Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Журнал регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы

30 сентября 2016
9061
Средний балл: 0 из 5

В материале ответим на вопросы кадровых специалистов о журналах регистрации трудовых договоров.

Журнал регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы

Из этой статьи вы узнаете:

  • как исправить ошибку в нумерации журнала регистрации трудовых договоров;
  • какие сведения должны быть в журнале регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Вопрос: В журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним все документы нумеруются подряд, без различий между видом документа. Поэтому получается, что у сотрудника появляется дополнительное соглашение под номером 68, так как предыдущая запись – трудовой договор под номером 67. Журнал организация начала вести в 2015 году, в нем заполнено всего десять страниц. Как исправить ошибку, допущенную кадровиком, работавшим в организации ранее? На каком основании я могу закрыть действующий журнал и начать новый?

Ответ: Согласно действующему трудовому законодательству, регистрация дополнительных соглашений не должна вестись в принципе. Если же эти документы регистрируются, то необходим отдельный специальный журнал для этих целей. Исправить ошибку в данном случае нельзя, поскольку номера уже вписаны в договоры и приказы о трудоустройстве. Однако допустимо закрытие существующего журнала и открытие нового, тем более обычно для удобства регистрация трудовых договоров начинается  с нуля каждый год. То есть новый номер будет выглядеть как «№ 1/2017». В январе 2018 года вы можете либо отчеркнуть предыдущий период и начать записи в этом же журнале или заведете новый журнал регистрации.

Совет эксперта: Работодателю будет проще избежать трудового конфликта, если в организации будет грамотно выстроена система регистрации документов. Так, система регистрации необходима:

  • для учета документов и отслеживания их движения;
  • придания юридической силы документам организации;
  • защиты интересов работодателя в конфликтной ситуации;
  • оптимальной организации документооборота.

В рассматриваемом случае журнальная система регистрации может подтвердить факт создания документа. Для того чтобы журналы учеты могли при возникновении конфликтной ситуации послужить доказательством того, что документ был создан в определенный момент времени, рекомендуется соблюдать некоторые правила оформления данных журналов:

  1. Журналы регистрации трудовых договоров должны иметь твердую обложку – для соблюдения сроков хранения;
  2. Журналы должны иметь клеевой переплет – для доказательства невозможности удаления или добавления листа;
  3. Журналы должны иметь пронумерованные страницы и быть прошитыми;
  4. Журналы должны содержать заверительную запись, состоящую из названия журнала, количества страниц, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя компании и даты оформления журнала.

В соответствии с нормами делопроизводства регистрации подлежат все документы, требующие ответа, исполнения или используются в справочных целях. Регистрация в соответствующем журнале необходима для учета количества документов, контроля их исполнения, обеспечения их сохранности и обеспечения поиска документов. Именно поэтому организации необходимо вести журналы регистрации приказов, трудовых договоров, выдачи командировочных удостоверений, личных дел, карточек учета отпусков, выдачи справок, учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Регулирует данный вопрос Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 сентября 2000 г. Форму журнала каждый работодатель вправе разрабатывать самостоятельно.


Вопрос: Что делать, если журнал регистрации трудовых договоров в организации вообще не велся? Записать все договоры по датам приема и номерам? Что вписывать в графу «Сведения об изменениях к трудовому договору»? Можно ли не заполнять эту графу?

Ответ: Данную графу можно не заполнять.

Вопрос: В существующий журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не помещаются все существующие дополнительные соглашения. Можно ли завести специальный журнал для этих целей? Как он должен выглядеть?

Ответ: Законодательно не установлена форма данного журнала, организация вправе разработать ее самостоятельно. Например, в журнале может быть таблица с указанием порядкового номера документа, номера трудового договора, даты заключения, ФИО, должности сотрудника, структурного подразделения, срока трудового договора, сведениях об изменениях, отметке о прекращении.

Также для дополнительных соглашений журнал регистрации может состоять из разделов:

  • номер записи;
  • трудовой договор, в который вносятся изменения – разбивают на три столбца (номер, дата, ФИО);
  • номер измененного пункта;
  • содержание изменений;
  • изданные на основании соглашения документы;
  • примечания.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок