Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Дубликат трудовой книжки

7 июля 2015
4219
Средний балл: 0 из 5

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Это важный документ, получаемый работником на руки в момент увольнения и передаваемый на хранение в отдел кадров при приеме на новое место работы. К сожалению, как и любой другой документ, трудовая книжка может потеряться или прийти в негодность. О том, как правильно оформить дубликат трудовой книжки – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что делать, если утеряна трудовая книжка;
  • на основании каких документов оформляется дубликат трудовой книжки в 2015 году;
  • в каком порядке производится выдача дубликата трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки

Наверняка многие кадровики сталкивались с ситуацией, когда при трудоустройстве новый работник говорит, что потерял трудовую книжку, или предъявляет испорченный (обгоревший, порванный, сильно испачканный и непригодный к дальнейшему использованию) бланк документа. Как должен поступить работодатель?

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка

Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Трудовая книжка. Оформление дубликата

Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки

Кадровик должен разъяснить работнику о том, что ему необходимо обратиться к предыдущему работодателю для оформления дубликата, а заодно и оповестить его о факте утраты документа (п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Тот, в свою очередь, не вправе отказать работнику в его совершенно законном требовании о выдаче дубликата, даже если с момента увольнения прошел не один месяц. Если столь неприятный инцидент, как порча или утеря трудовой книжки, происходит с действующим или бывшим сотрудником вашей организации, необходимо выдать ему дубликат документа в течение 15 календарных дней с момента обращения.

Иногда уже после оформления и выдачи дубликата трудовой книжки, по прошествии некоторого времени, находится ее оригинал. Чтобы избежать путаницы, к которой неизбежно приведет наличие у сотрудника двух одинаковых документов, есть смысл работать только с дубликатом трудовой (запись о котором уже внесена в книгу учета движения трудовых книжек), вернув работнику найденный оригинал, утративший юридическую силу.

Как восстановить трудовую книжку?

Для оформления дубликата трудовой, независимо от наличия копии потерянного документа, необходимо собрать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы сотрудника. Если утеря или порча документа произошла по вине работника, именно на него возлагаются обязанности по сбору всех необходимых  выписок и справок, если утеряна трудовая книжка по вине работодателя — он будет вынужден обращаться во все организации, в которых ранее работал сотрудник.

Дубликат трудовой книжки в 2015 году оформляется на стандартном бланке, факт использования которого необходимо надлежащим образом отразить в книге учета движения трудовых книжек и прочих документах. Иногда работника, который потерял трудовую книжку и обратился к работодателю для ее восстановления, смущает формулировка «дубликат». Кадровик, столкнувшийся с просьбой о выдаче «новой трудовой со старыми записями», ни в коем случае не должен идти на поводу у сотрудника, желающего получить «настоящий документ, а не дубликат»: данное нарушение рано или поздно вызовет сомнения в подлинности документа (несложно заметить, что датировка записей не совпадает со временем выпуска бланка). Во избежание дальнейших проблем и недоразумений взамен испорченной или утерянной трудовой можно выдавать только ее дубликат! Покажите работнику образец дубликата трудовой книжки, объяснив, что данный документ имеет равную с подлинником юридическую силу.


Узнайте о том, как восстановить трудовую книжку


Работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и представить документы, подтверждающие периоды работы на предыдущих местах трудоустройства — справки, трудовые договоры, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты, копии приказов о приеме на работу и увольнении, испорченный бланк трудовой (если в нем различимы записи). При ликвидации предыдущих работодателей следует обратиться для получения недостающих документов в государственный или муниципальный архив.

Кадровик снимает копии со всех документов, представленных работником, и возвращает ему оригиналы, а затем оформляет дубликат трудовой книжки на основании полученных сведений. Стоимость бланка, используемого при оформлении дубликата:

  • возмещается работником только при условии, что оригинал трудовой книжки был испорчен или утерян по его вине (в противном случае расходы несет работодатель);
  • при возмещении работником отражается так же, как и при выдаче трудовой книжки впервые;
  • требует начисления НДС в обычном порядке, если работодатель — плательщик НДС.

Дубликат трудовой книжки: заполнение

Оформляя в 2015 году дубликат трудовой книжки, заполнение следует осуществлять в обычном порядке, не забывая перед внесением записей в бланк сделать в верхней правой части его первой страницы разборчивую пометку «Дубликат». Титульный лист заполняется так же, как и при заполнении новой трудовой книжки, причем в него вписываются актуальные на момент оформления документа сведения о работнике.

Данные об общем стаже работы у предыдущих работодателей вносятся в первую строку раздела «Сведения о работе» на основании имеющихся доказательств. Затем в этом же разделе более подробно и в хронологическом порядке делаются записи о каждом этапе трудового стажа (с указанием реквизитов подтверждающих документов). В самую последнюю очередь фиксируются сведения о работе и награждениях сотрудника в вашей организации на основании ее кадровых документов.

Если дубликат выдается уволенному работнику, после соответствующей записи указывается должность и ФИО специалиста по кадрам. После внесения всех необходимых записей документ заверяется печатью организации и подписью работника.

Вам также будут интересны материалы:

Трудовые книжки: как проверить, все ли делаем правильно?

Утрата трудовых книжек при чрезвычайной ситуации: как подтвердить стаж

Выдача трудовой книжки работнику на время

Урок №1. Заводим трудовую книжку новому работнику

Дубликат трудовой книжки

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок