Кадровое дело: персональные консультации

358
Только у подписчиков журнала есть уникальная возможность бесплатно проконсультироваться по кадровому вопросу в режиме реального времени. Вы можете задать свой вопрос эксперту по телефону (495) 795-03-79. Карту доступа с вашим индивидуальным паролем подписчика вы получили вместе с № 2, 2011.

Только у подписчиков журнала есть уникальная возможность бесплатно проконсультироваться по кадровому вопросу в режиме реального времени.

Вы можете задать свой вопрос эксперту по телефону (495) 795-03-79. Карту доступа с вашим индивидуальным паролем подписчика вы получили вместе с № 2, 2011.

Кадровое делопроизводство

Кадровое дело: персональные консультации

На вопросы отвечает Евгения СИМАКОВА,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Как быть, если при увольнении поставили не ту печать в трудовой книжке?

При увольнении работника в его трудовой книжке мы нечаянно поставили печать другой организации. Как поступить в этой ситуации?

Елена Осипова,
инспектор по кадрам (г. Нижний Новгород)

Трудовой кодекс, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек)[1] и Инструкция по заполнению трудовых книжек[2] не содержат рекомендаций на этот счет. Советуем рядом с неверной печатью другой организации поставить печать компании, из которой работник увольняется. Законодательством это не запрещено, и в дальнейшем у работника не должно возникнуть проблем с Пенсионным фондом РФ при назначении пенсии. Таким образом будет исполнено требование статьи 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, согласно которой запись об увольнении работника в трудовой книжке заверяется печатью организации.

Также возможен другой вариант исправления допущенной ошибки.

Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя.

Поскольку запись об увольнении заверена чужой печатью, то данная запись может быть признана подлежащей исправлению. Изменение записи производится путем признания ее недействительной и внесения правильной (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

С какого числа изменять штатное расписание при сокращении работников?

Мы сокращаем работников. День увольнения – 11 июля. С какого числа нужно изменить штатное расписание – с 11 или 12 июля?

Ирина Никитина,
менеджер по персоналу (г. Самара)

Днем прекращения трудового договора является последний рабочий день, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) (ч. третья ст. 841 ТК РФ). Следовательно, последний день работы ваших сотрудников – 11 июля. До этого дня они числятся в компании и их должности должны быть указаны в штатном расписании. Поэтому изменить штатное расписание следует с 12 июля, убрав из него должности сокращенных работников.

Как правильно написать заявление для предоставления пособия по уходу за ребенком?

ФСС России требует от нашей компании, чтобы работники, собирающиеся в отпуск по уходу за ребенком, писали два заявления: одно – на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, а второе – до достижения им возраста трех лет. Как правильно составить заявление на отпуск по уходу за ребенком, прописав в нем право на получение пособия, чтобы не было проблем с соцстрахом?

Татьяна Сенчина,
юрисконсульт (г. Нижний Новгород)

Рекомендуем вашей работнице не писать два заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Трудовое законодательство (ст. 256 ТК РФ) устанавливает только один вид отпуска по уходу за ребенком – до достижения им возраста трех лет с выплатой пособий по государственному социальному страхованию (см. образец заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособий по государственному социальному страхованию на стр. 35). Трудовой кодекс не предусматривает отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Следовательно, юридически он не существует. Отказ ФСС России рассматривать заявление работницы о предоставлении ей отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет с выплатой пособий по государственному социальному страхованию юридически не обоснован.

Кадровое дело: персональные консультации

Можно ли вносить исправления в личную карточку?

При заполнении личной карточки работника сотрудник отдела кадров случайно вместо настоящей фамилии работницы записала ее девичью. Можно ли внести изменение в ее личную карточку? И если да, как это сделать правильно?

Елена Прокопчук,
начальник отдела кадров (г. Уфа)

Законодательство не запрещает вносить исправления в личную карточку[3] работника. Кроме того, оно предусматривает особые требования для внесения новых сведений (изменения фамилии, семейного положения и т. д.) о работнике в этот документ[4]. То есть законодательство прямо не указывает, что эти требования распространяются на случаи исправления ошибочно внесенных данных о работнике при заполнении кадровиком его личной карточки, но и не исключает такой возможности.

По этой причине советуем вам заполнить на этого работника новую личную карточку. Если же в кадровом подразделении вашей компании принято решение не заводить новую, а внести изменение в заполненную личную карточку, рекомендуем ошибочные сведения зачеркнуть одной чертой и вписать верные сверху или рядом с соответствующей графой. Внесение изменения советуем отметить записью «исправлено». Ее следует заверить подписью работника отдела кадров (см. образец на стр. 38). Рядом с подписью необходимо поставить дату внесения изменения.

Кадровое дело: персональные консультации

Основываясь на практике, на полях личной карточки допустимо указать основание внесения изменения. В данном случае им являются реквизиты паспорта работника. Обращаем внимание, что постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 не предусматривает для работодателя обязанности указывать основание внесения исправлений в ошибочные сведения работника в его личной карточке. По этой причине данный вопрос остается на усмотрение сотрудника кадровой службы.

Сведения о документе, обосновывающем исправление, и заверительную подпись кадрового работника также возможно внести в раздел Х личной карточки работника «Дополнительные сведения».

Какие работники должны представлять справку об отсутствии судимости?

Существует ли исчерпывающий перечень работников, которые представляют при приеме на работу справку об отсутствии судимости?

Ирина Непалова,
инспектор по кадрам (Санкт-Петербург)

Законодательство не предусматривает отдельного исчерпывающего перечня работников, которые при приеме на работу должны представлять работодателю справку об отсутствии у них судимости. При необходимости удостовериться в том, должен или нет ваш будущий сотрудник представлять вам такую справку, рекомендуем обратиться к законодательству, регулирующему область деятельности вашей организации.

Так, к трудовой деятельности в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию (за исключением лиц, уголовное преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против (ст. 3511 ТК РФ):

  • жизни и здоровья;
  • свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления);
  • половой неприкосновенности и половой свободы личности;
  • семьи и несовершеннолетних;
  • здоровья населения;
  • общественной нравственности;
  • общественной безопасности.

Такие работники должны представлять при трудоустройстве справку об отсутствии судимости.

Что указывать в пункте «Профессия» в личной карточке?

Какие сведения о работнике следует указать в пункте 7 («Профессия») первого раздела личной карточки унифицированной формы № Т-2: специальность, которую получил работник, или занимаемую им в компании должность?

Маргарина Петрова,
менеджер отдела кадров (г. Рязань)

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не регламентируют этот вопрос. Часто цифровой код данного пункта остается незаполненным.

В самом пункте 7 части I унифицированной формы № Т-2[5] указывается, что он заполняется в соответствии с ОКПДТР[6].

Данный классификатор содержит перечни профессий рабочих и должностей служащих и их цифровые коды. При совпадении должности в классификаторе с должностью вашего работника в пункте 7 его личной карточки следует прописать ее название и напротив него – соответствующий цифровой код. Если же в штатном расписании вашей компании не предусмотрены профессии (должности) из классификатора, рекомендуем в пункте 7 части I личной карточки прописывать только должность.

Специальность, полученная вашим работником в вузе, не имеет значения в данном случае.

Что делать с приказами, срок хранения которых истек?

В нашей компании накопились приказы, срок хранения которых истек. Как нам с ними поступить? Можно ли их просто выбросить?

Валерия Горбунова,
ведущий специалист отдела кадров (Москва)

Стандарты и правила уничтожения кадровой документации определены Национальным стандартом по управлению документацией ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[7]. В соответствии с ним (п. 9.9):

  • уничтожение кадровых документов должно быть санкционированным (запрещается уничтожение документации без оформления обосновывающих документов);
  • уничтожение документов, имеющих отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию, не допускается;
  • уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации (то есть запрещается выбрасывать документы, целостность которых позволяет ознакомиться с информацией, содержащейся в них);
  • все копии документов, отобранных на уничтожение, должны быть также уничтожены.

В связи с указанными требованиями и исходя из практики для уничтожения приказов рекомендуем проделать ряд кадровых процедур.

Во-первых, созвать специальную экспертную комиссию, которая должна решить, какие документы и на каком основании подлежат уничтожению. Для этого руководителю организации следует своим приказом утвердить ее состав. В комиссию должны входить три-пять человек. Среди них могут быть: заместитель руководителя организации, главный бухгалтер, начальник службы персонала, главный специалист службы персонала, секретарь.

Во-вторых, нужно составить акт, в котором устанавливается перечень документов, подлежащих уничтожению. Этот акт составляется в произвольной форме и подписывается специальной экспертной комиссией. При его разработке рекомендуем воспользоваться примерной формой акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приведен в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[8]).

В-третьих, указанный акт должен быть утвержден руководителем организации. Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить любым способом – например, сжечь, разорвать, отправить в шредер[9].

В-четвертых, экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг, составив акт[10] в произвольной форме о физическом уничтожении документов.


1] Утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

[2] Утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

[3] Утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

[4] Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

[5] Утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

[6] Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденный постановлением Комитета России по стандартизации, метрологии и сертификации от 26 декабря 1994 г. № 367 (далее – классификатор).

[7] Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». Он идентичен международному стандарту ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования» (утвержден приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

[8] Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

[9] Прибор для уничтожения бумаг, который разрезает документы на мелкие случайные части.

[10] Акт о физическом уничтожении документов вы найдете в электронной версии статьи.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль