Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

10500
Обязан ли работодатель обеспечить хранение документов в течение сроков, установленных законом? Сколько хранить личную карточку уволенного работника? Как подшивать в дела приказы о разных видах отпусков?

Все организации, независимо от организационно-правовой формы, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов1, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Перечнем № 558. Такая обязанность распространяется на все коммерческие организации, подтвердил Высший Арбитражный Суд РФ (решение ВАС РФ от 21 февраля 2012 г. № 14589/11)2.

Работодатели могут исполнить это требование законодательства, только если организуют оперативное и архивное хранение документов, которые образуются в процессе их деятельности. Практика инспекционных проверок показывает, что организации часто допускают ошибки и недочеты в сфере архивного законодательства. Давайте проанализируем самые типичные из них.

 

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровым документам

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Должностная инструкция архивариуса

Статьи в тему:

 

Нарушение 1. Ошибки в оформлении первичных документов

Из практики проверок

Специалист архивного комитета проверил ООО «М…» на предмет соблюдения архивного законодательства и правил делопроизводства. Обнаружилось, что организация помещает в дела документы (штатные расписания, протоколы) без подписи, обеспечивающей их юридическую силу.

Что можно исправить?

Подпись уполномоченного сотрудника является одним из важнейших реквизитов документа. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, можно уточнить в уставе компании.

Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность в подписи не указывают (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Право подписи документов может быть передано на основании доверенности, в таком случае необходимо указать ее реквизиты.


Внимание!

Порядок хранения и уничтожения документов акционерных обществ, к которым, в частности, относятся банковские организации, установлен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс


Первичные кадровые документы при передаче в архив должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), быть оформленными в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Необходимо учитывать требования и иных законов, например Трудового кодекса. Применительно к деятельности работодателя архив – это подразделение либо обособленный участок внутри отдела делопроизводства, которое отвечает за организацию временного учета и хранения документов в офисе компании в течение установленных сроков.

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Документы в тему

Документ
Поможет вам
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) Узнать о порядке учета, хранения, комплектования и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности организации
Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень № 558) Определить сроки хранения кадровых документов
Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее – Правила работы архивов),
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденная приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (далее – ГСДОУ)
Создать в компании архив и организовать его работу по всем правилам
Пункт 4.4.2.5 Правил работы архивов Уточнить условия архивного хранения электронных документов
Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала на e.kdelo.ru

Нарушение 2. Ошибки в формировании документов в дела

Из практики проверок

При проверке ООО «К…» было выявлено, что в организации не соблюдаются общие правила при формировании дел. В одно дело группируются приказы по основной деятельности и по личному составу (о материальной помощи). Годовой и квартальные финансовые отчеты сформированы в одно дело, в то время как годовые отчеты имеют постоянный срок хранения, а квартальные – пять лет (ст. 351 Перечня № 558).


Совет

Проверьте, прописан ли порядок хранения документов вашего общества с ограниченной ответственностью в его уставе. Это является обязательным для ООО (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).


Что можно исправить?

Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться. Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ):

– подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой (образец на стр. 52). Номеклатуру дел оформляйте на бланке организации по установленной форме (Приложение 7 к Правилам работы архивов);

  • группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;
  • включать в дело по одному экземпляру каждого документа (в кадровых службах в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника);
  • помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения;
  • формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку;
  • располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической);
  • приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.

В разделе «Банк должностных инструкций»

Вы найдете образец: должностная инструкция архивариуса (help.kdelo.ru/bdi/Item16142).

Закон против практики

На практике
Немногие работодатели знают о том, что они обязаны обеспечивать хранение документов. Другие – знают, но не опасаются ответственности в связи с тем, что на практике статья 13.25 Кодекса об административных правонарушениях не работает, так как не прописаны должностные лица, ответственные за составление протоколов за такое правонарушение.

В законе
За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в пределах (ч. 1, 2 ст. 13.25 КоАП РФ):

  • от 2500 до 5000 рублей (для должностных лиц);
  • от 200 000 до 300 000 рублей (для юридических лиц).
Что будет, если…
Если при проверке специалист-инспектор обнаружит нарушения в организации делопроизводства и архива, он выдаст предписание устранить недочеты. А если организация не выполнит предписания, ее должностным лицам (например руководителю компании) грозит ответственность по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Но при этом меры ответственности не столь высокие: предупреждение или административный штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Мало кто из работодателей соблюдает порядок разделения приказов по личному составу. Группируйте их в дела в соответствии с установленными сроками хранения (ст. 19 Перечня № 558):

  • долговременные, со сроком хранения 75 лет (например, приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.);
  • кратковременные, со сроком хранения 5 лет (например, приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и др.).

Совет

При больших объемах документов группируйте в отдельные дела приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности компании: прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и др.


Перечни приказов со сроком хранения 75 и 5 лет являются закрытыми. Все, что не найдете в пункте «б» статьи 19 Перечня № 558, вы вправе автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.

Комментарий начальника отдела надзора ГИТ

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Ольга ЗИДАН,начальник отдела надзора Государственной инспекции труда в городе Санкт-Петербурге:

– Сегодня работнику кадровой службы недостаточно владеть вопросами трудового законодательства. Нужно не только знать сроки хранения кадровых документов и принципы их систематизации, но и регулярно проводить их архивную обработку, исключив при этом возможность несанкционированного доступа к персональным данным.

Наиболее часто в ходе проверок (как плановых, так и по обращениям граждан) Гострудинспекция сталкивается с тем, что организации не соблюдают установленный порядок хранения трудовых книжек. А именно: работодатель не обеспечивает надлежащие условия для их хранения или выдает их на руки до дня увольнения. Например, для оформления пенсии* или загранпаспорта. Значительная часть выявляемых нарушений связана с тем, что работодатели не обеспечивают сохранность трудовых договоров, приказов и т. п.

Информация о нарушениях, выявляемых инспекцией в сфере архивного законодательства, направляется в орган, уполномоченный возбуждать дела об административных правонарушениях по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях (нарушение требований законодательства о хранении документов). В нашем регионе это Архивный комитет Санкт-Петербурга.

В следующем номере мы рассмотрим другие нарушения архивного законодательства, которые наиболее часто фигурируют в итоговых документах проверок, и выясним, как их исправить.

 

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Людмила ОХОТКИНА, заместитель директора по комплектованию и формированию архивного фонда БУ «Госархив современной истории Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии (г. Чебоксары):

Чтобы избежать нарушений архивного законодательства, любая организация, независимо от формы собственности, обязана создать специализированное подразделение или назначить работника, ответственного за архив. При оформлении документов, формировании их в дела следует учитывать установленные требования

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Надежда МОГУТАЕВА,председатель комитета по делам архивов Департамента по культуре и туризму Томской области (г. Томск):

– Несоблюдение законодательства об архивном деле может привести к утрате документов. Это повлечет нарушение конституционных прав граждан на информацию, пенсионное обеспечение, получение льгот. Поэтому за нарушение законодательства об архивном деле предусмотрены административная ответственность и уголовная

Материал подготовила Светлана НИКУЛИНА,
эксперт журнала «Кадровое дело»


1 Архивный документ – материальный носитель в бумажном или электронном виде с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу его значимости (п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле).

2 Пункт 1 ст. 17 Закона об архивном деле, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, подп. 8 ч. 1 ст. 23 НК РФ, ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
* Подробнее о том, как обосновать отказ в случае, если Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки сотрудника для оформления пенсии, читайте в № 10, 2013.

 

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц - несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль