформляется на стандартном бланке, факт использования которого необходимо надлежащим образом отразить в книге учета движения трудовых книжек и прочих документах. Иногда работника, который потерял трудовую книжку и обратился к работодателю для ее восстановления, смущает формулировка «дубликат». Кадровик, столкнувшийся с просьбой о выдаче «новой трудовой со старыми записями», ни в коем случае не должен идти на поводу у сотрудника, желающего получить «настоящий документ, а не дубликат»: данное нарушение рано или поздно вызовет сомнения в подлинности документа (несложно заметить, что датировка записей не совпадает со временем выпуска бланка). Во избежание дальнейших проблем и недоразумений взамен испорченной или утерянной трудовой можно выдавать только ее дубликат! Покажите работнику образец дубликата трудовой книжки, объяснив, что данный документ имеет равную с подлинником юридическую силу.


Узнайте о том, как восстановить трудовую книжку


Работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и представить документы, подтверждающие периоды работы на предыдущих местах трудоустройства — справки, трудовые договоры, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты, копии приказов о приеме на работу и увольнении, испорченный бланк трудовой (если в нем различимы записи). При ликвидации предыдущих работодателей следует обратиться для получения недостающих документов в государственный или муниципальный архив.

Кадровик снимает копии со всех документов, представленных работником, и возвращает ему оригиналы, а затем оформляет дубликат трудовой книжки на основании полученных сведений. Стоимость бланка, используемого при оформлении дубликата:

  • возмещается работником только при условии, что оригинал трудовой книжки был испорчен или утерян по его вине (в противном случае расходы несет работодатель);
  • при возмещении работником отражается так же, как и при выдаче трудовой книжки впервые;
  • требует начисления НДС в обычном порядке, если работодатель — плательщик НДС.

Дубликат трудовой книжки: заполнение

Оформляя в 2015 году дубликат трудовой книжки, заполнение следует осуществлять в обычном порядке, не забывая перед внесением записей в бланк сделать в верхней правой части его первой страницы разборчивую пометку «Дубликат». Титульный лист заполняется так же, как и при заполнении новой трудовой книжки, причем в него вписываются актуальные на момент оформления документа сведения о работнике.

Данные об общем стаже работы у предыдущих работодателей вносятся в первую строку раздела «Сведения о работе» на основании имеющихся доказательств. Затем в этом же разделе более подробно и в хронологическом порядке делаются записи о каждом этапе трудового стажа (с указанием реквизитов подтверждающих документов). В самую последнюю очередь фиксируются сведения о работе и награждениях сотрудника в вашей организации на основании ее кадровых документов.

Если дубликат выдается уволенному работнику, после соответствующей записи указывается должность и ФИО специалиста по кадрам. После внесения всех необходимых записей документ заверяется печатью организации и подписью работника.

Вам также будут интересны материалы:

Трудовые книжки: как проверить, все ли делаем правильно?

Утрата трудовых книжек при чрезвычайной ситуации: как подтвердить стаж

Выдача трудовой книжки работнику на время

Урок №1. Заводим трудовую книжку новому работнику

Дубликат трудовой книжки

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль