Образец приказа об утверждении графика отпусков

57287
Ежегодно работодатели утверждают графики отпусков на следующий календарный год. Ознакомившись со статьей, вы научитесь правильно заполнять форму Т-7 и ее аналоги, вносить изменения в ранее утвержденный график и точно планировать срок разработки документа. Готовый образец приказа об утверждении графика отпусков можно использовать в качестве шпаргалки, чтобы не допускать ошибок при составлении столь важного документа.

Закон обязывает всех работодателей — и крупные организации, и небольшие предприятия —  ежегодно составлять график отпусков на грядущий календарный год. Поэтому нужно заранее согласовать даты ухода в отпуск и возвращения на работу каждого сотрудника компании, чтобы утвердить сводный документ к сроку, установленному Трудовым кодексом РФ.

Скачайте документы по теме:

Обязанность составлять график, закрепленная статьей 123 ТК РФ, не распространяется только на работодателей-физических лиц (письмо Роструда №3683 от 20.12.2011). Всем остальным работодателям за отсутствие графика отпусков или нарушение порядка его разработки грозит административный штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Впрочем, даже работодатели-физлица, имеющие законное право обходиться без графика, нередко его составляют. Наличие такой «перестраховки» позволяет избежать недоразумений и конфликтов, когда дело дойдет до оформления отпусков.

Важно: срок, отведенный на подготовку документа, заканчивается за две недели до окончания текущего года. Следовательно, издать приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год нужно до 17 декабря 2017 года, на 2019 год — до 17 декабря 2018 года.

Утвержденный документ хранится в организации не менее 1 года (ст.693 «Перечня типовых управленческих архивных документов», утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010). Срок хранения в данном случае отсчитывается с момента истечения срока действия документа. Таким образом, график на 2017 год необходимо хранить до 31 декабря 2018 года.

Приказ об утверждении графика отпусков

Отдельный приказ об утверждении графика отпусков в 2017 году не требуется, поэтому издается он далеко не всегда. Дело в том, что большинство организаций, как и прежде, использует при составлении графика унифицированную форму Т-7, до недавних пор применявшуюся в обязательном порядке.

Сегодня все коммерческие организации имеют право разрабатывать и применять собственные бланки учетной документации. Но они не спешат отказываться от знакомой каждому кадровику формы, утвержденной Госкомстатом в 2004 году. Это логично, ведь реальная потребность в модификации бланка возникает действительно редко. Форма Т-7 содержит поля для всех типов сведений, учитываемых при составлении графика отпусков:

фамилии, имени и отчества сотрудника, его табельном номере;
наименованиях должностей и структурных подразделений;
запланированном и фактическом количестве дней отпуска, датах его начала и окончания;
возможном переносе отпуска и причинах, по которым возникает потребность в пересмотре запланированных дат.

Есть даже отдельная колонка «Примечания», куда вносятся дополнительные пояснения. В нижней части бланка предусмотрено заверительное поле — место для подписи руководителя. Подписывая форму, он автоматически утверждает предложенный график. Соответственно, потребности в отдельном приказе не возникает, а количество бумажной работы сводится к минимуму. Однако если работодатель хочет перестраховаться, есть смысл издать отдельный распорядительный документ.

Не забудьте передать приказ об утверждении графика отпусков на подпись всем заинтересованным лицам — и руководителю предприятия, и рядовым сотрудникам. Каждый работник, поставивший подпись под приказом, подтверждает, что согласен с предложенным графиком и готов уйти в отпуск по составленному работодателем расписанию.

Справка

Приказ на утверждении графика отпусков: образец

Издать приказ на утверждение графика отпусков, образец которого кадровая служба может разработать самостоятельно, нужно не позднее установленного законом срока. Обратите внимание: в 2017 году крайняя для утверждения графика дата (17 декабря) выпадает на воскресенье.

Следовательно, организации, в которых воскресенье — выходной, должны утвердить приказ не позже субботы, 16 декабря. А если последний рабочий день недели — пятница, приказ должен быть готов уже 15 числа. Работодатели, утверждающие график отпусков после 17 декабря, нарушают статью 123 ТК РФ

Приказ на утверждении графика отпусков: образец – 2017

Унифицированного бланка приказа на утверждение графика отпусков в 2017 году не существует, поэтому каждая организация самостоятельно определяет его формат. Ориентиром служат общие требования к оформлению распорядительных документов. Не забудьте предусмотреть места для подписей должностных лиц — руководителя компании, главного бухгалтера, начальника отделка кадров. Примерный образец документа выглядит следующим образом:

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Заверенному по всем правилам приказу присваивается регистрационный номер в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел. Не забудьте ознакомить с распоряжениями всех заинтересованных сотрудников — лично, под роспись.

Приказ о подготовке графика отпусков

Чтобы успеть утвердить график отпусков к намеченной дате, необходимо своевременно начать работу над проектом документа. В небольших компаниях сбором данных и составлением графика, как правило, занимается только кадровая служба. В крупных организациях с большим количеством структурных подразделений и обширным штатом сотрудников приходится привлекать к «работе на местах» начальников отделов, их заместителей или секретарей.

Необходимо собрать сведения о желаемой дате ухода в отпуск каждого сотрудника подразделения. Информация систематизируется и передается кадровику или иному должностному лицу, уполномоченному составлять график. Обычно данные подаются в виде списков по каждому подразделению с фамилиями и должностями работников, а также указанными напротив датами ухода в отпуск.

Важно: работодатель может, но не обязан учитывать мнение каждого работника относительно времени ежегодного отпуска.

Подавляющее большинство выражает желание отдохнуть в теплое время года, что не очень выгодно для производства. Поэтому важно учесть лишь пожелания отдельных категорий сотрудников, имеющих право на выбор удобного времени отдыха:

несовершеннолетних,
инвалидов,
беременных женщин,
родителей детей-инвалидов и так далее.

Приказ о подготовке графика отпусков-2017 вовремя запускает и четко регламентирует этот процесс. Он содержит сведения о должностных лицах, отвечающих за разработку отпускного графика, сроках, отведенных на сбор информации руководителями структурных подразделений и прочее. Чтобы ответственный за подготовку проекта сотрудник ориентировался на конкретную дату, укажите ее в распорядительной части приказа:

Приказ о подготовке графика отпусков

Важно: если на предприятии есть профсоюз или иной представительный орган работников, сначала нужно согласовать с ним проект графика отпусков на будущий год. Порядок согласования закреплен статьей 372 ТК РФ. Только одобренный профсоюзом проект передается на утверждение руководителю компании.

Время, необходимое для согласования проекта с профсоюзом, необходимо учесть при планировании подготовительных мероприятий. Процесс разработки документа занимает несколько дополнительных дней. В приказ о подготовке графика добавляется соответствующий пункт: «в срок до______обеспечить учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации».

Составление графика отпусков: образец-2017

Заполняя форму Т-7 или ее аналог, разработанный локально, нужно последовательно заполнить все графы — кроме тех, что касаются перенесения отпусков. Документ должен содержать сведения о Ф.И.О., должности и табельном номере каждого сотрудника, а также о количестве предоставленных ему дней оплачиваемого отпуска — основного и дополнительного. Рядом вносятся даты начала и окончания «каникул». Правильно заполненный образец формы Т-7 выглядит так:

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Составляя график, не забывайте о «декретницах». Если в организации есть сотрудницы, планирующие в наступающем году возвращаться на работу из декрета, обязательно включите их в списки (ст.260 ТК РФ). Заранее поинтересуйтесь их планами— возможно, кто-то захочет воспользоваться правом на использование ежегодного оплачиваемого отпуска сразу же после выхода из декрета.

Отдельный разговор — новички. В любой организации время от времени появляются новые сотрудники, которые по истечении полугода работы получают право на отпуск. Обязательно ли вносить коррективы в ранее утвержденный график? Да, но только если соответствующая норма закреплена локальными актами компании. Можно ограничиться разработкой приложения к документу и включить в него всех новичков. Если локальные нормы не требуют обязательной фиксации изменений, разрешается оформлять отпуск новому сотруднику по одному лишь заявлению.

Как внести изменения в график отпусков

Даже самые стройные планы порой приходится корректировать ввиду изменившихся обстоятельств. Поэтому далеко не все сотрудники уходят в отпуск и возвращаются к работе по графику. Внезапная болезнь, производственная необходимость или затянувшаяся командировка — вот лишь малый список причин, по которым приходится переносить, продлевать или сокращать заблаговременно спланированный отдых.

Все изменения должны отражаться в актуальном графике. Именно для этой цели в унифицированной форме Т-7 выделены графы 8-10. Сопровождать каждую правку оформлением отдельного приказа не нужно. Главное — убедиться, что вносимые изменения документально обоснованы. Например, если работник раньше времени возвращается к работе в связи с производственной необходимостью, работодатель должен не только издать соответствующее распоряжение, но и заручиться письменным согласием отпускника.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ











      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      ×
      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, получите доступ на сутки.

      Для этого:
      — Введите Ваш E-mail в поле ниже
      — Нажмите кнопку «Подписаться»

      Вам на почту придет ссылка для скачивания.
      Подписаться
      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль