Как избежать злоупотреблений при пользовании корпоративной связью?

11561
Горячие вопросы: Как установить лимит использования мобильной связи в организации? Каким образом зафиксировать превышение лимита и определить размер ущерба? Какие документы нужно составить, если сотрудник допустил перерасход? Что указать в приказе о наложении дисциплинарного взыскания? Можно ли удержать из зарплаты сотрудника сумму перерасхода?

Шаг 1. Устанавливаем лимит использования мобильной связи в организации

Многие наши сотрудники используют сим-карты компании. Чтобы ограничить нецелевое использование корпоративной связи, руководство решило установить лимит. В каком документе закрепить ограничение?

В законодательстве отсутствует перечень документов, которыми устанавливаются лимиты расходов. Зафиксировать предельную стоимость потребляемых услуг сотовой связи можно в Положении о корпоративной мобильной связи (ч. вторая ст. 5, ст. 8 ТК РФ) (образец на стр. 60). В нем необходимо указать размеры лимитов, перечень должностей работников, которым полагается корпоративный номер, и т. д. С этим локальным актом все работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

Как избежать злоупотреблений при пользовании корпоративной связью?

Статья в тему:

Необходимость использования мобильного телефона в служебных целях нужно прописать в трудовом договоре и должностной инструкции каждого работника (письмо Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350).

Шаг 2. Фиксируем превышение лимита, определяем размер ущерба

Для исполнения должностных обязанностей сотрудник использует свой личный мобильный телефон и сим-карту компании. Находясь в отпуске, он потратил много денег на личные звонки и превысил лимит связи. Как мы должны это зафиксировать? Как определить размер ущерба?

Установить сумму перерасхода можно путем анализа детализированных счетов оператора связи. К сомнительным номерам, на которые звонил сотрудник, будут относиться:

  • домашний номер работника;
  • номера телефонов в зарубежных странах, если компания не имеет там контрагентов;
  • номера телефонов, на которые осуществлялись звонки в нерабочее время, выходные и праздничные дни, в период отпуска, во время больничного и т. д.;
  • мобильные телефоны неустановленных лиц.

Факт перерасхода необходимо зафиксировать в акте о превышении установленных лимитов расходов на корпоративную связь (образец ниже). С документом сотрудника нужно ознакомить под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

Совет

Письменно закрепляйте сим-карты за работниками, иначе вы не сможете доказать превышение лимита (апелляционное определение Кемеровского областного суда № 33-3677)

Как избежать злоупотреблений при пользовании корпоративной связью?

Шаг 3. Запрашиваем объяснения, составляем докладную записку

Какие документы нужно составить, если сотрудник превысил лимит корпоративной связи и работодатель решил привлечь его к дисциплинарной ответственности за это?

Закон не содержит перечня документов для фиксации нарушения трудовой дисциплины и привлечения работника к ответственности. На практике обычно оформляется акт, запрос объяснений, служебная записка и приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

После составления акта о превышении установленных лимитов нужно затребовать у работника письменные объяснения. Запрос лучше сделать в письменном виде, оформив его на бланке письма организации. Срок, отводимый сотруднику для написания и представления объяснений, составляет два рабочих дня (ч. первая ст. 193 ТК РФ).

После этого непосредственный руководитель сотрудника должен написать докладную записку, в которой нужно кратко изложить суть нарушения. Затем все документы необходимо направить руководителю организации для принятия окончательного решения.

Внимание!

Отказ от дачи объяснений по факту превышения лимитов связи не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ)

Документы в тему

Документ
Поможет вам
Статьи 192, 193 ТК РФ Узнать, как наказать сотрудника за нецелевое использование служебной сотовой связи
Глава 39, ст. 137 и 138 ТК РФ Понять, в каком порядке можно взыскать с работника причиненный ущерб
Статья 392 ТК РФ Уточнить срок обращения работодателя в суд с иском о возмещении убытков в связи с превышением установленных лимитов корпоративной связи
Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала на e.kdelo.ru

Шаг 4. Оформляем приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Работник неоднократно превышал лимит корпоративной связи. У нас имеются распечатки телефонных переговоров, которые подтверждают, что он звонил на личные номера. В объяснительной записке он признал неслужебный характер разговоров. Как составить приказ о применении дисциплинарного взыскания?

Форма приказа о наложении дисциплинарного взыскания не унифицирована и разрабатывается организацией самостоятельно (образец на стр. 63). Руководитель должен подписать документ, после чего его нужно объявить работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия сотрудника на работе (ч. шестая ст. 193 ТК РФ).

Внимание!

За перерасход лимита мобильной связи, например, в 100 рублей уволить сотрудника нельзя, поскольку наказание должно соответствовать тяжести нарушения (ч. пятая ст. 192 ТК РФ)

Как избежать злоупотреблений при пользовании корпоративной связью?

При этом работодатель должен соблюдать сроки привлечения к дисциплинарной ответственности. Так, взыскание применяетсяне позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения профсоюзной организации (ч. третья ст. 193 ТК РФ).

Шаг 5. Удерживаем из заработной платы сотрудника сумму перерасхода

Работник превысил лимит корпоративной связи почти в два раза. В объяснительной записке он признал непроизводственный характер телефонных разговоров. Можем ли мы удержать из его заработной платысумму перерасхода?

Да, можете, но только в том случае, если сотрудник на это согласен. Для этого он должен написать заявление с просьбой удержать из его заработной платы сумму превышения лимита. На основании заявления руководитель организации в течение месяца издает приказ о взыскании суммы причиненного ущерба (ч. первая ст. 248 ТК РФ).

Вместе с тем часто бывает, что работник возмещает ущерб не полностью или отказывается его возмещать. В этом случае у работодателя есть один путь – взыскивать ущерб в судебном порядке. Сделать это можно в течение одного года со дня обнаружения перерасхода (ч. вторая ст. 392 ТК РФ).

Материал подготовила
Алена ШЕВЧЕНКО,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль