Держим дистанцию, или Как наладить трудовые отношения на расстоянии

3588
Оформление трудовых отношений на расстоянии. Нюансы: работодатель абсолютно законно имеет право направлять удаленно работающих сотрудников в служебные командировки. Удаленные работники имеют право на забастовку. Как бы далеко не находился работодатель, на ответственность перед сотрудниками расстояние не влияет.

Вправе ли работодатель направлять удаленно работающих сотрудников в служебные командировки? – Да, вправе.

Имеет ли удаленный работник право на забастовку? – Да, имеет.

Влияет ли расстояние на ответственность работодателя? – Нет, не влияет.

Центральный офис и филиалы, филиал и дополнительные офисы, отдел кадров и надомники, трудящиеся в разных городах далеко от головной организации… Разветвленная структура некоторых компаний порой может запутать даже опытного государственного инспектора труда, не говоря уже о самом работодателе. Однако оформлять трудовые отношения в таких организациях нужно так же, как и в любых других. Особой сложности в этом нет, если бы не одно но: существенное расстояние между отделом кадров и работниками на местах. Потому мы рассмотрим, чем дистанция в трудовых отношениях мешает работнику и работодателю, как она влияет на права и гарантии сотрудников, а также на обязанности самой компании.

e.kdelo.ru
Статьи в тему: «Еще один способ оптимизировать кадровую работу в крупной компании» (№ 12, 2009)
«Как вести кадровую работу в филиале» (№ 7, 2009)

Трудности дистанционного оформления для работодателя

1. Сложно вести кадровый документооборот. Например, подписывать договоры и приказы, своевременно вносить сведения в табель учета рабочего времени и др. При таком удаленном расположении рабочих мест сотрудников не всегда можно вовремя зафиксировать, что один из них не вышел на работу (болезнь, прогул и т. д.).

Решить эту проблему можно, ведя унифицированный электронный документооборот по всей компании.

2. Работодатель пропускает срок, в течение которого сотрудника можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Установленные статьей 193 Трудового кодекса сроки (см. таблицу) не рассчитаны на то, что дисциплинарное взыскание будут накладывать дистанционно. Поэтому в данном случае велика вероятность того, что работодатель пропустит их.

Сроки привлечения к дисциплинарной ответственности
Основание
Срок
Как считать
Не считая времени
В общем порядке Не позднее одного месяца Со дня обнаружения проступка болезни работника, его отпуска, времени на учет мнения профсоюза (ч. третья ст. 193 ТК РФ)
Не позднее шести месяцев Со дня совершения проступка производства по уголовному делу (ч. четвертая ст. 193 ТК РФ)
По результатам проверки Не позднее двух лет Со дня совершения проступка

Пример

Артур К., работающий в дополнительном офисе компании ООО «Сатурнион», систематически опаздывал на работу. Из-за удаленности головной компании руководство не подозревало об этом до тех пор, пока из-за опоздания сотрудника не сорвалась крупная сделка. Представитель иностранного холдинга прождал Артура в переговорной три часа и принял решение разорвать партнерские отношения с ООО «Сатурнион».

Генеральный директор принял решение уволить сотрудника за прогул, но поскольку он отсутствовал на рабочем месте менее четырех часов подряд, не смог этого сделать. Тогда руководитель решил, что расторгнет с работником договор по пункту 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса (за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей). Но до этого к дисциплинарной ответственности Артура не привлекали, а документально подтвердить факт предшествующих опозданий работодатель не мог. В связи с этим сотруднику объявили выговор и предупредили, что следующее опоздание закончится для него увольнением.

Совет
Придавайте огласке факт наказания сотрудников, нарушивших требования по расследованию несчастного случая (например, вывешивайте копии приказов на стенде и др.). Это повысит сознательность других работников.

Решить эту проблему поможет налаженный контакт с удаленным офисом и наличие электронных средств связи. Чтобы ознакомить работника с приказом о дисциплинарном взыскании под роспись в течение трех дней (ч. шестая ст. 193 ТК РФ), можно использовать курьерскую доставку.

Документы в тему
Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала на e.kdelo.ru

Документ

Поможет вам

Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

приказ Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности»

Уточнить, в каком порядке нужно назначать и выплачивать удаленным работникам пособия по временной нетрудоспособности
Статьи 4.5, 5.27 КоАП РФ Вспомнить, какой срок исковой давности и какая ответственность установлены за правонарушения в сфере трудовых правоотношений
Статьи 21, 409 ТК РФ Узнать, что сотрудник имеет право на забастовку, даже если трудится в удаленном структурном подразделении

3. Возникают проблемы с привлечением работника к материальной ответственности. Во-первых, бухгалтерия головной компании удалена от места, где работодателю причинили материальный ущерб (например, выявили недостачу). Во-вторых, сформировать комиссию для служебного расследования может быть трудно, потому что в обособленных подразделениях часто работает мало сотрудников. В-третьих, у работников филиала часто нет договоров о полной материальной ответственности (Приложение № 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Отслеживать, заключили указанные договоры с ними или нет, трудно из-за расстояния. Как правило, все выясняется уже после того, как работодателю причинили ущерб. А значит, в этом случае работник сможет возместить сумму только в пределах одного среднего заработка (ст. 248 ТК РФ). В-четвертых, для взыскания материального ущерба предусмотрены укороченные временные рамки по сравнению со стандартным трехлетним сроком исковой давности1 (ст. 196 ГК РФ). Поэтому работодатель может в них не уложиться.

e.kdelo.ru
Статья в тему: «Решаем проблемы с материальной ответственностью работников» (№ 1, 2010)

Решить эту проблему можно, создав специальные должности на местах (ответственные за выявление материального ущерба) и введя в компании электронный документооборот (с помощью него работодатель сможет своевременно отслеживать информацию о договорах полной материальной ответственности удаленных работников).

4. Работодатель задерживает сроки расследования несчастных случаев на производстве (таблица). Сложность возникает из-за того, что действия ответственных сотрудников в головном и удаленном офисах не всегда согласованны.

Решить эту проблему можно с помощью отлаженной системы охраны труда (обучение уполномоченных сотрудников, четкая регламентация рабочего процесса, контроль за соблюдением правил охраны труда и др.).

Стоит отметить, что указанные выше минусы вовсе не означают, что работодатели, которые ведут кадровый документооборот удаленно, автоматически нарушают трудовое право. Они лишь сталкиваются с дополнительными препятствиями, которые тем не менее можно преодолеть.

Сроки расследования несчастных случаев на производстве
Условие
Критерий
Срок
Расследование в общем порядке Легкое повреждение здоровья Три дня
Тяжелое повреждение здоровья или смертельный исход 15 дней
Работодателя своевременно не уведомили о несчастном случае на производстве Заявление работника (или его доверенного лица) Один месяц со дня поступления заявления
Нетрудоспособность работника наступила не сразу
Дополнительная проверка Изучение обстоятельств несчастного случая, получение медицинских и иных заключений Продлевается не более чем на 15 дней
Расследование невозможно завершить в срок Обстоятельства несчастного случая рассматривают в органах дознания, следствия, в суде и т. д. Продлевается по решению соответствующего органа

Недостатки дистанционного оформления для работника

1. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивают позже. Пособие должны начислить на основании больничного листа в течение десяти дней с момента его получения2. Срок его предоставления работодателю удлиняется на то время, пока документ доставят в бухгалтерию головного офиса.

Решить эту проблему поможет правильно организованная курьерская доставка.

2. Период запланированного отпуска трудно изменить вовремя. Из-за того что отдел кадров удален от места работы сотрудника, не всегда получается своевременно получить и обработать его заявление о переносе отпуска на другой срок.

Решить эту проблему можно, отправив копию заявления с помощью электронных средств связи (например электронной почты, факса и др.). При этом оригинал заявления работник дополнительно направит обычной почтой.

3. Работник не получает трудовую книжку в день увольнения. Работодатели используют различные пути, чтобы выполнить требования закона и выдать сотруднику трудовую книжку в день увольнения (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ). Например, вручают работнику письменное уведомление о том, что ему необходимо явиться в отдел кадров. Это действительно помогает преодолеть возникающие из-за расстояния препятствия с минимальными потерями. Но только для работодателя. Сотрудник же в большинстве случаев лишен возможности устроиться на другое место работы сразу после увольнения, так как его трудовая книжка опаздывает.

http://help.kdelo.ru/vk
В разделе «Виртуальный кадровик» вы найдете образцы документов о трудоустройстве надомников: трудовой договор, трудовая книжка, приказ о приеме на работу, заявление работника.

Пример

Галина К., работающая на дому в г. Челябинске, уволилась из ООО «Стентон», расположенного в г. Москве. Последним рабочим днем сотрудницы было 25 апреля 2012 года, а с 30 апреля она планировала выйти на новую работу. Поэтому Галина заранее позвонила в отдел кадров ООО «Стентон» и попросила направить ей трудовую книжку по почте. Но ей ответили, что сначала руководитель должен направить письменное уведомление в соответствии с частью шестой статьи 84.1 Трудового кодекса. Это уведомление работодатель готовил вплоть до 25 апреля и только в день увольнения выслал его сотруднице. С одной стороны, ООО «Стентон» не нарушил закон, но, с другой – Галина лишилась возможности вовремя выйти на новую работу. Она получила уведомление 1 июня, в этот же день направила свое согласие о направлении трудовой книжки по почте и получила ее на руки только 7 июня.

Решить эту проблему можно, воспользовавшись курьерской доставкой, а также направив сотруднику уведомление заранее так, чтобы непосредственно в день увольнения работника иметь возможность выслать ему трудовую книжку по почте.

В чем дистанционное оформление не мешает сторонам трудовых отношений

Несмотря на видимые ограничения, связанные с удаленностью головного офиса, расстояние ничем не мешает ни работнику, ни работодателю реализовать предоставленные им права и исполнять возложенные на них обязанности.

Совет
Старайтесь чаще использовать кадровые документы в электронном виде там, где это возможно (например, можно вести банк служебных записок, уведомлений, приказов, трудовых договоров и т. д.).

Во-первых, работодатель может свободно вводить определенный график работы, привлекать сотрудников к сверхурочной работе, а также направлять их в командировки. Чтобы все это реализовать, компании широко используют электронный документооборот и прибегают к помощи курьерской службы. Ознакомить сотрудников с введенным графиком работы на местах не трудно – работники могут расписываться в листе ознакомления (см. образцы).

Держим дистанцию, или Как наладить трудовые отношения на расстоянии

Держим дистанцию, или Как наладить трудовые отношения на расстоянии

Во-вторых, работодатель в любом случае обязан предоставлять сотрудникам гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (например, гарантии, связанные с обучением, временной нетрудоспособностью и др.). Вне зависимости от того, оформили ли трудовые отношения с работником правильно или же в чем-то допустили ошибку, необходимые гарантии положены ему в полном объеме3.

Электронный трудовой договор

В настоящее время Правительство РФ рассматривает законопроект, который позволит работодателям заключать с сотрудниками, трудящимися удаленно, электронные трудовые договоры (источник: http://правительство.рф/docs/19019/)*. Это может существенно упростить трудовые отношения между работодателями и дистанционными работниками.


* Проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 1 Федерального закона “Об электронной подписи”».

Ответственность работодателя

Материальная и административная ответственность работода теля за нарушение трудового законодательства не зависит от того, трудятся работники удаленно или сидят на стационарных рабочих местах в главном офисе. Расстояние может оказать влияние лишь на сроки, в течение которых нужно выявить нарушение и привлечь компанию к ответственности. Ведь дистанция никак не отражается на сроке давности, установленном статьей 4.5 Кодекса об административных правонарушениях4. Поэтому зачастую именно из-за того, что эти сроки истекли, работодатель, оформляющий трудовые отношения на расстоянии, может избежать административной ответственности.

Закон против практики
На практике

Чтобы выполнить поручение работодателя в срок, сотрудница, работающая на дому, попросила о помощи своего супруга. В конце месяца он обратился к руководству компании, указав, что выполнил определенную работу, и потребовал заключить с ним трудовой договор на основании части второй статьи 67 Трудового кодекса.

В законе

В соответствии с частью первой статьи 310 Трудового кодекса надомник может выполнять работу с участием членов семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают.

Что будет, если…

Требования супруга надомницы незаконны (ч. первая ст. 310 ТК РФ). Поэтому работодатель имеет полное право отказать ему в заключении трудового договора. Однако руководство по своему усмотрению может оформить с мужем сотрудницы трудовые отношения, но не на основании части второй статьи 67 Трудового кодекса, а в общем порядке (гл. 11 ТК РФ).

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Держим дистанцию, или Как наладить трудовые отношения на расстоянии

Валентина МИТРОФАНОВА,
кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):

– Расстояние между головным офисом и филиалом никак не влияет на права работника. Положенные гарантии нужно предоставить ему в том же объеме и порядке, что и остальным сотрудникам.

Держим дистанцию, или Как наладить трудовые отношения на расстоянии

Екатерина ДОБРИКОВА,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Работодатель, нарушивший трудовое законодательство, несет ответственность в общем порядке. То есть на него распространяются те же правила, что и на любого другого работодателя, не оформляющего кадровые документы на расстоянии.

Материал подготовила Наталия ПЛАСТИНИНА,
юрисконсульт ОАО «Альфабанк» (г. Саратов)


1 Один месяц – для взыскания среднего заработка по распоряжению работодателя (ч. первая ст. 248 ТК РФ), один год – при взыскании ущерба в судебном порядке (ч. вторая ст. 392 ТК РФ).

2 Статьи 6, 10 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», приказ Минздравсоцразвития России от 26 июня 2011 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности».

3 Судебная практика подтверждает, что удаленность головного офиса не влияет даже на реализацию права на забастовку в соответствии со статьями 21, 409 ТК РФ (см. решение Октябрьского районного суда г. Новосибирска от 5 апреля 2011 г. по делу № 2-212/11).

4 Срок давности, связанный с ответственностью за нарушение правил привлечения к трудовой деятельности, составляет один год со дня совершения административного правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Держим дистанцию, или Как наладить трудовые отношения на расстоянии

Оформите подписку на печатный или электронный журнал «Кадровое дело»

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль