Ведение личных дел сотрудников

14282
Коллеги, помогите!Возник спор.У нас коммерческая организация. Веду дела сотрудников следующим образом: завожу отдельную картонную папку, наклеиваю бирку с Ф.И.О. сотрудника и в нее (в папку) складываю все документы начиная от копий документов, предоставленных при приеме на работу и далее по порядку (лист ознакомления с ЛНА, должностная инструкция, ТД, приказ о приеме, Т-2 и т.д.).С бухгалтером возник спор, что такое ведение личных дел сотрудников чревато для организации. Якобы есть утвержденный алгоритм ведения личных дел сотрудников и за его неисполнение нас могут наказать при проверке.А чтобы этого избежать нужно все документы хранить отдельно (договоры - отдельно, приказы по л/с - отдельно, ну т.д.)Коллеги, прошу разъяснить мне, убогому, в чем я не прав?!! Если можно дайте ссылку на на нормативные акты.

Решение о необходимости ведения личных дел работников принимает руководство и кадровая служба организации. Действующее законодательство не предусматривает обязанности вести личные дела работников во всех организациях. Однако ряд законодательных актов устанавливает такую обязанность в отношении некоторых категорий работников, например:лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации.
Если организация не относится к государственным или муниципальным органам и к ней не предъявляются требования ведения личных дел со стороны вышестоящей организации, то руководство такой организации вправе самостоятельно принять решение о ведении личных дел конкретных категорий работников.
На кого следует вести личные дела?
Как правило, личные дела заводят:
–на руководящих работников организации – руководителя и его заместителей, руководителей структурных подразделений и служб;
–на профессорско-преподавательский состав образовательных учреждений;
–на работников организации, для которых устанавливается материальная ответственность.
Личные дела не заводят на рабочих и младший обслуживающий персонал (исключение – рабочие и младший обслуживающий персонал, имеющие доступ к государственной или коммерческой тайне).
В случае принятия решения о ведении личных дел желательно разработать собственный локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы, связанные с ведением личных дел, – это может быть инструкция или положение. Структура данного документа может быть следующей:
1.Общие положения. В этом разделе указывается, что представляет собой личное дело, кто его ведет, на какого работника и когда оно должно быть заведено.
2.Порядок формирования личного дела. В разделе, в частности, описывается порядок расположения документов в личном деле.
3.Порядок ведения личного дела. В этом разделе приводятся виды документов, подтверждающих сведения об изменениях, которые вносятся в дополнение к личному листку, а также перечисляются документы, не включаемые в состав личного дела, и указываются другие вопросы.
4.Порядок оформления документов
5.Порядок хранения личных дел
6.Порядок подготовки и сдачи личных дел в архив
7.Заключительные положения
В некоторых организациях идут по другому пути: вопросы, связанные с ведением личных дел, включают отдельным разделом в положение о защите персональных данных или в инструкцию по кадровому делопроизводству.
Личное дело начинают формировать сразу же после издания приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (форма № Т-1 или Т-1а).
Личному делу присваивается номер , который указывается на обложке дела и фиксируется в журнале учета личных дел. На обложке дела также приводят:
наименование организации;
название структурного подразделения;
фамилию, имя и отчество работника, на которого заведено личное дело;
дату начала дела и срок хранения – 75 лет.
При закрытии личного дела (при увольнении работника) на его обложке должна быть проставлена дата окончания дела и количество листов в нем.
Примечание. Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком.
В дело подшивается бланк внутренней описи, в которую должен быть вписан каждый документ, включаемый в личное дело (Форма 1). В процессе оформления дела (т.е. подготовки дела к передаче на архивное хранение) в описи оформляется итоговая запись.
Затем в личное дело подшиваются документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу:
личный листок по учету кадров(Форма 2) или анкета;фотография;дополнение к личному листку по учету кадров (Форма 3) или к анкете;автобиография (резюме);характеристики, рекомендательные письма,копии документов об образовании;
трудовой договор с работников (может храниться в отдельном деле "Трудовые договоры с работниками и дополнения к ним");
копия приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (ф. № Т-1) или выписка из приказа (распоряжения) о приеме работников на работу (ф. № Т-1а).
Важно! Личная карточка ф. № Т-2 в личное дело не подшивается. Личные карточки хранятся отдельно, систематизируются, как правило, по структурным подразделениям, а внутри подразделений – по алфавиту фамилий работников.В течение всего периода работы в организации личное дело работника пополняется новыми документами, среди которых:
заявления о переводе на другую работу;представления о переводе на другую работу;
дополнительные соглашения к трудовому договору (могут храниться в отдельном деле "Трудовые договоры с работниками и дополнения к ним");копии приказов (распоряжений) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) или выписки из приказов о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а);копии приказов об установлении второй, третьей и т.д. профессий;представления о поощрениях, о наложении дисциплинарных взысканий;копии приказов (распоряжений) о поощрении работника (ф. № Т-11) или выписки из приказов (распоряжений) о поощрении работников (ф. № Т-11а); копии приказов (распоряжений) о наложении дисциплинарных взысканий и их снятии; документы по аттестации: отзывы, аттестационные листы; копии характеристик, выданных по просьбе работника; копии документов о результатах сдачи квалификационного экзамена; копии дипломов (свидетельств) о повышении квалификации, о прохождении переподготовки; другие документы, хранение которых в личном деле будет признано целесообразным; например, для материально-ответственных лиц – договор об индивидуальной материальной ответственности, для работников, чья работа связана с использованием сведений, составляющих государственную или коммерческую тайну, – документы, связанные с оформлением допуска к таким сведениям.
Документы подшиваются в личное дело в хронологическом порядке.При увольнении работника в его личное дело подшивается заявление об увольнении (представление об увольнении, другие документы – основания для увольнения), копия подписанного обходного листа и копия приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-8) или выписка из приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (ф. № Т-8а).
Последний лист в личном деле – это чистый бланк листа-заверителя, который заполняется при подготовке личного дела к передаче в архив.Личные дела имеют срок хранения не менее 75 лет, поэтому в них нельзя подшивать приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9, Т-9а)), о предоставлении отпуска (ф. № Т-6, Т-6а), справки с места жительства и другие документы с кратковременными сроками хранения.Следует помнить, что в личном деле содержатся персональные данные работников. Порядок получения, хранения, комбинирования, передачи или любого другого использования таких данных установлен гл. 14 ТК РФ "Защита персональных данных работника" (ст. 85-89). Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, установлена в ст. 90 ТК Российской Федерации.В организации должен быть принят локальный нормативный акт – Положение о защите персональных данных работников, регламентирующий порядок работы с персональными данными. В этом документе устанавливается перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, в т.ч. к личным делам работников организации.
Опубликовано в журнале
"Секретарь-референт" № 1, 2008.
С. 37-44.


Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.
Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».
Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. № 429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.
Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).
В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела.
Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:
на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).
Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.
Итак, если организация не относится ни к одному ведомству, но хочет максимально эффективно закрепить в своей инструкции по кадровому делопроизводству порядок формирования личного дела, то в качестве образца можно использовать Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». При этом нормы данного Положения необходимо корректировать с учетом специфики коммерческой организации, на которую многие ограничения, связанные с государственной службой, не распространяются.
Итак, личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личном деле хранят документы, относящиеся к служебной деятельности работника, в том числе: заявления о приеме на работу (если организация практикует прием таких заявлений), автобиографии, копии дипломов, характеризующие материалы, аттестационные листы и другие документы в копиях, которые работник предъявил в соответствии со ст. 65 ТК РФ или в соответствии с требованиями иных нормативно-правовых актов.
В личном деле могут храниться также различные информационно-справочные документы, например анкеты, опросные листы.
Работник имеет право на ознакомление со своим личным делом. Если работник высказывает замечание или дополнение по поводу содержащихся в личном деле сведений, то он вправе сделать письменное объяснение, которое приобщается в дело.
Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Обычно документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
— внутренняя опись документов;
— заявление о приеме на работу и трудовой договор ;
— анкета; листок по учету кадров ;
— документы об образовании (копии);
— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
— справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (как правило, в копиях).
Личное дело и карточка Т-2 традиционно хранятся в разных местах (каталогах, шкафах).Личное дело является хорошим подспорьем кадровику, так как помогает аккумулировать в одной папке в виде кратких записей все сведения, относящие к данному работнику.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль