Оплата проезда в отпуск

11131
Как правильно подсчитывать период работы (в годах или вплоть до дня и месяца приема работника) дающий право на оплату стоимости проезда в отпуск и обратно для работников Крайнего Севера?

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут оплатить своим сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно. Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций должны быть прописаны во внутренних документах: коллективном или трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Об этом сказано в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ и абзаце 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Полный перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей приведен в постановлении Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029.

Ситуация: нужно ли вести помесячный учет двухлетнего периода, прошедшего после каждого оплачиваемого проезда к месту использования отпуска и обратно. Коллективным договором установлена обязанность организации оплачивать один раз в два года проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно в пределах России. Сотруднику организации, расположенной в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), оплатили проезд к месту использования отпуска и обратно в августе 2008 года, а в следующий раз он написал заявление на оплату проезда в июне 2010 года

Нет, не нужно.
Условие об оплате проезда к месту использования отпуска и обратно «один раз в два года» следует понимать как обязанность организации компенсировать подобные расходы в каждом втором календарном году, а не через 24 месяца. То есть ведение помесячного учета периода, прошедшего после каждого оплачиваемого проезда к месту использования отпуска и обратно, не требуется. Такой подход подтверждает Минфин России в письме от 3 июля 2006 г. № 03-05-01-04/200.

Ситуация: можно ли самостоятельно определить условия и размер оплаты проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно (например, оплачивать проезд только исходя из стоимости проезда по железной дороге). Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)


Читайте подробнее об отпуске работника в статье >>>


Да, можно.
Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта. Однако эта гарантия прямо предусмотрена только в отношении организаций, финансируемых из федерального бюджета (ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).
В коммерческих организациях порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда сотрудникам к месту отдыха только железнодорожным транспортом. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

Ситуация: как оплатить сотруднику проезд к месту использования отпуска и обратно, если он делал остановки в пути. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Для коммерческих организаций законодательством не установлено обязанностей по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно. Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель во внутренних документах организации: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.
Таким образом, можно предусмотреть любой вариант компенсации проезда сотрудников к месту отпуска, например:
– оплату можно установить исходя из стоимости проезда к месту отдыха и обратно, не ограничивая количество транзитных населенных пунктов, расположенных по пути следования;
– оплату можно установить исходя из стоимости проезда к месту отдыха и обратно только до одного места назначения по выбору сотрудника.
Второй вариант предлагается и в пункте 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда РСФСР от 22 ноября 1990 г. № 2.

Ситуация: можно ли перенести компенсацию сотруднику стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на будущий год. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Да, можно.
Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Данная компенсация признается целевой и не суммируется в случае, когда сотрудник своевременно не воспользовался своим правом на оплату проезда (провоз багажа) (ч. 6 ст. 325 ТК РФ, абз. 5 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Однако такие правила прямо предусмотрены только в отношении организаций, финансируемых из федерального бюджета (ч. 7 ст. 325 ТК РФ, абз. 6 ст. 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).

Для коммерческих организаций таких обязанностей не предусмотрено. Порядок, размеры и условия выплаты компенсаций устанавливает работодатель во внутренних документах организации: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. В этих документах можно предусмотреть и порядок переноса компенсации сотрудникам стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно на будущий год. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

В бухучете начисление компенсации за проезд к месту использования отпуска и обратно отразите по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70

– начислена компенсация расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно.
Расходы сотрудника должны быть подтверждены проездными документами (билетами, багажными квитанциями и т. п.).
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату сотрудникам проезда к месту использования отпуска и обратно в размере, установленном внутренними документами, не облагается:
– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
– взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 15 перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:
– НДФЛ – в отношении только неработающих членов семьи (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 325 ТК РФ, письмо Минфина России от 18 ноября 2009 г. № 03-04-06-01/300);
– страховыми взносами – в отношении любых членов семьи. Это связано с тем, что такие компенсации содержатся в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами, а также выплачиваются гражданам, не состоящим с организацией в трудовых отношениях (ч. 1 ст. 7, п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний на сумму расходов на оплату проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно. Сотрудник проводит свой отпуск за границей. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Да, нужно. Но только на стоимость проезда за пределами территории России.
Компенсация в виде оплаты проезда в размере, установленном внутренними документами организации, и с учетом ограничений, установленных законодательством, не облагается:

– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
– взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 15 перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Перечисленные льготы распространяются только на оплату проезда по территории России. Поэтому независимо от места проведения отпуска сотрудником (на территории России или за ее пределами) от обложения НДФЛ и страховыми взносами освобождается только та часть компенсации, которая относится к стоимости проезда по российской территории.

В отношении НДФЛ такой вывод подтверждается письмом Минфина России от 12 мая 2009 г. № 03-04-06-01/113. Арбитражная практика подтверждает такую позицию (см., например, определения ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10232/08, от 7 мая 2007 г. № 4459/07, от 15 февраля 2007 г. № 640/07, постановления ФАС Московского округа от 23 июля 2009 г. № КА-А40/7049-09, Западно-Сибирского округа от 19 мая 2008 г. № Ф04-3002/2008(5047-А81-25), от 20 августа 2008 г. № Ф04-1476/2008(9543-А81-41), Ф04-1476/2008(9237-А81-41), Северо-Западного округа от 6 февраля 2007 г. № А26-6333/2006-23, Волго-Вятского округа от 10 июня 2008 г. № А29-2210/2007).

Что касается взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, то от них освобождается только стоимость проезда (перелета) по тарифам, рассчитанным от места отправления до пункта пропуска через границу России (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.

Ситуация: как отразить при расчете НДФЛ, взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний компенсацию сотруднику стоимости проезда общественным транспортом к месту использования отпуска и обратно. По пути сотрудник на несколько дней останавливался в другом городе. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности).

Для коммерческих организаций законодательством не установлена обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно. Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель во внутренних документах организации: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

Таким образом, можно предусмотреть любой вариант компенсации стоимости проезда сотрудников к месту отпуска.
При этом факт проезда сотрудника к месту отдыха и обратно (в т. ч. с остановкой по пути следования в нескольких населенных пунктах) должен быть документально подтвержден. В пределах этих затрат и выплачивается компенсация.

Возможность освобождения компенсационных выплат от обложения НДФЛ и страховыми взносами ограничена. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только компенсации, начисленные в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 15 перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765). Исходя из буквального толкования части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ следует, что оплата стоимости проезда производится только к одному месту использования отпуска и обратно. То есть если сотрудник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, то от обложения НДФЛ и страховыми взносами можно освободить компенсацию проезда только до одного места отдыха и обратно. Если организация (в соответствии со своими внутренними документами) оплачивает расходы по проезду к нескольким местам отдыха, то такая выплата не считается компенсационной и должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Следует отметить, что на пути следования к месту отдыха и обратно сотрудник может останавливаться в другом городе по объективным причинам (например, из-за особенностей расположения маршрутов транспорта или из-за задержки транспорта). В таком случае оплата расходов на проезд к месту отдыха и обратно (включая проезд до транзитного населенного пункта) признается компенсационной выплатой. С ее суммы также не нужно удерживать (начислять) НДФЛ и страховые взносы (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 15 перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Такую позицию подтверждают и некоторые арбитражные суды. Например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19 мая 2008 г. № Ф04-3002/2008(5047-А81-25) суд указал, что организация правомерно компенсировала сотруднику стоимость проезда, не удержав с компенсации НДФЛ. При этом в коллективном договоре организации были закреплены следующие положения:

– при проведении сотрудником отпуска в нескольких местах компенсируется стоимость проезда по одному из кратчайших путей до одного избранного им места отдыха, а также расходы по обратному проезду от того же места;
– при следовании к месту использования отпуска и обратно сотрудник может останавливаться в населенных пунктах по пути следования на любое количество дней в пределах предоставленного отпуска.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суммы компенсации стоимости услуг по бронированию и оформлению билетов для выезжающих в отпуск сотрудников. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Да, нужно.
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, могут оплатить своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно. При этом порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций должны быть прописаны во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Об этом сказано в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ и абзаце 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1. Суммы компенсации расходов на оплату проезда (провоз багажа) к месту отдыха и обратно в размере, установленном внутренними документами организации, в пределах территории России НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Другие расходы, которые организация может оплатить сотрудникам, выезжающим в отпуск, в статье 325 Трудового кодекса РФ и статье 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 не поименованы. Однако помимо расходов на проезд (провоз багажа) организация вправе компенсировать сотруднику и стоимость предоставленных ему услуг по бронированию и оформлению билетов. В этом случае с суммы такой компенсации нужно удержать НДФЛ (ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 18 февраля 2005 г. № 03-05-02-04/30 и от 31 января 2005 г. № 03-05-02-04/16.
«Главбух» советует
Есть аргументы, позволяющие не удерживать НДФЛ с суммы компенсации стоимости услуг по бронированию и оформлению билетов выезжающим в отпуск сотрудникам. Они заключаются в следующем.

Согласно положениям статьи 325 Трудового кодекса РФ и статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 организация, расположенная в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), компенсирует сотруднику не его перевозку, а именно его проезд к месту использования отпуска и обратно. Поэтому стоимость услуг по бронированию и оформлению билетов является частью стоимости такого проезда. А это значит, что возмещение стоимости расходов на оплату услуг по бронированию и оформлению билетов относится к компенсационным выплатам, с которых не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Такой вывод сделал ФАС Западно-Сибирского округа в постановлениях от 25 августа 2008 г. № Ф04-5113/2008(10181-А75-41) и от 23 января 2006 г. № Ф04-9782/2005(18849-А75-25).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на сумму страхового взноса по обязательному личному страхованию пассажиров, уплаченному сотрудником при покупке проездного билета. Организация, расположенная в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), оплатила сотруднику проезд к месту использования отпуска и обратно

Нет, не нужно.
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут оплатить своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно. При этом порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций должны быть прописаны во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Об этом сказано в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ и абзаце 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Законодательством предусмотрено обязательное личное страхование от несчастных случаев пассажиров воздушного, железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта (п. 1 Указа Президента РФ от 7 июля 1992 г. № 750). Сумма страхового взноса включается в стоимость билета и при его продаже взимается с пассажира.

Таким образом, компенсация расходов на оплату проезда (провоз багажа) сотрудников к месту отдыха и обратно в размере, установленном внутренними документами организации, в пределах территории России, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В отношении НДФЛ аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 18 февраля 2005 г. № 03-05-02-04/30 и от 31 января 2005 г. № 03-05-02-04/16. В отношении страховых взносов официальных разъяснений Минздравсоцразвития России нет.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудника. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности). В стоимость проезда включены расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями

Нет, не нужно.
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут оплатить своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно. При этом порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций должны быть прописаны во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Об этом сказано в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ и части 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Суммы компенсации расходов на оплату проезда (провоз багажа) сотрудников к месту отдыха и обратно в размере, установленном внутренними документами организации, в пределах территории России НДФЛ и страховыми взносами не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Если в стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно включаются в том числе расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, с суммы их компенсации также не нужно удерживать зарплатные налоги (взносы).

В отношении НДФЛ аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 18 февраля 2005 г. № 03-05-02-04/30 и от 31 января 2005 г. № 03-05-02-04/16. Подтверждают этот вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 октября 2007 г. № А42-6440/2005). В отношении страховых взносов официальных разъяснений Минздравсоцразвития России нет, арбитражная практика также пока не сложилась.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Организация применяет общую систему налогообложения Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут учесть при расчете налога на прибыль компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно, если их выплата предусмотрена коллективным (трудовым) договором.

В налоговых расходах учтите только компенсацию расходов по оплате проезда (провоза багажа) в пределах территории России. Сумму компенсации включите в состав расходов на оплату труда.

Такой вывод следует из положений пункта 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/614, от 19 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/269.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно (в пределах территории России) нигде не работающих членов семьи сотрудника. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Да, можно, но только при соблюдении определенных условий.
К расходам на оплату труда относятся фактические расходы на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно (в пределах территории России) сотрудников и лиц, находящихся у них на иждивении (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Факт иждивения подлежит доказательству за исключением иждивения детей (в возрасте до 18 лет) умерших родителей (п. 4 ст. 9 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ). Факт нахождения на иждивении нетрудоспособных членов семьи подтверждается справкой жилищных органов или органов местного самоуправления, справками о доходах всех членов семьи и иными документами, содержащими требуемые сведения, а в необходимых случаях – решением суда об установлении данного факта (п. 41 перечня, утвержденного совместным постановлением от 27 февраля 2002 г. Минтруда России № 16 и Пенсионного фонда РФ № 19па, п. 2 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).

Таким образом, при расчете налога на прибыль можно учесть компенсацию расходов на проезд к месту отдыха и обратно неработающих членов семьи сотрудника, находящихся на его иждивении. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 18 ноября 2009 г. № 03-04-06-01/300 и от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/1/240.

Кроме того, расходы на проезд к месту отдыха и обратно можно учесть при расчете налога на прибыль, только если неработающие члены семьи сотрудника проводят отпуск в том же месте и в то же время, что и он сам. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 8 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/245. Свою позицию специалисты финансового ведомства аргументируют пунктом 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455. В нем предусмотрено, что оплата стоимости проезда членам семьи сотрудника производится при условии, что они выезжают к месту использования отпуска вместе с сотрудником организации. Несмотря на то что Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, разработаны для бюджетных организаций, Минфин России рекомендует применять их на практике и коммерческим организациям.
«Главбух» советует

Есть аргументы, позволяющие учесть в расходах при расчете налога на прибыль стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно неработающих членов семьи сотрудника, вне зависимости от места и времени использования отпуска самим сотрудником. Они заключаются в следующем.

В коммерческих организациях, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностям), порядок, размеры и условия выплаты компенсаций сотрудникам расходов на проезд к месту отдыха и обратно устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда членам семьи сотрудника вне зависимости от места и времени проведения отпуска самим сотрудником. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, части 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Следует отметить, что ранее Минфин России подтверждал возможность организации учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд к месту отдыха неработающих членов семьи сотрудника вне зависимости от того, едет сотрудник в отпуск вместе с ними или нет (письмо от 24 августа 2004 г. № 03-03-01-04/1/13).

Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудника, который проводит свой отпуск за границей. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Да, можно, но только в пределах стоимости проезда по территории России.
При расчете налога на прибыль можно учесть предусмотренную коллективным (трудовым) договором компенсацию расходов на проезд сотрудников к месту отдыха на территории России и обратно (п. 7 ст. 255 НК РФ). Соответственно, при следовании в отпуск за рубеж, компенсацию расходов на проезд можно признать только до пересечения границы России.

О том, какие расходы можно считать осуществленными на территории России, Минфин России пояснил в письмах от 12 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/72, от 23 октября 2009 г. № 03-03-06/1/689, от 23 марта 2009 г. № 03-03-06/1/183. При расчете налога на прибыль можно учесть расходы на проезд сотрудника:
– до пункта пропуска через государственную границу России (например, российского аэропорта, в котором сотрудник совершил пересадку к месту следования);
– до российского аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы России, даже если сотрудник из него фактически не отбывал (если сотрудник направляется в отпуск воздушным транспортом);
– до места пересечения границы России (например, если сотрудник следует в отпуск за рубеж воздушным транспортом без остановки в российском аэропорту).

Документальным подтверждением понесенных затрат являются:
– копия заграничного паспорта с отметкой пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения границы России;
– перевозочные документы (например, авиабилет).

При этом стоимость проезда могут подтвердить:
– перевозочный документ;
– справка транспортной организации (например, авиакомпании) о стоимости перевозки до ближайшего к месту пересечения границы пункта пропуска (например, аэропорта) или до государственной границы России, включенной в стоимость перевозочного документа.

Подтверждает правомерность такой позиции арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 23 июля 2009 г. № КА-А40/7049-09, Западно-Сибирского округа от 27 июня 2007 г. № Ф04-4290/2007(35713-А75-40), Северо-Западного округа от 22 августа 2007 г. № А42-328/2007, от 27 ноября 2006 г. № А26-4765/2006-28, от 30 июня 2005 г. № А42-9476/04).

Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался другой позиции (письма от 20 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/431 и от 19 августа 2005 г. № 03-05-02-04/159). Финансовое ведомство разъясняло, что, когда сотрудник летит на самолете на отдых за границу, он пересекает пункт пропуска через государственную границу РФ в здании аэропорта, открытого для международных сообщений (международных полетов). А это значит, что при расчете налога на прибыль организация вправе учесть только расходы на проезд сотрудника до аэропорта, откуда он вылетает к месту отдыха (за границу).
Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России организация вправе руководствоваться ими.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию сотруднику стоимости проезда общественным транспортом к месту использования отпуска и обратно. По пути сотрудник на несколько дней останавливался в другом городе. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Для коммерческих организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к нему местностях), законодательством не установлена обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно. Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель во внутренних документах организации: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ и абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 и подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 15 февраля 2010 г. № 217-13.

Таким образом, можно предусмотреть любой вариант компенсации стоимости проезда сотрудников к месту отпуска.
При этом факт проезда сотрудника к месту отдыха и обратно (в т. ч. с остановкой по пути следования в нескольких населенных пунктах) должен быть документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). В пределах этих затрат и выплачивается компенсация.

Налоговый кодекс РФ не ограничивает какими-либо дополнительными условиями возможность учета компенсационных сумм при расчете налога на прибыль. В состав расходов на оплату труда можно включить фактические затраты на оплату проезда сотрудников к месту использования отпуска на территории России и обратно в порядке, предусмотренном работодателем (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Таким образом, организация, во внутренних документах которой закреплена обязанность оплатить проезд сотруднику к месту его отдыха и обратно (включая проезд до транзитного населенного пункта), вправе включить всю сумму компенсации в расходы при расчете налога на прибыль (п. 7 ст. 255, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС с расходов на проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)

Нет, нельзя.
Принять НДС к вычету можно только в отношении операций, признаваемых объектом обложения этим налогом (ст. 146 НК РФ). Оплата услуг по проезду сотрудников к месту проведения отпуска и обратно к таким операциям не относится. Связано это с тем, что потребителем услуги проезда к месту использования отпуска и обратно является сотрудник организации, следующий к месту отдыха и действующий в своих интересах.
Кроме того, состав вычетов по НДС установлен статьей 171 Налогового кодекса РФ. В данном перечне вычеты сумм налога, уплаченных организацией по расходам на проезд сотрудника к месту проведения отпуска и обратно, не предусмотрены. Поэтому НДС, уплаченный по указанным расходам, вычету не подлежит.

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 10 июня 2008 г. № 03-07-11/224, от 14 мая 2008 г. № 03-07-11/191 и ФНС России от 26 мая 2009 г. № 3-1-11/366).

Подтверждает данную позицию арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2006 г. № А05-4449/05-10, Западно-Сибирского округа от 20 июня 2005 г. № Ф04-3668/2005(12098-А75-15), от 24 ноября 2003 г. № Ф04/5939-1049/А75-2003). При этом судьи указывают, что, поскольку суммы НДС предъявляются перевозчиком не организации, а ее сотруднику, они включаются в компенсационную выплату и учитываются при расчете налога на прибыль. Это возможно при выполнении следующих условий: компенсация расходов на проезд сотрудника к месту отдыха и обратно предусмотрена коллективным (трудовым) договором и проезд оплачивается в пределах территории России (письма Минфина России от 10 июня 2008 г. № 03-07-11/224, от 19 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/269).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно. Сотрудник работает в организации, расположенной в местности, приравненной к району Крайнего Севера. Организация применяет общую систему налогообложения
ОАО «Производственная фирма "Мастер"» расположено в Муйском районе Республики Бурятия. Коллективным договором организации предусмотрено, что каждый сотрудник и его несовершеннолетние дети один раз в два года имеют право на компенсацию расходов на проезд к месту отдыха и обратно. При предъявлении проездных документов организация компенсирует расходы на проезд по территории России любым видом транспорта.
Весной 2010 года рабочий организации А.И. Иванов вместе с двумя детьми (10 и 12 лет) ездил в отпуск в г. Новосибирск. По возвращении из отпуска Иванов представил в бухгалтерию проездные документы на общую сумму 55 200 руб.:

– 3 билета на рейс Улан-Удэ–Новосибирск от 15 апреля 2010 года;
– 3 билета на рейс Новосибирск–Улан-Удэ от 30 мая 2010 года.

В учете организации сделаны следующие записи:
Дебет 20 Кредит 70
– 55 200 руб. – начислена компенсация расходов на проезд Иванова к месту отдыха и обратно;
Дебет 70 Кредит 50
– 55 200 руб. – выплачена компенсация.
НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» включил компенсацию в сумме 55 200 руб. в состав расходов на оплату труда.
Организация применяет упрощенку
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, сумма компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно не уменьшит. Такие организации не учитывают никаких расходов (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации, предусмотренные коллективными (трудовыми) договорами, в состав расходов на оплату труда. Организации на упрощенке должны учесть эти расходы в том же порядке, что и плательщики налога на прибыль (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 10 июня 2009 г. № 03-11-09/203).

Читайте подробнее об отпуске работника в статье >>>

Пример расчета компенсации расходов на проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно. Сотрудник работает в организации, расположенной в районе Крайнего Севера. Организация применяет упрощенку и платит налог с разницы между доходами и расходами
ЗАО «Альфа» расположено в Мурманской области.
С 10 февраля 2010 года менеджеру А.С. Кондратьеву предоставлен отпуск. Вместе с Кондратьевым в отпуск едет его несовершеннолетний ребенок-инвалид.
Коллективным договором установлено, что каждый сотрудник и члены его семьи (жена и несовершеннолетние дети) один раз в два года имеют право на компенсацию расходов на проезд к месту отдыха и обратно. Кроме того, организация оплачивает фактические расходы на провоз багажа сотрудника из расчета 10 кг на каждого члена семьи.

Стоимость одного железнодорожного билета на поезд до места проведения отпуска и обратно – 2400 руб. Общий вес багажа, который Кондратьев берет с собой в отпуск, составляет 20 кг. Тариф на провоз багажа – 5 руб./кг.
Стоимость проезда до места проведения отпуска и обратно составляет:
2400 руб. × 2 = 4800 руб.
Стоимость провоза багажа:
5 руб./кг × 20 кг = 100 руб.
Общая сумма компенсации расходов на проезд сотрудника к месту отдыха и обратно равна:
4800 руб. + 100 руб. = 4900 руб.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» включил эту сумму в состав расходов на оплату труда. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.
Организация платит ЕНВД
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно не влияют.
Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД
Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно для сотрудников, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить. Подробнее об этом см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.
Компенсацию расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно для сотрудников, занятых только в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

Пример распределения компенсации расходов на проезд сотрудника к месту использования отпуска и обратно. Сотрудник работает в организации, расположенной в местности, приравненной к району Крайнего Севера. Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД
ООО «Торговая фирма "Гермес"» расположено в г. Архангельске. Организация продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям «Гермес» применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.
Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально выручке за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Объемы выручки, полученной «Гермесом» от различных видов деятельности за январь, составляют:
– по оптовой торговле (без учета НДС) – 16 000 000 руб.;
– по розничной торговле – 7 000 000 руб.
Коллективным договором установлено, что каждый сотрудник и члены его семьи (жена и несовершеннолетние дети) один раз в два года имеют право на компенсацию расходов на проезд к месту отдыха и обратно.
Генеральный директор организации А.В. Львов в январе ездил в отпуск. По возвращении из отпуска Львов представил в бухгалтерию авиабилеты на общую сумму 7250 руб.

Чтобы правильно распределить сумму компенсации между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил выручку от оптовой торговли с общим объемом товарооборота.
Доля выручки от оптовой торговли в общем объеме доходов от реализации за январь составляет:
16 000 000 руб. : (16 000 000 руб. + 7 000 000 руб.) = 0,696.
Доля компенсации, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
7250 руб. × 0,696 = 5046 руб.
Доля компенсации, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
7250 руб. – 5046 руб. = 2204 руб.


Вот пример того как я считалю период на оплату проезда. Работник устроился на работу 05.05.2008г. право на оплату первого проезда работник получил с первым отпуском в июле 2009г. и период льготного проезда я закрыла 2008-2010годы. Следующий период на право проезда у работника возникнет с отпуском в 2012 году (и период я закрою 2010-2012 годы).
Есть кадровики которые считают период иначе. Пример работник устроился на работу 05.05.2008г. право на оплату первого проезда работник получил с первым отпуском в июле 2009г. и период льготного проезда закрывают 05.05.2008-04.05.2010годы. Теперь работник должен успеть воспользоваться оплатой проезда до наступления 05.05.2012 года, он может воспользоваться проездом и летом 2011 года (до наступления 05.05.2012г.) а потом выйти на работу и уволиться не отработав льготного периода, а ели он пойдет в отпуск в 01.07.2012 то период льготного проезда уже закроется 05.05.2008-04.05.2013г. (из-за того что работник не захотел лететь на море весной он потерял один год льготного стажа для оплаты проезда)


так какой способ верный???? Помогите!


А что у вас прописано в Вашем коллективном договоре, Положении об отпусках, или другом ЛНА?


В том - то и дело, что ни в каком ЛНА ничего не оговорено.


Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут оплатить своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно. При этом порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций должны быть прописаны во внутренних документах: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Об этом сказано в части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ и абзаце 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.
Пропишите свои расчеты во внутреннем НПА, согласуйте с бухгалтерией.


Оплата проезда в отпуск
23.12.2010 10:10:10

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль