Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

26620
С 1 января 2013 года коммерческие организации получили право применять свои формы первичных учетных документов, в том числе и кадровых (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). При их разработке вы можете использовать типовые формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Если в них есть поля и графы, которые вы никогда не заполняете, удалите их.

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровым документам

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Личная карточка

Штатное расписание

График отпусков

Командировочное удостоверение с элементами служебного задания

Приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда и его оплаты

Оформите подписку на печатный или электронный журнал "Кадровое дело"

Каждый месяц для вас - интересные и выгодные спецпредложения.
При подписке на журнал вы получаете доступ к кадровым сервисам и дистанционному обучению. Всех читателей журнала ждут сюрпризы и подарки.
Подписаться >>

Личная карточка

Для чего нужен документ

Личная карточка работника – основной документ по учету кадров, в котором содержатся персональные данные работника. Этот документ обязаны оформлять на каждого сотрудника все работодатели (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-2 или другому образцу, утвержденному в организации.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование организации, дата заполнения личной карточки, личные данные сотрудника: Ф.И.О., дата и место рождения, номера ИНН, СНИЛС, образование, пол, номер и дата трудового договора, характер и вид работы, данные о воинском учете, записи о приеме на работу и др.

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Совет

В форме личной карточки расширьте графу «Фамилия». Дополнительное место пригодится на тот случай, если понадобится сделать отметку о смене фамилии

Внимание!

Нельзя удалять раздел «Сведения о воинском учете». В нем вы отмечаете сведения, которые обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ)

Частая ошибка

Многие работодатели убеждены, что они обязаны кодировать информацию в личной карточке. Это не так. Разрабатывая свою форму, вы можете убрать окна для статистических кодов.

Штатное расписание

Для чего нужен документ

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который помогает определиться со структурой компании, количеством необходимых сотрудников, суммами на оплату их труда.

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-3 либо другому образцу, утвержденному руководителем организации.

Что обязательно должно быть в документе

Номер и дата составления документа, период, на который составляется расписание, общее количество штатных единиц компании, наименования структурных подразделений, количество штатных единиц по должности, размеры тарифных ставок и надбавок по каждой позиции, подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Совет

Исключите из штатного расписания раздел «Надбавки», если они не применяются в вашей организации. Включите раздел «Премии», если Положением об оплате труда установлены ежемесячные фиксированные премии для работников за определенные показатели

Внимание!

При разработке собственных образцов обязательно учитывайте требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документуТекст

Частая ошибка

Многие работодатели считают, что они обязаны вновь утверждать штатное расписание, если вводят в действие его новую форму с середины года. Этого делать не нужно. Ведь никаких организационных изменений не произошло


О личной карточке работника форма т 2 читайте далее


График отпусков

Для чего нужен документ

График отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность ухода сотрудников в отпуск. Каждая компания должна ежегодно составлять график отпусков не позднее чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ).

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-7 или другому образцу, утвержденному в организации.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование работодателя, номер, дата составления и период, Ф.И.О. работников, их должности, структурные подразделения, в которых они трудятся, количество дней и конкретные даты отпуска работников, отметки о его перенесении, подписи руководителей кадровой службы и организации.

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Совет

Исключите из типовой формы информацию об учете мнения представительного органа работников, если его нет в организации. Включите в форму столбец с подписями работников об ознакомлении (ст. 123 ТК РФ)

Внимание!

Вы можете отказаться от кодов ОКУД и ОКПО, если они не используются в организации. Эти коды не входят в перечень обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)

Частая ошибка

Многие кадровики забывают заполнять графу «Фактическая дата отпуска» в графике отпусков. Именно на нее обращают внимание инспекторы труда при проверке. Если вы ведете учет отпусков в личных карточках, то исключите эту графу из госкомстатовской формы

Командировочное удостоверение с элементами служебного задания

Для чего нужен документ

Служебное задание нужно, чтобы информировать работника о цели поездки. А командировочное удостоверение подтверждает, сколько времени работник пробыл в той компании, куда был направлен.

В каком виде составляется

По унифицированным формам № Т-10 и Т-10а или другим образцам, утвержденным в организации.

Что обязательно должно быть в документе

Ф.И.О. работника, место и срок командировки, даты поездки, цель командировки, отметки компании о приезде и отъезде сотрудника.

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Совет

До принятия Закона № 402-ФЗ командировочное удостоверение нужно было обязательно заверять печатью. Теперь такое требование отсутствует. Однако не отказывайтесь от этого реквизита. Документ с печатью вызывает больше доверия

Совет

Можно объединить служебное задание и командировочное удостоверение. Оборотную сторону типовой формы командировочного удостоверения (отметки о прибытии и выбытии) лучше оставить без изменений, чтобы не вызывать вопросов у принимающей стороны

Частая ошибка

Многие работодатели полагают, что командировочное удостоверение нужно заполнять даже при однодневных поездках. Однако в такой ситуации оформлять удостоверение не обязательно (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291)

Приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда и его оплаты

Для чего нужен документ

По общему правилу формы первичных документов по учету кадров утверждаются приказом в составе бухгалтерской учетной политики в конце года на год будущий (ст. 8 Закона № 402-ФЗ, п. 9 Положения (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н). Если вы этого не сделали, собственные формы можете ввести отдельным приказом руководителя.

В каком виде составляется

В виде приказа по основной деятельности в произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Название компании, дата, номер, место издания, суть распоряжения, его причины и основания, подпись руководителя, ответственного лица. Приложите все формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, которые применяются в организации.

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Совет

Разработайте шаблоны документов, для которых не установлена унифицированная форма. Например, приказ об изменении оклада, график сменности и др.

Внимание!

Бланк любого первичного документа должен содержать все обязательные реквизиты и отвечать общим правилам оформления организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст)

Частая ошибка

Многие работодатели не понимают, как Закон № 402-ФЗ влияет на кадровый учет. Документы по учету кадров относятся к первичным бухгалтерским документам (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1)

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц - несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль