Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Ведение личных дел сотрудников

  • 30 апреля 2010
  • 15208
  • Средний балл: 0 из 5

Коллеги, помогите!Возник спор.У нас коммерческая организация. Веду дела сотрудников следующим образом: завожу отдельную картонную папку, наклеиваю бирку с Ф.И.О. сотрудника и в нее (в папку) складываю все документы начиная от копий документов, предоставленных при приеме на работу и далее по порядку (лист ознакомления с ЛНА, должностная инструкция, ТД, приказ о приеме, Т-2 и т.д.).С бухгалтером возник спор, что такое ведение личных дел сотрудников чревато для организации. Якобы есть утвержденный алгоритм ведения личных дел сотрудников и за его неисполнение нас могут наказать при проверке.А чтобы этого избежать нужно все документы хранить отдельно (договоры - отдельно, приказы по л/с - отдельно, ну т.д.)Коллеги, прошу разъяснить мне, убогому, в чем я не прав?!! Если можно дайте ссылку на на нормативные акты.


Решение о необходимости ведения личных дел работников принимает руководство и кадровая служба организации. Действующее законодательство не предусматривает обязанности вести личные дела работников во всех организациях. Однако ряд законодательных актов устанавливает такую обязанность в отношении некоторых категорий работников, например:лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации.
Если организация не относится к государственным или муниципальным органам и к ней не предъявляются требования ведения личных дел со стороны вышестоящей организации, то руководство такой организации вправе самостоятельно принять решение о ведении личных дел конкретных категорий работников.
На кого следует вести личные дела?
Как правило, личные дела заводят:
–на руководящих работников организации – руководителя и его заместителей, руководителей структурных подразделений и служб;
–на профессорско-преподавательский состав образовательных учреждений;
–на работников организации, для которых устанавливается материальная ответственность.
Личные дела не заводят на рабочих и младший обслуживающий персонал (исключение – рабочие и младший обслуживающий персонал, имеющие доступ к государственной или коммерческой тайне).
В случае принятия решения о ведении личных дел желательно разработать собственный локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы, связанные с ведением личных дел, – это может быть инструкция или положение. Структура данного документа может быть следующей:
1.Общие положения. В этом разделе указывается, что представляет собой личное дело, кто его ведет, на какого работника и когда оно должно быть заведено.
2.Порядок формирования личного дела. В разделе, в частности, описывается порядок расположения документов в личном деле.
3.Порядок ведения личного дела. В этом разделе приводятся виды документов, подтверждающих сведения об изменениях, которые вносятся в дополнение к личному листку, а также перечисляются документы, не включаемые в состав личного дела, и указываются другие вопросы.
4.Порядок оформления документов
5.Порядок хранения личных дел
6.Порядок подготовки и сдачи личных дел в архив
7.Заключительные положения
В некоторых организациях идут по другому пути: вопросы, связанные с ведением личных дел, включают отдельным разделом в положение о защите персональных данных или в инструкцию по кадровому делопроизводству.
Личное дело начинают формировать сразу же после издания приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (форма № Т-1 или Т-1а).
Личному делу присваивается номер , который указывается на обложке дела и фиксируется в журнале учета личных дел. На обложке дела также приводят:
наименование организации;
название структурного подразделения;
фамилию, имя и отчество работника, на которого заведено личное дело;
дату начала дела и срок хранения – 75 лет.
При закрытии личного дела (при увольнении работника) на его обложке должна быть проставлена дата окончания дела и количество листов в нем.
Примечание. Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком.
В дело подшивается бланк внутренней описи, в которую должен быть вписан каждый документ, включаемый в личное дело (Форма 1). В процессе оформления дела (т.е. подготовки дела к передаче на архивное хранение) в описи оформляется итоговая запись.
Затем в личное дело подшиваются документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу:
личный листок по учету кадров(Форма 2) или анкета;фотография;дополнение к личному листку по учету кадров (Форма 3) или к анкете;автобиография (резюме);характеристики, рекомендательные письма,копии документов об образовании;
трудовой договор с работников (может храниться в отдельном деле "Трудовые договоры с работниками и дополнения к ним");
копия приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (ф. № Т-1) или выписка из приказа (распоряжения) о приеме работников на работу (ф. № Т-1а).
Важно! Личная карточка ф. № Т-2 в личное дело не подшивается. Личные карточки хранятся отдельно, систематизируются, как правило, по структурным подразделениям, а внутри подразделений – по алфавиту фамилий работников.В течение всего периода работы в организации личное дело работника пополняется новыми документами, среди которых:
заявления о переводе на другую работу;представления о переводе на другую работу;
дополнительные соглашения к трудовому договору (могут храниться в отдельном деле "Трудовые договоры с работниками и дополнения к ним");копии приказов (распоряжений) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) или выписки из приказов о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а);копии приказов об установлении второй, третьей и т.д. профессий;представления о поощрениях, о наложении дисциплинарных взысканий;копии приказов (распоряжений) о поощрении работника (ф. № Т-11) или выписки из приказов (распоряжений) о поощрении работников (ф. № Т-11а); копии приказов (распоряжений) о наложении дисциплинарных взысканий и их снятии; документы по аттестации: отзывы, аттестационные листы; копии характеристик, выданных по просьбе работника; копии документов о результатах сдачи квалификационного экзамена; копии дипломов (свидетельств) о повышении квалификации, о прохождении переподготовки; другие документы, хранение которых в личном деле будет признано целесообразным; например, для материально-ответственных лиц – договор об индивидуальной материальной ответственности, для работников, чья работа связана с использованием сведений, составляющих государственную или коммерческую тайну, – документы, связанные с оформлением допуска к таким сведениям.
Документы подшиваются в личное дело в хронологическом порядке.При увольнении работника в его личное дело подшивается заявление об увольнении (представление об увольнении, другие документы – основания для увольнения), копия подписанного обходного листа и копия приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-8) или выписка из приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (ф. № Т-8а).
Последний лист в личном деле – это чистый бланк листа-заверителя, который заполняется при подготовке личного дела к передаче в архив.Личные дела имеют срок хранения не менее 75 лет, поэтому в них нельзя подшивать приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9, Т-9а)), о предоставлении отпуска (ф. № Т-6, Т-6а), справки с места жительства и другие документы с кратковременными сроками хранения.Следует помнить, что в личном деле содержатся персональные данные работников. Порядок получения, хранения, комбинирования, передачи или любого другого использования таких данных установлен гл. 14 ТК РФ "Защита персональных данных работника" (ст. 85-89). Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, установлена в ст. 90 ТК Российской Федерации.В организации должен быть принят локальный нормативный акт – Положение о защите персональных данных работников, регламентирующий порядок работы с персональными данными. В этом документе устанавливается перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, в т.ч. к личным делам работников организации.
Опубликовано в журнале
"Секретарь-референт" № 1, 2008.
С. 37-44.


Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.
Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».
Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. № 429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.
Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).
В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела.
Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:
на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).
Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.
Итак, если организация не относится ни к одному ведомству, но хочет максимально эффективно закрепить в своей инструкции по кадровому делопроизводству порядок формирования личного дела, то в качестве образца можно использовать Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». При этом нормы данного Положения необходимо корректировать с учетом специфики коммерческой организации, на которую многие ограничения, связанные с государственной службой, не распространяются.
Итак, личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личном деле хранят документы, относящиеся к служебной деятельности работника, в том числе: заявления о приеме на работу (если организация практикует прием таких заявлений), автобиографии, копии дипломов, характеризующие материалы, аттестационные листы и другие документы в копиях, которые работник предъявил в соответствии со ст. 65 ТК РФ или в соответствии с требованиями иных нормативно-правовых актов.
В личном деле могут храниться также различные информационно-справочные документы, например анкеты, опросные листы.
Работник имеет право на ознакомление со своим личным делом. Если работник высказывает замечание или дополнение по поводу содержащихся в личном деле сведений, то он вправе сделать письменное объяснение, которое приобщается в дело.
Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Обычно документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
— внутренняя опись документов;
— заявление о приеме на работу и трудовой договор ;
— анкета; листок по учету кадров ;
— документы об образовании (копии);
— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
— справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (как правило, в копиях).
Личное дело и карточка Т-2 традиционно хранятся в разных местах (каталогах, шкафах).Личное дело является хорошим подспорьем кадровику, так как помогает аккумулировать в одной папке в виде кратких записей все сведения, относящие к данному работнику.


logo
×
    Зарегистрируйтесь

    Пожалуйста, войдите на сайт.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
    Пройдите бесплатную регистрацию и получите доступ к контенту

    «Кадровое дело» — авторитетный профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.
    После регистрации вы сможете:
  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями
  • Бесплатно участвовать в тематических вебинарах и т.д.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок