Замещение работника на время отпуска

15894
С началом периода отпусков вопрос замещения сотрудников, отправившихся отдыхать, приобретает особую актуальность. Чтобы уход важного специалиста в отпуск не нарушал нормальный ход работы компании, работодателю необходимо заранее позаботиться о передаче его полномочий и основных должностных обязанностей другому работнику. О том как это сделать – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как оформить замещение на время отпуска работника;
  • как должен выглядеть приказ на замещение на время отпуска ключевых должностных лиц организации — директора и главного бухгалтера;
  • в каком порядке выплачивается доплата за замещение на время отпуска.
Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Замещение работника на время отпуска

Приказ о предоставлении отпуска

Приказ о временном замещении (исполнении обязанностей отсутствующего работника)

Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска

Заявление сотрудника о предоставлении ежегодного отпуска

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника (временное замещение)

Как оформить замещение на время отпуска

Каждый работник имеет законное право на отдых. Если на период отпуска обязанности сотрудника будет выполнять другой работник, это потребует документального оформления.

По сути, у работодателя есть выбор из нескольких вариантов. Он может:

  • временно принять на место отсутствующего сотрудника нового специалиста (по срочному трудовому договору);
  • перевести на должность отпускника кого-либо из имеющегося персонала;
  • поручить выполнение должностных обязанностей ушедшего в отпуск работника другому сотруднику за доплату (оформить совмещение должностей).

Все формы замещения имеют общие черты, в связи с чем работодатели нередко допускают досадные ошибки при оформлении процедуры замены. Чтобы выбрать оптимальный (а иногда — и единственно приемлемый для организации) вариант, следует учитывать конкретные обстоятельства, сложившиеся на момент ухода сотрудника в отпуск.

Порядок замещения временно отсутствующего работника новым сотрудником, принимаемым  в штат с заключением срочного трудового договора, установлен ст.59 Трудового кодекса РФ. Данная форма замещения считается самой сложной и дорогой, поскольку подразумевает необходимость соблюдения целого ряда юридических нюансов (особенно на этапе увольнения нового работника по окончании срока действия договора). Гораздо проще, в том числе и с юридической точки зрения, оформить совмещение должностей, переложив обязанности по выполнению трудовой функции отпускника на другого сотрудника, уже числящегося в штате организации.

В этом случае применяется ст. 60.2 ТК РФ, позволяющая работодателю возлагать на работника дополнительные обязанности. Сотрудник должен за заранее оговоренную оплату выполнять дополнительную работу наряду с функциями, определенными трудовым договором, во время основной смены (рабочего дня). Обязывая работника трудиться по совмещению после окончания рабочего дня, в нерабочий по графику день или в две смены подряд, работодатель нарушает закон.

Не забудьте заручиться согласием сотрудника перед тем, как переложить на него обязанности и полномочия ушедшего в отпуск коллеги. Помните, что работник имеет полное право отказаться от дополнительных обязанностей. Несогласие на замещение работника на время отпуска не влечет никакого дисциплинарного взыскания, поскольку не классифицируется как нарушение трудовой дисциплины. Согласившийся замещать коллегу сотрудник может отказаться от дополнительной работы досрочно: чтобы не нарушать закон, он обязан предупредить о своем решении работодателя в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня. Привлечение любого сотрудника организации к временному выполнению функций отсутствующего работника оформляется соответствующим приказом.

Содержание и объем дополнительной работы, сроки и прочие условия совмещения также устанавливаются работодателем исключительно с письменного согласия работника и закрепляются дополнительным соглашением к трудовому договору. Размер и факт установления доплаты следует зафиксировать документально (по устной договоренности замещение работника на время отпуска не оплачивается).

Временный перевод другого сотрудника на должность отпускника — еще один способ решения проблемы, также требующий документального оформления. Как и совмещение, перевод осуществляется на основании письменного соглашения сторон, определяющего срок и условия замещения. При переводе работник переключается на выполнение трудовой функции замещаемого сотрудника, прекращая выполнять свою прежнюю работу.

Порядок оформления процедуры установлен ст.72.2 ТК РФ. Работодатель издает приказ о переводе с указанием на его временный характер; работника необходимо ознакомить с данным документом под роспись. В трудовую книжку запись о временном переводе не вносится. Если по окончании срока, установленного приказом, сотруднику не была предоставлена прежняя работа, и он продолжает трудиться на новой должности, не требуя восстановления изначального статуса, перевод считается постоянным, поскольку условие о его временном характере автоматически теряет силу.

Замещение директора на время отпуска

Когда в отпуск уходит директор организации, его обязанности и полномочия (в том числе и право подписывать документы от лица руководства), как правило, переходят к заместителю. Условие, подразумевающее замещение директора на время отпуска, можно включить в текст трудового договора с работником, занимающим должность заместителя, и сделать одним из положений должностной инструкции: тогда не придется оформлять дополнительное соглашение (при этом доплата за замещение на время отпуска будет назначаться не в обязательном порядке, а на усмотрение руководителя). Но что делать, если в трудовом договоре не прописан данный пункт, или у директора нет заместителя?

Перед тем, как издать приказ на замещение директора на время отпуска (то есть на время уполномочить другого сотрудника исполнять обязанности руководителя организации и ставить подпись на документах, регулирующих внешние взаимоотношения организации), придется заключить дополнительное соглашение и оформить доверенность на передачу соответствующих полномочий. Порядок оформления и согласования приказа о временном замещении стандартен и ничем не отличается от общепринятых в делопроизводстве принципов составления приказов по организации. Сотруднику, должность которого, согласно трудовому договору, не подразумевает исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя организации, положена доплата за совмещение (ст.151 ТК РФ).

Замещение главного бухгалтера на время отпуска

Работа бухгалтерии носит непрерывный характер, поэтому уход в отпуск главного бухгалтера — лица, ответственного и за организацию учета, и за предоставление отчетности — всегда сопряжен с процедурой передачи ряда полномочий.

Если в организации предусмотрена должность заместителя главбуха, в обязанности которого входит выполнение функций последнего при необходимости, право подписи переходит к нему (в этом случае доплата не полагается). Если исполняющим функции главного бухгалтера назначается другой сотрудник, вынужденный совмещать дополнительную работу со своей основной деятельностью, такое замещение оформляется допсоглашением к трудовому договору и соответствующим приказом как совмещение профессий с получением доплаты. В приказе необходимо указать размер доплаты, содержание и объем работы, срок выполнения сотрудником обязанностей главного бухгалтера и факт передачи права подписи финансовых документов, если таковой имеет место.

Вместе с правами главного бухгалтера на сотрудника, который его замещает, перекладывается и ответственность за возможные ошибки в учете.

Вам также будут интересны материалы:

График отпусков

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Предоставляем отпуск после командировки

Замещение работника на время отпуска

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль