Проверяем документы соискателя

4471
Для заключения трудового договора будущий работник должен представить работодателю определенный комплект документов. Во избежание проблемных ситуаций кадровый работник обязан внимательно проверить документы. В первую очередь необходимо удостовериться принадлежат ли эти документы соискателю и не содержат ли они признаков подделки. О том, как действовать кадровику при проверке документов – читайте в статье.

Проверяем документы соискателя

Из этой статьи вы узнаете:

  • каким образом работодатель может проверить представленные соискателем документы;
  • какие документы будущий работник должен представить для заключения трудового договора;
  • как получить сведения о дисквалификации соискателя на руководящую должность.

Запрашиваем у соискателя необходимые документы

При заключении трудового договора сотрудник обязан предъявить работодателю: документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку (кроме случаев, когда работник поступает на работу впервые или на условиях совместительства); СНИЛС и др. (ч. первая ст. 65 ТК РФ).

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Проверяем документы соискателя

Трудовая книжка

Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист

Инструкция по ведению воинского учета


Более подробно о документах кадровика вы можете узнать в статье.


Некоторые категории сотрудников должны представить дополнительные документы. Например, иностранные граждане предъявляют разрешение на работу или патент (вид на жительство, разрешение на временное проживание), полис добровольного медицинского страхования (ст. 327.3 ТК РФ, Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ). Если сотруднику предстоит работать с продуктами питания, с детьми и др., он представляет медицинскую книжку (ч. вторая ст. 213 ТК РФ, ст. 34 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ) и т. д.

Проверяем представленные документы и сведения

Принимая у нового сотрудника документы, кадровик должен их внимательно осмотреть. При этом нужно обратить внимание на явные признаки подделки, которые можно выявить при визуальном осмотре, и установить принадлежность документов соискателю.

Паспорт. Проверяя паспорт кандидата, нужно посмотреть, нет ли признаков замены листов, фотографии, размытых оттисков печатей и штампов и т. п. Также необходимо выяснить, принадлежит ли паспорт соискателю, сопоставив фотографию и возраст. В паспорте гражданина РФ необходимо проверить наличие отметки о его отношении к воинской обязанности (подп. «а» п. 30 Положения о воинском учете).

Трудовая книжка. Прежде всего, кадровику нужно выяснить, соответствует ли бланк трудовой книжки образцу соответствующего года. В России применяются книжки образцов 1938, 1973, 2003 года и трудовая книжка колхозника. Эти документы обладают одинаковой силой (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). На бланках 1973 и 2003 года нужно проверить наличие водяных знаков, серии и номера книжки. Если установлено, что трудовая книжка не соответствует бланку соответствующего года, она недействительна.

Инструкции по кадровой работе

Чтобы выяснить, принадлежит ли книжка данному лицу, кадровик проверяет ее титульный лист. Фамилию, имя, отчество и дату рождения сотрудника сверяют с паспортными данными (п. 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек). На титульном листе должна быть печать работодателя, оформившего трудовую книжку (в бланках 1973 и 2003 года) (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Если есть сомнения в принадлежности документа работнику или на титульном листе отсутствует печать (в случаях, когда она должна быть), принимать трудовую книжку нельзя.

Трудовая книжка образца 2003 года прошита специальным швом, исключающим замену листов, и состоит из 44 страниц. Цвет ее обложки – серый.

Установив принадлежность книжки соискателю, кадровик должен просмотреть записи, которые внесли предыдущие работодатели. В трудовой книжке должна быть запись об увольнении с последнего места работы (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если она отсутствует, принять сотрудника можно только по совместительству. Увидев замазанные, зачеркнутые записи, подчистки и т. д. в разделе «Сведения о работе», разъясните соискателю, что стаж за соответствующие периоды не будет учтен при оплате больничных, а в дальнейшем Пенсионный фонд России может не зачесть это время в стаж для назначения пенсии. Посоветуйте кандидату обратиться к работодателю, который внес неправильную запись, чтобы он исправил ее надлежащим образом.

Бывает, что работодатель готов принять соискателя, несмотря на выявленные признаки подделки трудовой книжки или другие несоответствия. В этом случае по заявлению сотрудника оформите ему новую трудовую книжку.

Документ об образовании. Работодатель, как правило, заинтересован в том, чтобы квалификация сотрудника позволяла выполнять трудовые обязанности. В ряде случаев отсутствие или недействительность диплома сами по себе являются основанием для отказа в приеме на работу. Например, когда кандидат планирует заниматься педагогической или медицинской деятельностью. Работодатель может обратиться в учебное заведение с запросом о том, выдавался ли кандидату соответствующий диплом. Предварительно необходимо получить у работника письменное согласие на это (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Документы воинского учета. Принимая на работу граждан РФ, работодатель обязан проверить наличие и подлинность документов воинского учета – удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, или военного билета. Нужно удостовериться в подлинности записей в них, наличии отметок о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания. Также проверяют наличие мобилизационного предписания и жетона с личным номером Вооруженных Сил РФ, если в военном билете есть отметка об их вручении (п. 30 Положения о воинском учете).

Необходимо установить принадлежность документов воинского учета соискателю, сверив их с документами, удостоверяющими личность. Организация должна направить в военкомат сведения о сотрудниках, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, в течение двух недель с момента их приема (п. 29 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.).

Если ответственное должностное лицо организации не сообщит в военкомат в установленный срок о принятых на работу сотрудниках, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, это может повлечь административную ответственность – штраф в размере от 300 до 1000 рублей (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).

Патент или разрешение на работу. Проверить действительность патентов и разрешений на работу, представленных работниками – временно пребывающими иностранцами, можно на сайте ФМС России. Рекомендуем это сделать. Хотя ответственность за работу по фальшивому документу лежит на сотруднике, органы ФМС России могут оштрафовать и работодателя за привлечение иностранца без разрешения на работу или патента (ст. 18.15 КоАП РФ, решение Ленинградского областного суда от 7 ноября 2012 г. № 7-589/2012).

Справка об отсутствии судимости. Выяснять, есть ли у кандидатов судимость, можно только в случаях, установленных законом. Например, если соискатель будет заниматься педагогической деятельностью, работать с несовершеннолетними и т. д. (ст. 331, 351.1 ТК РФ и др.). Проверка заключается в том, что работодатель запрашивает у кандидата справку об отсутствии судимости или факта уголовного преследования. Порядок выдачи таких справок определен Административным регламентом, утвержденным приказом МВД России от 7 ноября 2011 г. № 1121 (далее – Регламент). Если кандидат не представит справку, его нельзя принять на работу, к которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию за совершение определенных преступлений.

С заявлением о выдаче справки может обратиться сам гражданин или его уполномоченный представитель. Работодатели не включены в круг заявителей (п. 2 Регламента). Но на основании доверенности, выданной соискателем, кадровик или другое уполномоченное лицо могут обратиться с запросом о выдаче справки об отсутствии судимости.

Иные документы. Следует проверить медицинские книжки, справки о характере деятельности по основному месту работы (для совместителей, поступающих на работу с вредными или опасными условиями труда) и т. п. Если есть сомнения в подлинности документа, можно с предварительного письменного согласия работника направить запрос в организацию, которая его оформила (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если эти документы не проверить, то работодателю также может грозить ответственность (ст. 5.27, 6.3 КоАП РФ и др.).

Сведения о работнике. Чтобы проверить информацию, которую кандидат сообщил о себе в резюме или рекомендациях, можно обратиться к его прежним работодателям. Для этого необходимо письменное согласие соискателя (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Для анализа общедоступной информации, размещенной в Интернете, в том числе в социальных сетях, согласия кандидата не требуется (п. 10 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Иногда работодатели предлагают соискателям пройти психофизиологическую экспертизу (проверку на полиграфе). Трудовой кодекс такой процедуры не предусматривает. По общему правилу, полиграфические детекторы лжи при оценке профессионального риска не применяют. Но законодательство разрешает использовать полиграф при приеме на работу в правоохранительные органы (приказ Минюста России от 16 апреля 2013 г. № 51 и др.). Если работодатель все же решит проверить правдивость соискателя на полиграфе, необходимо получить письменное согласие кандидата на это и ознакомить его с результатами проверки (ст. 89 ТК РФ).

Запрашиваем информацию о дисквалификации

Заключая трудовой договор с отдельными категориями сотрудников, работодатель должен запросить в ФНС России информацию о дисквалификации соискателя (постановление Правительства РФ от 3 июля 2014 г. № 615). Такая проверка проводится, если кандидат претендует на должность государственной гражданской или муниципальной службы, планирует осуществлять медицинскую или фармацевтическую деятельность и т. д., а также если его работа будет связана с управлением организацией (ст. 3.11, 32.11 КоАП РФ).

Если компания примет на работу, к примеру, дисквалифицированного генерального директора, это повлечет административную ответственность в виде штрафа до 100 000   рублей (ст. 14.23 КоАП РФ). Сотрудника придется уволить по пункту 11 части первой статьи 77 Трудового кодекса, если нельзя перевести его на другую работу.

Вам также будут интересны материалы:

Прием на работу несовершеннолетних в 2015 году

Прием на работу по трудовому договору

Принимаем на работу директора-иностранца

Проверяем документы соискателя

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль