Для работодателя очень важно проверить сведения, предоставляемые работником при трудоустройстве. Нужно знать, имеет ли ваш сотрудник право на дополнительные льготы и компенсации в связи с особенностями семейного положения или состоянием здоровья. И очень важно иметь информацию о том, на какие сведения персонального характера можно ссылаться, принимая решение об увольнении работника. Оставаться в рамках законодательства в этих ситуациях поможет положение о защите персональных данных.
Этот вопрос часто задают себе руководители организаций и работники кадровых служб. Вопрос действительно не праздный! Сколько нужно специалистов по учету кадров, чтобы работа была поставлена на высоте? Как избежать лишних затрат на персонал? На эти вопросы нам поможет ответить нормирование труда. Сегодня мы вместе попробуем разобраться, что же это такое, какие задачи нормирование решает в рациональной организации труда работников компании, какова правовая основа нормирования, какие нормативы существуют для расчета численности кадровой службы и как их применять на практике.
Продолжаем разговор на такую важную для каждого кадровика тему, как восстановление кадрового учета. В предыдущих номерах мы выяснили, как правильно подготовиться к процедуре восстановления документов, рассмотрели поэтапный план работы. Сегодня переходим непосредственно к осуществлению поставленной задачи. Кроме того, ответим на вопрос, для чего нужна регистрация кадровых бумаг и по какому принципу ее следует проводить. Карты в руки
В прошлом номере мы говорили о том, как оформить трудовые отношения с сотрудниками в случае переезда компании в другую местность. Сегодня продолжим начатую тему. Посмотрим, каким требованиям должны отвечать помещения для сотрудников кадровой службы и для хранения архива кадровых документов. Также выясним, как правильно упаковать документы и обеспечить их сохранность при перевозке и как предупредить сотрудников о дне переезда.
Должен ли работодатель помогать в восстановлении трудовых книжек? – Да. Кто оформляет дубликат сгоревшей трудовой книжки? – Работодатель по последнему месту работы. Что делать, если документально подтвердить факт работы невозможно? – Опросить не менее двух свидетелей-коллег.
Во время испытательного срока работник получает возможность проявить свои профессиональные и деловые качества в новой должности. А работодатель должен объективно оценить их и принять решение о продолжении сотрудничества или о расторжении трудовых отношений. Работник может не согласиться с решением работодателя и даже опротестовать его в суде. Поэтому очень важно разработать порядок оформления результатов работы на испытательном сроке и закрепить его в локальном нормативном акте организации, таким образом придав ему юридическую силу и обоснованность
В прошлом номере мы говорили о том, какие существуют методы нормирования труда, получили представление о нормативных документах, на основе которых можно сделать расчеты численности сотрудников службы персонала, а также разобрали пример расчета численности работников кадровой службы на основе межотраслевых укрупненных нормативов времени**. Сегодня мы посмотрим, как рассчитать численность сотрудников, необходимых для выполнения работ по документационному обеспечению деятельности службы кадров.
Рано или поздно в каждой организации возникает вопрос: где и как хранить документы, которые образуются в ходе ее деятельности. Нужно ли для этого создавать специальный архив? И если нужно, то какими нормативными документами при этом руководствоваться? Обязательно ли издавать специальное положение об архиве? Каким требованиям должно отвечать помещение, отведенное под архив? Давайте ответим на эти и подобные им вопросы, которые за последнее время поступили в редакцию. Правовая база для создания архива
В повседневной деятельности кадровой службы образуется множество документов. Они необходимы для четкой работы с персоналом. На практике часто возникают вопросы, как обеспечить сохранность этих документов, а также организовать свободный доступ к ним. Как правильно классифицировать документы? Сколько времени документация должна храниться в кадровой службе? В какой момент бумаги необходимо передавать в архив? На эти и другие вопросы мы ответим сегодня.
Нужно ли письменное согласие работника на продолжение трудовых отношений при реорганизации? – Нет. Является ли реорганизация основанием для расторжения трудовых договоров с работниками? – Нет. Считается ли реорганизация сменой собственника? – Нет.
Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала - это формирование достаточной базы нормативных документов. Однако эта статья будет полезна всем кадровикам: с ее помощью вы сможете проверить, насколько полной является нормативная база вашей кадровой службы. Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы*.
Общие вопросы отношений между работником и работодателем регулирует Трудовой кодекс. На уровне же каждой конкретной организации «правила игры» конкретизируют в особом документе, который является основным и обязательным локальным нормативным актом. Положения, закрепленные в этом документе – правилах внутреннего трудового распорядка, должны соответствовать нормам трудового законодательства. Поговорим сегодня о том, как правильно составить правила ВТР и что обязательно в них включить. Из чего состоят правила
Должностная инструкция – локальный акт, регламентирующий обязанности работника в соответствии с занимаемой должностью. С одной стороны, мало кто оспаривает необходимость его существования. С другой стороны, часто при составлении инструкций подход используется чисто формальный, и поэтому они оказываются невостребованными вплоть до возникновения какой-либо экстраординарной ситуации. Как повысить значимость и эффективность этого локального акта?
Составляя планы и прогнозы на будущий год, важно не забыть о делах насущных, которые необходимо завершить до новогодних праздников. Например, об исполнении и утверждении на предстоящий календарный год графика отпусков. Сегодня мы остановимся на ключевых моментах этой работы. Расскажем, на что следует обратить внимание при разработке и исполнении графика отпусков. А также вспомним, что нам еще надо успеть сделать в текущем году.
Есть сотрудники, в отношении которых установлены щадящие условия труда. Это несовершеннолетние, беременные или женщины, имеющие маленьких детей, работники, занятые на вредных работах. Кадровик должен вести учет таких сотрудников для того, чтобы в отношении них четко соблюдать требования Трудового кодекса. О том, как это сделать, мы и поговорим сегодня.
Как определить срок хранения того или иного кадрового документа? – Нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Обязательно ли составлять номенклатуру дел? – Не обязательно, но желательно в крупных организациях. Что нужно сделать до сдачи документов на архивное хранение? – Провести экспертизу ценности документов.
Положение о кадровой службе - документ, который помогает определить место кадровой службы в структуре организации, дает возможность обозначить ее цели и задачи. Кто должен заниматься разработкой этого документа? Какие положения в него необходимо включать? Каков порядок его утверждения и введения в действие? Давайте ответим на эти вопросы. Кто готовит документ
Трудовой кодекс не обязывает работодателя заключать коллективный договор с работниками и никакой ответственности за его отсутствие не предусматривает. Однако если сотрудники выступили с письменной инициативой о заключении такого договора, то работодатель обязан вступить в коллективные переговоры. Те организации, которые принимают коллективные договоры, как правило, представляют собой стабильные, финансово успешные структуры. Работа в таких организациях желаема и престижна. Рассмотрим этапы заключения коллективного договора, инициаторами которого стали представители работников.
В прошлом номере мы начали разговор о том, как повысить практическую ценность должностных инструкций. Выяснили, что прежде всего необходимо провести анализ выполняемой работы. Разобрались, в чем такой анализ заключается и какие методы используют для его проведения. Теперь поговорим о том, какие сложности встречаются при составлении инструкции и оформлении реквизитов. А также скажем несколько слов о процедуре внесения изменений в этот локальный акт. Дополним картину
Как бы ни была лояльна компания к своему персоналу, это не исключает вероятности возникновения трудового спора. Безусловно, любой конфликт можно разрешить в судебном порядке, но это не выгодно ни работнику, ни работодателю. Слишком много времени и сил занимают судебные разборки. Один из вариантов разрешения возникающих трудовых споров – это создание комиссии по трудовым спорам. Как правило, обязанность по ее формированию ложится на кадровую службу организации. Формируем состав
Грамотно оформленные документы – это гарантия безопасности компании при проведении любой проверки. Безупречно оформить бумаги (в точном соответствии с законом и с учетом рекомендаций профильных министерств) в состоянии только специалисты, обладающие высокой квалификацией. Сегодня мы расскажем о том, что должны знать сотрудники кадровых служб, как организовать их профессиональное обучение и как отразить процесс повышения квалификации в локальных актах.
Об эффективности кадровой службы принято судить по тому, насколько она грамотно организует работу с документами. Представленные в полном объеме, правильно оформленные и зарегистрированные документы - это гарантия хороших отзывов при любой инспекционной проверке. Давайте поговорим о бумагах, которые используются в работе службы персонала. Выясним, какие из них обязательны, а какие оформляются по инициативе кадровика
В прошлом номере мы коснулись сложностей, которые встречаются при составлении должностных инструкций работников, разобрались, в каких случаях в них вносятся изменения. Сегодня вместе пройдем все этапы составления инструкции. Посмотрим, какие при этом получаются промежуточные бумаги, а затем с учетом всех данных ранее рекомендаций сконструируем готовый к применению документ.
Один из вариантов разрешения трудовых споров, возникающих в компании, – это создание комиссии по трудовым спорам. В прошлом номере мы говорили о том, как формируется состав комиссии, выяснили процедуру обращения в КТС. На этот раз расскажем о порядке принятия и исполнения решений КТС, о том, как можно обжаловать итоговый документ этого органа. Также определимся с ролью кадровой службы в процессе формирования комиссии по трудовым спорам. Подготовка к заседанию
Хотите узнать, правильно ли в вашей компании организован воинский учет сотрудников? Проведите для этого специальный аудит. И тогда у военного комиссара не будет к вам претензий. В этой статье мы обратим внимание на отдельные моменты, которые помогут вам успешно справиться с указанной процедурой. Также расскажем об ошибках, которые допускают кадровики при проведении воинского учета, и о том, как их избежать. Напомним об ответственности за неисполнение требований военкомата.
В прошлый раз мы говорили о документах, которые образуются в деятельности организации и ее обособленного отдела - кадровой службы. Для группировки этих документов в дела для их систематизации и определения сроков хранения создается специальный акт, который называется номенклатура дел. Насколько обязательно составлять этот документ? Кто занимается его разработкой? Каков порядок его утверждения?
Чтобы предотвратить возникновение случаев производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, необходимо четко прописать задачи службы охраны труда, права и обязанности работников этого подразделения, разработать инструкции по технике безопасности, пожарной безопасности. Руководители подразделений и работники организации должны знать, к какому документу можно обратиться за соответствующей информацией. Разработка Положения по охране труда значительно упростит работу по обеспечению безопасных условий работы.
Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.
Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа. Виды приказов
Современная кадровая служба – это, как правило, женский коллектив со всеми присущими ему особенностями, интересами и требованиями. Руководитель отдела кадров должен быть в курсе существующих законодательных ограничений применительно к работе женщин, знать основы охраны женского труда, разбираться в психологии отношений внутри подразделения, состоящего из представительниц прекрасного пола. Сегодня мы поговорим о том, как настроить этот капризный и тонкий механизм на бесперебойную работу.
В прошлом номере мы рассказывали о том, как и для каких целей в организации составляется номенклатура дел, кто из сотрудников отвечает за ее подготовку, кто из должностных лиц ее утверждает. Выяснили также, из каких разделов состоит номенклатура. Приступили к ее заполнению. На этот раз мы закончим оформление документа и дадим фрагмент номенклатуры дел кадровой службы Важные подробности
В прошлом номере мы подробно рассказали, какие преимущества появляются у организаций, в которых разработаны документы, регламентирующие права и обязанности работодателя и работников в области охраны труда. Вы узнали, как создается и из каких разделов состоит Положение по охране труда. Давайте составим оставшиеся разделы и систематизируем работу по охране труда. Заполняем разделы Положения
На практике существует мнение, что на всякий случай лучше хранить все документы, образующиеся в деятельности организации, и даже те, срок которых уже истек. Однако нельзя забывать, что для этого понадобятся дополнительные метры. Аренда помещения для архивного хранения – удовольствие не дешевое, а ценность бумаг далеко не одинакова. Давайте посмотрим, как выявить документы, подлежащие уничтожению, как правильно оформить эту процедуру и кто должен это делать. Требования стандарта
Личное дело – форма для систематизации и хранения информации о работнике, знакомая каждому кадровику. Во многих компаниях кадровая работа ведется при помощи личных дел, хотя они и не обязательны для коммерческих организаций. Существуют ли другие, более современные, методы для обеспечения сохранности данных о персонале? Да, существуют, и сегодня мы расскажем об альтернативных способах хранения кадровых документов.
Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов. И эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определен основной порядок заполнения унифицированных форм [1], трудовых книжек [2], содержание трудового договора [3]. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей организации, советуем разработать инструкцию по кадровому делопроизводству. Преимущества документа
Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.
Обособленные структурные подразделения в других регионах это «прекрасное сегодня» многих компаний, крупных и не очень. С одной стороны, они дают большие преимущества: близость к клиенту, возможность сокращения сроков поставки товаров и услуг и т. п. Но с другой стороны, возникает ряд незаметных на первый взгляд, но достаточно серьезных проблем, в частности в области кадрового делопроизводства. Посмотрим, как их можно разрешить.
Во время семинара «Аудит кадровой документации: проводим своими силами», который состоялся в рамках Всероссийского практического форума «Кадровое дело – 2010»*, мы получили от вас много вопросов об организации работы с табелем учета рабочего времени. Обязательно ли вести этот табель? Как его правильно заполнять? Какую унифицированную форму из двух имеющихся предпочесть? Разберемся, как ставить отметки? Чем грозит отсутствие табеля рабочего времени?
В прошлом номере мы подробно рассказали вам о том, какие преимущества получает кадровик, имея в своем распоряжении инструкцию по кадровому делопроизводству. Вы узнали, как создается и из каких разделов состоит инструкция. Теперь давайте подробно остановимся на том, какие положения включить в тематические разделы инструкции по кадровому делопроизводству, и приведем необходимые образцы. Определим состав тематических разделов
Работники кадровых служб должны обладать полной информацией о сотрудниках компании. Наиболее удобная форма систематизации данных о работнике – ведение его личного дела. Однако процедура обработки данных, ведения и хранения личных дел часто вызывает сложности. Обязательно ли вести личные дела? Как и где их следует хранить? Можно ли их уничтожить после увольнения работников? Сегодня мы ответим на часто задаваемые вопросы.
Компании сопутствует успех только при четком взаимодействии всех ее структурных подразделений. Как добиться эффективного контакта кадровой службы с другими отделами организации? Как упорядочить документооборот, чтобы достичь взаимопонимания и избежать возможных конфликтов? Предлагаем варианты практических решений, которые подойдут организациям вне зависимости от того, относятся они к крупному, среднему, малому бизнесу или к бюджетной сфере.
Мы уже рассказали вам, как составить раздел инструкции, касающийся порядка приема на работу. Теперь давайте посмотрим, какую информацию необходимо включить в разделы о порядке увольнения, предоставления отпусков работникам и ведения табеля учета рабочего времени. А также покажем на примерах, какой справочный материал полезно будет включить в состав приложений. Раздел об оформлении Порядок издания приказов по личному составу
Приказы и распоряжения – необходимые инструменты руководителя, с помощью которых он осуществляет свои полномочия по управлению организацией. Важность правильного оформления этих документов трудно переоценить, ведь они всегда затрагивают интересы конкретных людей. Давайте проследим все стадии подготовки и согласования распорядительных документов и обратим внимание на наиболее сложные моменты в этом процессе. Что такое распорядительные документы?
Обособленные структурные подразделения в различных регионах страны значительно увеличивают «жизненное пространство» компании. В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации. Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства? Давайте разберемся.
Механизм документооборота, связанного с отпусками, законодательно не регламентирован и на практике в каждой организации строится по-своему. Конечно, кадровики заинтересованы в том, чтобы работа с документами была систематизирована, а в делах царил идеальный порядок. Наши рекомендации помогут вам рационально организовать такой документооборот, а главное – избежать многих ошибок в этой кропотливой работе.
В предыдущих номерах мы рассмотрели состав основных разделов инструкции о порядке приема, увольнения работников, предоставления отпусков и ведения табеля учета рабочего времени. Теперь давайте разберем на примере, как описать в инструкции порядок оформления командировок, поощрений и дисциплинарных взысканий. Эти кадровые процедуры оформляются почти во всех организациях. Раздел об оформлении командировок
Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач. Значение регистрации кадровых документов существенно возросло с введением в действие Трудового кодекса, установившего обязательность существования многих из них. Часто сам факт регистрации документа, придающей ему юридическую силу, является краеугольным камнем, когда необходимо обеспечить судебную защиту прав участников трудовых отношений.
Отчего возникает необходимость восстановления кадрового учета? Одна из самых распространенных причин – вы пришли работать в организацию, где недостаточно внимания уделялось оформлению кадровых документов, либо учет велся некомпетентным сотрудником. Также потребуется восстановить учет, если документы утрачены в связи с пожаром или иными чрезвычайными обстоятельствами. В любом случае предстоит проделать огромную работу. Как учесть все нюансы и ничего не упустить? Большое дело требует подготовки
Кадровая работа – стратегически важный участок деятельности в любой компании. На практике у работодателей зачастую возникают вопросы. Например, такие: когда стоит создавать в компании отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? А когда достаточно выделить для этого одного специалиста? Кто должен заниматься кадровой работой? Секретарь-делопроизводитель? Менеджер по персоналу? Бухгалтер? А может быть юрист? Как распределить функции между сотрудниками подразделения по работе с кадрами?
Процедура оформления отпуска достаточно трудоемкая. В то же время добиться правильного оформления документов и соблюдения жестких законодательных сроков нередко можно, если следовать простым правилам документооборота. Сегодня мы поговорим о порядке ознакомления работника с приказом на отпуск, о том, как формировать номенклатурные дела по отпускным документам, составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику и заполнить документы кадровой отчетности.
Трудовая книжка остается для работодателя практически единственным законным источником информации о трудовой деятельности работника. На практике часто возникают ситуации, в которых необходимо установить подлинность и правильность оформления этого документа. На что нужно обратить внимание, когда принимаешь у нового работника трудовую книжку? Если она работником утрачена, что предпринять? Как правильно списать испорченный бланк? Проверяем предоставленный бланк
В прошлый раз мы рассказали о первых шагах по восстановлению кадрового учета. На этот раз, продолжая начатую тему, поговорим о том, как подготовиться к работе по сверке и восстановлению локальных нормативных актов. Также расскажем о том, как правильно разработать и заполнить карту взаимодействия с государственными и иными проверяющими организациями. Шаг 4. Составляем карту ознакомления с локальными нормативными актами
Многие компании стараются сэкономить на аренде офисных помещений, переезжая из центра на окраины города, а иногда и за его пределы. Как говорится, любой переезд сродни пожару, что уж говорить о «передислокации» целой компании, где трудятся порой сотни людей и хранится масса документации. Мы поговорим о наиболее важных проблемах, которые возникают в этом случае у кадровой службы. Как поступить с персоналом? Как обеспечить сохранность кадровой документации? Как оценить, соответствует ли новое помещение отдела кадров санитарным нормам?
Как быть руководителю кадровой службы, если объем задач, связанных с делопроизводством, явно возрос и необходима дополнительная помощь? Или отдел кадров находится в процессе реорганизации, что существенно увеличило документооборот? В подобных ситуациях существует два варианта решения: создать новую штатную единицу либо передать все или часть функций по кадровому делопроизводству на аутсорсинг. Что поручить внешней кадровой службе? Как правильно заключить договор и обезопасить себя от возможных проблем?
Должно ли особым образом передаваться от руководителя компании кадровику обязанность оформлять и вести кадровую документацию? Существуют ли специальные формы документов для правильного оформления вопросов в области труда? Могут ли осуществляться проверки правильности заполнения кадровых документов?
В какой срок работнику должно быть назначено пособие по временной нетрудоспособности? – В течение 10 дней с момента предъявления им по месту работы больничного.
В течение какого срока работник может обратиться к работодателю за выплатой пособия по временной нетрудоспособности? – По общему правилу – в течение шести месяцев с момента выздоровления.
Изменился ли бланк больничного листа в связи с принятием изменений в порядок исчисления пособия по временной нетрудоспособности? – Нет, бланк больничного остался прежним.
Может ли у отдела кадров быть отдельная печать?
Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же?
Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя?
Может ли ведение кадрового делопроизводства осуществляться вне офиса работодателя? – Да, может.
Можно ли передать на аутсорсинг кадровое делопроизводство отдельно от расчета заработной платы? – Да, можно, но практика показывает, что более эффективно передавать на аутсорсинг оба процесса, так как они тесно взаимосвязаны.
На сколько работодатель может снизить расходы на ведение кадрового делопроизводства, передав его на аутсорсинг? – В среднем на 40–60 процентов*.
Можно ли считать злоупотреблением просмотр сайтов нерабочего содержания? – Да, можно.
Нужно ли согласовывать текст кадровых документов с юристами компании? – Да, желательно.
Необходимо ли разъяснять работникам правила работы с конфиденциальной информацией? – Да, необходимо.
Можно ли организовать доступ в офис по отпечаткам пальцев? – Да, можно.
Можно ли в каких-то случаях проводить опрос работника на полиграфе без его согласия? – Нет, нельзя.
Допустимо ли получать информацию о работнике из социальных сетей? – Да, допустимо, но лучше делать это с его согласия.
Нужно ли что-то делать в преддверии отмены трудовых книжек? – Желательно провести аудит и проверить, правильно ли вы ведете эти документы.
Если планируется отмена трудовых книжек, так ли важно продолжать их вести? – Очень важно, чтобы потом не пришлось дополнительно подтверждать стаж.
Что нужно сделать, если трудовая книжка работника поддельная? – Вернуть ее сотруднику и оформить новую.
Можно ли хранить бланки трудовых книжек в ящике рабочего стола?
Нет, это документы строгой отчетности, которые нужно хранить в сейфе.
Кто отвечает за учет, хранение и ведение трудовых книжек?
Как быть, если прежний работодатель не указал в трудовой книжке образование работника?
Вписать эти сведения на основании его документа об образовании.
Всегда ли в трудовую книжку нужно было вносить сведения о работе без сокращений?
– Нет, до 30 апреля 2003 года разрешалось их сокращать.
Нужно ли было в двуязычной трудовой книжке дублировать записи на русском языке?
– Да, нужно.
Что будет, если в трудовой книжке после записи об увольнении нет печати работодателя?
– Период работы не будет засчитан в трудовой (страховой) стаж сотрудника без дополнительных подтверждающих документов.
Горячие вопросы:
Когда работодатель должен предупреждать работников об изменении адреса?
Что делать, если фактическое место работы стало обособленным подразделением?
Как оформить декретниц при реорганизации?
Как при реорганизации объединить условия трудовых договоров разных компаний?
Как в трудовой книжке указать новое название организации, если оно слишком длинное?