Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Каков порядок ведения дел после отмены унифицированных форм

1 января 2013
49013
Средний балл: 0 из 5

Отмена унифицированных форм Госкомстата повлекла возникновение множества вопросов, требующих точных ответов. Так, бюджетные организации не имеют права разрабатывать собственные формы первичных документов. Кроме того, любым компаниям разрешено и дальше пользоваться унифицированными формами, а некоторые из них даже рекомендуется применять, как, например, личную карточку по форме №Т-2. Чтобы отмена унифицированных форм не повлекла за собой недоразумений в организации работы отдела кадров, необходимо поэтапно разобраться с произошедшими изменениями

Отмена унифицированных форм Госкомстата повлекла возникновение множества вопросов, требующих точных ответов. Так, бюджетные организации не имеют права разрабатывать собственные формы первичных документов. Кроме того, любым компаниям разрешено и дальше пользоваться унифицированными формами, а некоторые из них даже рекомендуется применять, как, например, личную карточку по форме № Т-2.

Чтобы отмена унифицированных форм не повлекла за собой недоразумений в организации работы отдела кадров, необходимо поэтапно разобраться с произошедшими изменениями.

Этап первый. Уточнение изменений, произошедших в кадровом делопроизводстве

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно неважно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких как название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

Компании и в дальнейшем могут пользоваться унифицированными формами «Т», это не запрещено законом. Согласно Положению № 373-П, в обязательном порядке должны использоваться в неизменном виде формы № Т-49 и Т-53, позволяющие учитывать рабочее время и производить расчет с персоналом по оплате труда (расчетно-платежная и платежная ведомости).

Уточнить номера унифицированных форм приказов, продолжающих действовать в 2013 году, можно в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотой и монетой Банка РФ на территории России от 12.10.2011 № 373-П (утверждено Банком России).  Ознакомиться с новыми требованиями оформления учетных первичных документов предлагает Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В разработке типовых форм документов, включающих в себя персональные данные, поможет Постановление Правительства РФ от 15. 09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

Узнать об унифицированных формах по оплате и учету труда для бюджетных организаций можно с помощью Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти, органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными учреждениями и Методических указаний по их применению», а также с помощью Приказа Министра обороны РФ от 28.03.2008 № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил РФ».


Об образце заполнения карточки т2 читайте далее


Этап второй. Выбор метода ведения кадрового учета – по собственным или унифицированным формам

Не во всех компаниях целесообразно отказываться от имеющихся унифицированных форм, поэтому, прежде всего, следует правильно оценить необходимость разработки собственных бланков. Избегать обращения к альбому унифицированных форм документов следует тогда, когда типовые бланки не учитывают особенности компании. Например, они не справляются  с выполнением учетной функции или не соотносятся с рабочими процессами иностранной фирмы, имеющей в РФ филиал или представительство. Чтобы не вести двойной учет по российскому законодательству и правилам компании, необходимо просто разработать собственные бланки документов.

Особенности каждого способа ведения кадрового учета
Цель
Формы «Т»
Неунифицированные формы
Разработка и утверждение формы в быстрые сроки Это возможно в связи с тем, что стандартные формы имеют все обязательные реквизиты, кроме требований к подписи Затруднительно, так как разработка бланков возможна только при наличии опыта и специальных знаний
Учесть специфику организации Всегда имеется возможность, поскольку разрешается модернизация типовых форм, которые до 01.01.2013 можно было лишь дополнять Всегда возможно, но при обязательном наборе реквизитов. Компания изначально заносит в документ кадровые ситуации в удобной для себя форме
Выигрыш трудового спора Возможно, поскольку у судей и проверяющих не появятся лишние претензии к ведению кадровых документов Затруднительно, так как законодательство не имеет точных указаний относительно вида самостоятельно разработанных форм
Автоматизация учета кадров Возможно, поскольку автоматизированные системы учета кадров по умолчанию производят формирование документов по типовым формам Затруднительно вследствие необходимости перенастройки автоматизированной системы кадрового учета
 

Если компании гораздо удобнее пользоваться альбомом унифицированных форм документов, то в формы «Т» можно вносить лишь некоторые корректировки, например, добавление поля для расшифровки подписи, удаление кодов, номера формы и ссылки на постановление Госкомстата. Не стоит отказываться от использования личной карточки по форме № Т-2, где отмечаются данные о воинском учете, обязательные для ведения каждым работодателем, согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».


О карточке формы т 2: образец заполнения читайте далее


Образец приказа об утверждении альбома форм первичных документов

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

Этап третий. Внесение изменений в типовые формы или разработка первичных бланков

Согласно п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, после отмены унифицированных форм бухгалтерия отвечает за разработку документов. На плечи работодателя возлагается организация процедуры таким образом, чтобы документы, касающиеся кадрового отдела, разрабатывались в тесном сотрудничестве с этой структурой организации. Для оптимизации производства в бланках необходимо использовать наборы стандартных выражений и фраз, а также трафаретные тексты. Информация должна излагаться кратко, емко и исключать двусмысленное толкование документа.

Заполнение больших сводных форм на практике часто вызывает затруднение – для структурирования таких бланков из них следует удалить лишнюю информацию и ненужные графы. Скорректированные бланки для удобства можно поместить в альбом унифицированных форм документов, снабдив его инструкцией по заполнению. К таким формам, требующим сокращения объема информации, можно отнести: табель учета рабочего времени № Т-13, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда № Т-12, график отпусков № Т-7, штатное расписание № Т-3.

Образец штатного расписания

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

В качестве примера приведем совместную работу начальника отдела кадров ООО «Каравелла», Марины Крыловой, и главного бухгалтера этой компании.  В фирме будет использован альбом унифицированных форм документов, измененный под собственные нужды. От начальника отдела кадров поступило предложение удаления из бланков реквизитов, не применяемых в компании и не включенных в состав обязательных, к которым относятся коды ОКПО и ОКУД, а также ссылки на постановление Госкомстата и номер формы. В обязательном порядке было предусмотрено во всех формах место, где производится расшифровка подписи.

Этап четвертый. Утверждение разработанной формы приказом руководителя

Для утверждения новых бланков используется приказ руководителя. С вступившим в силу приказом должны быть ознакомлены все работники, оформляющие кадровые документы.

Мнение экспертов

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

Марина Коротина,
главный специалист по управлению персоналом автономной некоммерческой организации «Транспортная дирекция Олимпийских игр» (Москва):

– Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты остался практически без изменений. Небольшие отличия связаны с требованием указывать не только подписи сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

Валентина МИТРОФАНОВА,

кандидат экономических наук, руководитель Института профессионального кадровика:

– Решение о возможности использования унифицированных форм с 1 января 2013 года каждый работодатель принимает самостоятельно. Поскольку унифицированные формы приказов включены во все компьютерные программы, используемые бухгалтерами и кадровиками, скорее всего, работодатель долго будет пользоваться ими.

Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм?

Екатерина Щетинникова,
работник по кадровым и правовым вопросам российского представительства компании «ВВЛ Корп.» (г. Королев):

– Сначала следует подготовить образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с поэтапной инструкцией для их заполнения, а затем утвердить разработанные форматы документов приказом руководителя.
 

Смотрите образец заполнения трудовой книжки генерального директора.

e.kdelo.ru
Статьи в тему: «Чем опасно бездумное использование шаблонов документов в кадровой работе» (№ 10, 2012)
«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (№ 10, 2009)
«Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству» (№ 5, 2006)

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок