Согласие на обработку персональных данных

7776
С 01 июля 2017 года вступил в силу закон о персональных данных. Появилось больше оснований привлекать компании к административной ответственности за нарушения в работе с персональными данными. В вопросе разобрались эксперты портала.

Перечень обязательных документов при обработке персональных данных

Практически любые сведения о работнике – это его персональные данные. К этой информации относятся:

ФИО, дата рождения, паспортные данные;
данные о работе, заработной плате, должности,
данные о родственниках, адресе, контактных телефонах,
данные об образовании и т.д.

Каждый сотрудник, принимаясь на работу, предоставляет работодателю свои документы и информацию о себе, то есть сообщает свои данные. Следовательно, работодатель становится оператором, то есть лицом, осуществляющим обработку персональных данных.

Обратите внимание, что в понятие обработка персональных данных входят любые действия с такими данными: сбор, систематизация, хранение, передача, уничтожение и т.д.

Практика показывает, что в большинстве компаний не ведется работа по постановке и регламентации порядка обработки конфиденциальной информации работников, что является нарушением и несет риск привлечения к административной ответственности.

Скачайте документы по теме:

Рассмотрим перечень обязательных документов при обработке персональных данных в 2017 году.  Перечень таких документов приведен в таблице 1.

Таблица 1. Перечень обязательных документов при обработке персональных данных в 2017 году

Наименование документа

Примечание

Положение о защите персональных данных

Порядок работы с конфиденциальными данными работника должен быть регламентирован в локальном нормативном акте компании. Это может быть отдельный раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельное Положение. Образец положения можно скачать здесь

Согласие на обработку персональных данных

Согласие следует получить с каждого работника

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Образец приказа можно скачать здесь

Приказ об установлении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудников

Перечень работников, которым предоставляется доступ, должен быть утвержден приказом

Приказ об установлении перечня лиц, имеющих доступ к информационной системе с персональными данными

Перечень работников, которым предоставляется доступ к кадровой программе (например, 1С) должен быть утвержден приказом. Как правило, это работники отдела кадров, бухгалтерии, системные администраторы

Обязательство о неразглашении персональных данных

Все работники, которые имеют доступ к конфиденциальным сведениям других сотрудников, должны дать обязательство о неразглашении этих сведений

В каких случаях обязательно получение согласия на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных является документом, подтверждающим правомерность действий работодателя при работе с конфиденциальной информацией работника. Его необходимо оформлять письменно, так как в случае возникновения спора  доказать получение согласия на обработку персональных данных работника должен работодатель. Разрабатывая форму согласия на обработку персональных данных необходимо учитывать, что данный документ должен быть конкретным, информативным и сознательным.

Отметим, что довольно часто работодатели используют персональные данные не только исключительно в целях трудовых отношений. Например, многие организации оформляют так называемые «зарплатые» карточки и представляют сведения о работнике в банк. В этом случае необходимо получить от работника письменное согласие на обработку персональных данных.

Получение от работника согласия на обработку персональных данных по образцу необходимо в следующих случаях:

при получении конфиденциальных данных работника у третьей стороны;
при передаче конфиденциальных данных работника третьей стороне;
при обработке специальных категорий конфиденциальных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений.

Справка

Вопрос из практики.

В какой момент необходимо получить от работника согласие на обработку персональных данных?

Такое согласие получают от работника до подписания трудового договора, в момент ознакомления с локальными нормативными актами компании. Если на этапе проведения собеседования вы просите кандидата заполнить анкету и предоставить контакты рекомендателей, то согласие необходимо брать до начала собеседования.

В каких случаях не требуется получать согласие на обработку персональных данных

Справка

Согласие на обработку персональных данных в 2017году не требуется при передаче сведений о работнике:

  1. третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника;
     
  2. в государственные органы: военкоматы, прокуратуру, суд, правоохранительные органы;
     
  3. в профсоюзы в целях контроля соблюдения трудового законодательства работодателем;
     
  4. в организации, которых работодатель уведомляет о тяжелых несчастных случаях;
     
  5. в кредитную организацию, открывающую и обслуживающую платежную карту работника, если договор на выпуск карты заключался напрямую с работником и в нем предусмотрено право компании на передачу его конфиденциальных данных, либо у работодателя есть доверенность на представление интересов работника, либо в коллективном договоре или локальном акте компании прописана соответствующая система и форма оплаты труда.

Как составить согласие на обработку персональных данных

Часто на практике ответственными за постановку работы с конфиденциальными сведениями работников поручают сотрудникам отдела кадров. Распространённым вопросом кадровых специалистов является вопрос о том, как составить согласие на обработку персональных данных.

Справка

Согласие на обработку персональных данных (его бланк) в 2017 году должно содержать:

  1. фамилию, имя, отчество, адрес, паспортные данные работника;
     
  2. наименование и адрес работодателя;
     
  3. цель обработки персональных данных;
     
  4. перечень конфиденциальных сведений, на обработку которых работник дает согласие;
     
  5. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
     
  6. срок, в течение которого действует согласие работника, а также способ его отзыва;
     
  7. подпись работника.

Важно! Работник имеет право в любое время отозвать свое согласие на обработку персональных данных. В таком случае обработка его конфиденциальных данных возможно при наличии оснований,  предусмотренных п. 22-11 ч. 1 ст. 6,  ч. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.Форма отзыва согласия на обработку персональных данных приведена на рисунке 1.

Рисунок 1. Форма отзыва согласия на обработку персональных данных

Форма отзыва согласия на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных (образец)

Бланк согласия на обработку персональных данных не имеет унифицированной форме и разрабатывается организацией самостоятельно.  Бланк должен содержать обязательные сведения и условия, которые приведены выше.

Образец согласия на обработку персональных данных приведен на рисунке 2, полную форму документа можно скачать здесь.

Рисунок 2. Согласие на обработку персональных данных (образец)

Образец согласия сотрудника на обработку персональных данных

Справка

Вопрос из практики.

Каким числом получить от работающего сотрудника согласие на обработку персональных данных, если до настоящего времени в компании отсутствуют документы, регламентирующие порядок работы с конфиденциальными данными работника?

Если в компании нет никаких документов по персональным данным, то рекомендуется издать приказ о проведении работы по организации защиты персональных данных, разработке  соответствующих документов и назначении ответственного за проведение данной работы. Далее необходимо утвердить положение о защите персональных данных и приказы о допуске к таким данным,  получить согласия на обработку персональных данных от всех работников, получить от должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным данным других сотрудников, обязательства о неразглашении.  Все документы необходимо составлять текущим числом.

В данной статье мы рассмотрели обязательный перечень документов по защите конфиденциальных данных работников, который должен быть разработан в каждой компании. Подробно рассмотрели содержание согласия на обработку персональных данных. В связи с ужесточением ответственности за нарушение законодательства о работе с персональными данными, работодателям сейчас необходимо провести аудит своих документов на предмет их наличия и правильности оформления.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль