Вкладыш в трудовую книжку: правила оформления

5236
Когда все страницы какого-либо раздела трудовой книжки оказываются заполненными, оформляется вкладыш. Причем кадровому работнику надо не просто завести вкладыш, но и вшить его в трудовую книжку. Правила оформления вкладыша аналогичны общим принципам ведения трудовых книжек, но у многих кадровиков, тем не менее, возникают вопросы, связанные с его заполнением.

Из этой статьи вы узнаете:

  • где можно купить вкладыш в трудовую книжку;
  • как организовать учет вкладышей в трудовую книжку в 2015 году;
  • в каком порядке происходит заполнение вкладыша в трудовую книжку;
  • какими нормативными актами устанавливаются правила ведения и хранения вкладышей.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Вкладыш в трудовую книжку: правила оформления

Трудовая книжка

Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Оформление вкладыша предусматривается законодательством только в случае необходимости — когда в каком-либо из разделов трудовой книжки заканчивается свободное место для записей. Действующими нормативными актами количество вкладышей не ограничивается, их заводят по мере надобности. Несмотря на то, что вкладыш в трудовую книжку считается отдельным документом, фактически сам по себе он недействителен.


Читайте подробнее о вкладыши в трудовую книжку в статье >>>


Заполнение, учет и хранение вкладышей относятся к непосредственным обязанностям специалиста по кадрам. Как вшить вкладыш в трудовую книжку в 2015 году без ошибок? Следует руководствоваться «Правилами ведения и хранения трудовых книжек», утвержденными постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003 года. Данный документ четко описывает порядок оформления вкладышей и устанавливает единую форму бланка. Объем вкладыша для раздела «Сведения о работе» составляет 9 разворотов, а для раздела «Сведения о награждениях» — 8 разворотов. В процессе заполнения бланка можно обращаться к «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003 года.

При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке (как правило, в правом верхнем углу титульного листа) проставляется соответствующий штамп. Запись от руки, хотя и не служит однозначным основанием для признания сведений недействительными, все же не считается корректной. Каждый работодатель обязан иметь такой штамп и применять его в случае необходимости (п.39 «Правил»).

Четких предписаний, указывающих, как именно полагается вшивать вкладыш в трудовую книжку, как оформить процедуру с технической точки зрения и т. д., нормативные документы не содержат. На практике следует придерживаться нескольких простых принципов:

  • вкладыш должен именно вшиваться (а не вклеиваться, прикрепляться при помощи скоб или банально вкладываться в трудовую) для надежности скрепления;
  • чтобы не разбивать записи в документе, вкладыш лучше вшивать не в середину трудовой книжки, хотя технически это проще, а в ее конец (между последней страницей и обложкой);
  • лучше всего пришивать вкладыш суровой ниткой на 4-5 проколов.


Узнайте дополнительную информацию про вкладыш в трудовую книжку здесь


Заполнение вкладыша в трудовую книжку в 2015 году подразумевает сквозную нумерацию записей по каждому разделу. Это означает, что нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает последовательность соответствующего раздела. При этом допускается простановка номера записи в основном бланке трудовой книжки с продолжением самой записи на бланке вкладыша.

Сведения о сотруднике (дата рождения, образование, профессия, специальность, фамилия, имя и отчество) в обязательном порядке вписываются во вкладыш в трудовую книжку: образец заполнения титульного листа вы найдете в нашей базе кадровых документов. Также на титульном листе вкладыша проставляются фамилия и подпись сотрудника, ответственного за заполнение трудовых книжек. Датой заполнения документа считается дата первой сделанной в нем записи. Заполненный вкладыш заверяется личной подписью работника, на имя которого он оформлен, и печатью работодателя.

Учет вкладышей в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — документ строгой отчетности. Поэтому полученный специалистом по кадрам бланк подлежит регистрации во всех необходимых учетных документах, к которым относятся, прежде всего, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу бланков, ведущуюся бухгалтерией организации, вписываются сведения о каждом полученном и израсходованном бланке вкладыша с указанием его серии и номера.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, обязанности по ведению которой возлагаются на кадровую службу, регистрируются все вкладыши, выдаваемые работникам и принятые от сотрудников вместе с трудовыми книжками при приеме на работу. При регистрации указываются серия и номер бланка, сведения о сотруднике с датой его приема на работу и реквизиты документа, на основании которого производилось трудоустройство.

Организация должна контролировать движение бланков вкладышей и осуществлять их выдачу только по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Работник, получающий на руки трудовую книжку с вкладышем при увольнении, расписывается в личной карточке и в книге учета. Невостребованные трудовые книжки и вкладыши хранятся в кадровой службе в течение двух лет, после чего передаются в архив организации, где после 50 лет хранения уничтожаются в установленном порядке. По окончании каждого месяца проводится инвентаризация: кадровик передает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, а также о суммах, полученных за оформленные бланки.

Где купить вкладыш в трудовую книжку

Несмотря на то, что во многих киосках совершенно беспрепятственно предлагается вкладыш в трудовую книжку, купить его обязан работодатель, а не работник. Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется по договору поставки юридическим лицом либо его представителем по доверенности.

Читайте подробнее о вкладыши в трудовую книжку в статье >>>

Изготавливает бланки трудовых книжек и вкладышей к ним Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – «ГОЗНАК» Министерства финансов РФ.

Купить вкладыш можно непосредственно у изготовителя или у специального распространителя, уполномоченного Объединением «Гознак». Иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладышей может рассматриваться в качестве административного правонарушения в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ (определение Верховного Суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416).

Перечень официальных распространителей можно найти на сайте Объединения «Гознак».

Работодатели могут приобрести бланки трудовых книжек и вкладыши в трудовую книжку у следующих официальных распространителей:

  •  ООО «СпецБланк», адрес: 117105, г. Москва, Нагорный проезд, д. 10, стр. 7, тел./факс: +7 (495) 229-13-44, 229-13-45.
  • ОАО «Главснаб Правительства Москвы», адрес: 109147, г. Москва, ул. Марксистская, д.10, стр. 1, тел./факс: +7 (495) 911-06-80, 912-27-55.
  • ЗАО «Разносбыт», адрес: 127238, Москва, Ильменский проезд, д. 5, тел./факс: +7 (499) 250-11-89, 251-13-76, 250-01-02.
  • ООО «Имидж», адрес: 129337, г. Москва, Ярославское шоссе, д. 111, к. 2 тел./факс: +7 (495) 540-62-06, 647-10-70.
  • ООО «Моя Компания Поволжье», адрес: 410052, г. Саратов, ул. Одесская, д. 6, тел./факс: +7 (8452) 44-33-44, 35-54-04.
  • ООО «Рельеф-Центр», адрес: 390044, г. Рязань, ул. Зафабричная, д. 14, тел./факс:+7 (4912) 95-80-00.
  • ООО ПКФ «Буква», адрес: 426004, г. Ижевск, ул. Пастухова, 45-41, тел./факс: +7 (3412) 609-848.

Вам также будут интересны материалы:

Трудовые книжки: как проверить, все ли делаем правильно?

Выдача трудовой книжки работнику на время

Трудовые книжки: когда некорректную запись лучше оставить как есть?

Запись о приеме на работу в трудовой книжке: исправляем ошибки

Урок №1. Заводим трудовую книжку новому сотруднику

Вкладыш в трудовую книжку: правила оформления

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль