Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

19743
С чего кадровику начать внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу нового сотрудника? Чем отличается запись в трудовой книжке о приеме на работу по срочному договору и запись в трудовой книжке о приеме на работу по срочному договору? В материале пойдет речь о том, как заполняется один из основных документов при приеме на работу.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Как вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу;
  • Как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в порядке перевода, по совместительству, временно, по срочному договору;
  • Как оформляется запись в трудовой книжке о приеме на работу ип (индивидуальным предпринимателем).

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

Заявление сотрудника о приеме на работу

Выписка из приказа о приеме на работу

Заверенная копия приказа о приеме на работу

Форма № Т-1. Приказ о приеме работника на работу

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление записи о приеме сотрудника на работу

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление записи о приеме сотрудника на работу по совместительству

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на работу по внутреннему совместительству

Нормативно-правовые документы по теме «Внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу»

Документ

Поможет вам

Статья 66 ТК РФ

Узнать о том, что трудовая книжка является главным документом о трудовой деятельности и стаже работника

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ № 225)

Вспомнить основные правила ведения и хранения трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек)

Выяснить, как именно нужно вносить сведения в трудовую книжку

Как вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу?


Читайте подробнее о записях в трудовой книжке в статье >>>


Разобраться в вопросе, как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу, помогут Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая была утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225.

Внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу

Прежде всего, необходимо учитывать, заполняют ли трудовую книжку впервые или записи в книжке продолжаются, после того как ее владелец устроился на новом месте трудовой деятельности.


записи

Дата

Сведения о приеме на работу, 
переводе на другую постоянную 
работу, квалификации, увольнении 
(с указанием причин и ссылкой на 
статью, пункт закона)

Наименование, дата и 
номер документа, на 
основании которого 
внесена запись

число

месяц
 

год

1

2

3

4

1

13

01

201
4

Служба в Вооруженных
силах Российской Федерации с
01.06.2007 по 01.06.2009

Военный билет НЛ
№ 081245

Закрытое акционерное общество
«Альфа» (ЗАО «Альфа»)

2

13

01

201
4

Принят в технический отдел
на должность электрика

Приказ от 13.01.2014
№ 4-к

Если графы раздела трудовой книжки «Сведения о работе» заполняются впервые, необходимо обратить внимание на ряд вопросов. К примеру, если до поступления на работу работник проходил военную службу в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», то при начальном заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» делается запись сведений о службе. Запись о приеме на работу следует после.


Важно

Нельзя вносить в трудовую книжку запись «Рабочего стажа до поступления не имел». Внесение такой записи не предусмотрено, ни Правилами, ни Инструкцией.


Как правильно внести в трудовую книжку запись о приеме на работу?

Внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу нового сотрудника следует начинать с наименования предприятия или организации. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование предприятия, а также его сокращенное наименование (при наличии). При этом данной записи порядковый номер не присваивается. Например, если у организации ОАО «Фирменные колбасы» есть сокращенное наименование, то есть в уставе организации записано, что ее сокращенное наименование – ОАО «ФК», то в соответствии с п. 3. 1 Инструкции после полного приводится и сокращенный вариант наименования.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

Затем вносится запись о приеме на работу, для чего в графе 1 проставляется номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Запись о наименовании работы или должности, на которую принят соискатель, должна производиться в соответствии с наименованием профессии, которая указана в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (по отраслям). В квалификационном справочнике, должностей руководителей, специалистов и других служащих. В общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов или в соответствии со штатным расписанием предприятия или организации.

В 4 графе вписываются номер и дата приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому сотрудник принят на работу. Во время своей трудовой деятельности работник может повысить свой разряд или класс (водитель) о чем в трудовой книжке производится соответствующая запись.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

При приеме на работу в 3 графу раздела «Сведения о работе» вначале следует указывать полное затем сокращенное (при его наличии) наименование предприятия или организации, или же прописывается полное наименование индивидуального предпринимателя – его фамилия, имя отчество. Заметьте, что при данной записи номер не проставляется.

Читайте подробнее о записях в трудовой книжке в статье >>>

Затем ниже следует непосредственно запись о приеме: в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (число, месяц, год – цифрами), в графе 3 - запись «Принят/а в отдел <наименование структурного подразделения> на должность <наименование должности>», в графе 4 – наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу в порядке перевода

При приеме на работу в порядке перевода из другой организации необходимо указать, из какой организации принимается работник.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

Если происходит перевод сотрудника на другую должность внутри одного и того же предприятия или организации, то в 1 графу раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи. Во 2 графу – дата перевода (число, месяц, год – цифрами), в 3 графу – запись «Переведен/а в отдел <наименование структурного подразделения> на должность <наименование должности>» или «Назначен/а на должность <наименование должности>», в 4 графу – вписывается документ послуживший основанием внесения записи, его номер и дата. Информация о том, что перевод временный в трудовой книжке не записывается.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу по совместительству

Согласно ст. 66 ТК РФ, запись в трудовой книжке о приеме на работу по совместительству вносится по основному месту работы по желанию сотрудника, на основании документа, который подтверждает его работу по совместительству.

Однако нет документального уточнения, должно ли быть выражено желание в письменной или устной форме. Поэтому не будет лишним, если работник напишет заявление с просьбой внести соответствующую запись в его трудовую книжку.

Образец справки, выдаваемой по месту работы, подтверждающей трудовую деятельность в компании

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

Запись в трудовую книжку при приеме на работу по совместительству имеет свою специфику. Внесение записи в трудовую книжку производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на номер и дату документа.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу по совместительству. Образец

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

При оформлении внутреннего совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что и внешнего совместителя. Нюанс лишь в том, что при составлении такой записи в документ не вписывается наименование предприятия.

Согласно ст. 288 ТК РФ кроме оснований, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, трудовой договор с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

Запись в трудовой книжке о приеме на работу временно

Трудовое законодательство устанавливает права и обязанности и для работодателей и для работников. Закон действителен в том случае, если между сторонами заключен трудовой договор вне зависимости от того какой он – временный или постоянный. Но при составлении некоторых документов следует уточнять, что трудовые отношения закреплены на определенное время. По желанию работника вы можете внести сведения в трудовую книжку. В формулировке, просто ссылайтесь на ранее оформленный приказ.

Трудовая книжка заполняется на основании общих правил. В трудовой книжке не нужно прописывать, что работник принят на основании заключения срочного трудового договора, так как подобное требование не предусматривается на законодательном уровне. Работодатель, указавший в трудовой книжке подобные сведения, скорее всего, будет привлечен к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

 Запись в трудовой книжке при временном приеме на работу производится в соответствии со ст. 59 Трудового кодекса РФ. Таким образом, и в трудовом договоре, и в приказе о приеме на работу, и в трудовой книжке должна использоваться одна и та же формулировка: "Принят на работу в... (подразделение) на должность... (или по профессии) временно до выхода из отпуска временно отсутствующего работника".

Запись в трудовой книжке о приеме на работу ип (индивидуальным предпринимателем)

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если работодатель является физическим лицом – индивидуальным предпринимателем? В таком случае при заполнении документа при упоминании работодателя указываются его фамилия, имя и отчество.

Если работодатель имеет статус юридического лица, то следует указывать наименование организации (предприятия). Требования к реквизиту документов «Наименование организации» содержатся в п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Если данный реквизит вносится в трудовую книжку целесообразнее принять к руководству следующие требования:

  • наименование предприятия или организации должно соответствовать наименованию, которое закреплено в ее учредительных документах;
  • наименование организации должно быть указано полностью;
  • при наличии в учредительных документах организации сокращенного наименования оно приводится в скобках ниже полного наименования или за ним.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

Запись в трудовой книжке о приеме на работу по срочному договору

В соответствии со статьей 58 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных частью 1 статьи 59 ТК РФ. При этом срочный трудовой договор может заключаться и по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения в случаях, перечисленных ч. 2 ст. 59 ТК РФ.

Дата


Записи

число

месяц

год

Сведения о приеме на работу, 
переводе на другую постоянную 
работу, квалификации, увольнении 
(с указанием причин и ссылкой на 
статью, пункт Закона)

Наименование, дата и
номер документа, на 
основании которого 
внесена запись

1

2

3

4

...

...

...

...

...

...

Общество с ограниченной 
ответственностью
«Альфа» (ООО «Альфа»)

3

16

02

2015

Принята в административный отдел на
должность секретаря

Приказ от 16.02.2015№ 
8-к

Трудовым законодательством РФ предусматривается возможность преобразование срочного трудового договора в договор, заключаемый на неопределенный срок. Так в силу ч. 4 ст. 58 ТК РФ в случае, если ни одна из сторон трудового договора не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и сотрудник продолжает трудовую деятельность, то трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Примите к сведению: в Правилах и Инструкции не говорится о том, что при заключении срочного трудового договора в трудовой книжке следует указывать, что трудовой договор срочный. А значит, запись в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника в таком случае производится в обычном порядке (см. образец).

Данной позиции также придерживается Роструд, который пояснил, что в случае, если сотрудник принят на работу по срочному трудовому договору (на время отсутствия основного специалиста), запись о сроке трудового договора в трудовую книжку не вносится (письмо Роструда от 06.04.2010 № 937-6-1)

Запись в трудовой книжке о приеме на работу водителем

Для внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу водителем, учитываем следующие моменты. В 3 графу раздела «Сведения о работе», точнее сделать запись: не «Принят в... на должность водителя», а «Принят в... водителем» или «Принят в... по профессии водителя». Ведь Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367) относит водителей автомобилей не к должности служащего, а к профессии рабочего.

Указанный пример формулировки соответствует нормам Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Так, частью. 2 статьи. 57 ТК РФ установлено, что в качестве трудовой функции можно указывать работу как по должности, так и по определенной профессии или специальности. Согласно п. 3.1 данной Инструкции в трудовую книжку помимо других сведений вносится наименование должности, специальности или профессии. Унифицированные формы приказов также предусматривают внесение сведений о должности, специальности или профессии.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу на время декретного отпуска

Когда кто-то из работниц уходит в декрет или в отпуск по уходу за ребенком, приходится на время искать ей замену. В поисках выхода можно предложить:

  • взять на ее должность нового сотрудника (в частности, по совместительству) по срочному трудовому договору (Статьи 59, 60.1 ТК РФ);
  • сделать временный перевод на ее должность кого-то из ваших работников. При этом он на время перевода освобождается от обязанностей по своей должности (Статья 72.2 ТК РФ);
  • поручить выполнение всей или части ее работы кому-то из работников на условиях совмещения (Статья 60.2 ТК РФ) или внутреннего совместительства (Статья 60.1 ТК РФ).

Учитывая то, что нахождение основной работницы в отпуске, продолжается довольно долго, как правило, (от нескольких месяцев до 3 лет), чаще всего прибегают к первым двум вариантам.

Запись в тк (трудовой книжке) о приеме на работу в указанном случае обычная. В трудовую книжку запись о приеме на работу по срочному трудовому договору делается в общем порядке (п. 3.1 Инструкции). Основанием для внесения записей будет являться приказ о приеме на работу.

Здесь не нужно указывать, что договор, который заключен с сотрудником — срочный (письмо Роструда от 06.04.2010 № 937-6-1). Дело в том, что такой договор, изначально заключенный на конкретный срок, в дальнейшем может быть трансформирован в договор, заключенный на неопределенный срок. К примеру, если замещаемая работница уволилась, не приступая к трудовым обязанностям. На основании части 4 статьи 58 ТК РФ, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного договора в связи с истечением срока его действия, сотрудник продолжает работать.

Читайте материалы по теме:

Трудовые книжки: когда некорректную запись лучше оставить как есть?

Трудовые книжки: как проверить, все ли делаем правильно?

Каковы особенности трудовых отношений на малых предприятиях?

Выдача трудовой книжки работнику на время

Урок № 1. Заводим трудовую книжку новому сотруднику

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль