Как правильно оформить командировочное, если по окончанию командировки работник к месту работы не возвращается, а уходит в очередной отпуск?

386

Вопрос

Подскажите, пожалуйста: направили сотрудника в командировку в г.Красноярск (организация находится в г.Игарка), со следующего дня после окончания командировки сотрудник находится в отпуске, обратно к месту работы он не возвращается. Мы указываем в приказе на командировку, что местом окончания командировки считать город Красноярск. В командировочном удостоверении стоят отметки о дате выбытия из города Игарка, далее прибытие в г.Красноярск (отметка организации в которую он командируется) и выбытие из города Красноярска (тоже отметка организации в которую он командировался), а отметки о прибытие к месту работы нет, так как он не вернулся, а сразу ушел в отпуск. Так как мы знали об этом, поэтому и в приказе указали, что местом окончания командировки считать город Красноярск. Но при сдаче авансового отчета у сотрудника возникла проблема, бухгалтерия без отметки о возвращении сотрудника не принимает авансовый. Аналогичная ситуация: сотрудник находясь в отпуске в г.Красноярске был вызван в командировку в этот же город, соответственно отметку о выбытии из г.Игарки он получить не может, т.к. уже находится в г.Красноярске, в приказе так же делаем отметку о том, что местом выбытия в командировку считать город Красноярск, но тем не менее бухгалтерия отказывается принимать авансовый.Как быть в этих ситуациях?Заранее спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Иногда сотрудников отправляют в командировки в места, где после выполнения служебного задания сотрудник может остаться либо наоборот. Естественно, предварительно оформив отпуск.

Согласно п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.

В случае, когда работник остается отдыхать в месте командировки после ее окончания, отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении будет не совпадать с датой возвращения из командировки в авиабилете (либо железнодорожном билете), причем, возможно, эта разница составит несколько дней или даже несколько недель.

Таким образом, днем окончания командировки в этом случае будет считаться последний день нахождения в командировке перед отпуском.

В командировочном удостоверении отметку о прибытии проставляют по дате фактического прибытия работника. Расхождение между днем выбытия из места командирования до даты возвращения из командировки будет подтверждаться объяснением работника и приказом о его отпуске. За дни отпуска никакие компенсационные выплаты работнику не положены, как оплата проезда от места использования отпуска к месту работы.


Мы рассказывали ранее о Из командировки в отпуск в материале по ссылке.


Таким образом, исходя из ст. 166 ТК РФ, при направлении работника в командировку, у него не может оканчиваться командировка в командируемом месте. Следовательно, в данных ситуациях, нужно оформлять командировочные документы в общем порядке. При этом, в командировочном удостоверении отметку о прибытии проставляют по дате фактического прибытия работника, т.е. после возвращения из отпуска.

Также отметим, что в ряде случаев поставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении не всегда возможно по объективным причинам. В таких случаях факт нахождения сотрудника в указанный срок в месте командировки можно подтвердить другими документами:

Правомерность такой позиции подтверждает Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291, а также Минфин России в письме от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ:Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Документальное оформление

По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, а также заполнить авансовый отчет для бухгалтерии.

Командировочное удостоверение

В командировочном удостоверении (форма № Т-10) должны стоять отметки организации (учреждения), в которую был командирован сотрудник. Эти отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации (учреждения). Но если такие отметки проставить невозможно, то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтвердят иные документы:

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.

В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы. Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации (учреждения).

Документы для бухгалтерии

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. К ним относятся:

Все документы, подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, следует построчно перевести на русский язык. В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации (учреждения), на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Ситуация:Как поступить, если невозможно проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении

По общему правилу сотруднику при направлении в командировку оформляют командировочное удостоверение. Фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по отметкам о дате приезда в место командировки и дате выезда из него в командировочном удостоверении. Такие отметки заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации, в которую командирован сотрудник. Указанный порядок предусмотрен в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Вместе с тем, в ряде случаев поставить отметки о прибытии и выбытии не всегда возможно по объективным причинам. Например, если сотрудника направляют в командировку не в головной офис, где хранятся печати, а на производственную площадку, или он едет для проведения переговоров с физлицом. В таких случаях факт нахождения сотрудника в указанный срок в месте командировки можно подтвердить другими документами:

  • приказом о направлении сотрудника в командировку;
  • служебным заданием и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, в которых присутствуют даты прибытия в командировку и указаны даты выбытия из места командировки;
  • счетами из гостиницы, которые подтвердят период проживания в командировке, и т. п.
    • командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;
    • служебное задание с кратким отчетом о выполнении;
    • проездные билеты;
    • счета за проживание;
    • чеки ККТ;
    • товарные чеки;
    • квитанции электронных терминалов (слипы);
    • ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и т. д.
  • приказом о направлении сотрудника в командировку;
  • служебным заданием и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, в которых присутствуют даты прибытия в командировку и указаны даты выбытия из места командировки;
  • счетами из гостиницы, которые подтвердят период проживания в командировке, и т. п.

Правомерность такой позиции подтверждает Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291, а также Минфин России в письме от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.

Конкретный порядок документального оформления командировочного удостоверения в такой ситуации следует закрепить в локальном акте организации, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). В частности, в документе может быть установлено, что в таких случаях отметки о прибытии и выбытии делает должностное лицо организации (с расшифровкой своей подписи), с которым непосредственно встречался командированный сотрудник. Кроме того, рекомендуется предложить командированному составить докладную записку в произвольной форме с пояснением, по какой причине в его удостоверении отсутствуют отметки о прибытии и выбытии.

Срок предоставления документов

Оформить и представить в бухгалтерию документы по командировке сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать со дня его выхода на работу. Это следует из положений пункта 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Нормативно-правовая база:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 10 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/111

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу признания в целях налогообложения прибыли расходов по проезду работника из места командировки, если по завершении командировки он остался в этом месте на отдых, и сообщает следующее.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При этом согласно п. 1 ст. 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, является командировочное удостоверение, унифицированная форма которого (форма N Т-10) утверждена Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.

Дата отбытия работника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки.

В том случае, если работник остался в месте командировки на отдых, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не будут являться обоснованными, так как работодатель в рассматриваемой ситуации оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха.

Учитывая изложенное, в налоговой базе по налогу на прибыль организаций вышеназванные расходы не признаются.

Что касается вопроса о налогообложении налогом на доходы физических лиц сумм оплаты работодателем расходов на проезд работника при нахождении его в зарубежной командировке, сообщаем следующее.

Пунктом 3 ст. 217 Кодекса предусмотрено, что не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз. 10 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащей налогообложению, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Однако, как указывается в рассматриваемом письме, после выполнения служебного поручения работник из командировки не возвращается, а остается для проведения отпуска.

В этом случае днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском. Соответственно, в рассматриваемом случае организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска.

Из этого следует, что в случае если работнику до его отъезда в командировку был выдан денежный аванс на оплату проезда, то сумма денежных средств за минусом стоимости проезда к месту проведения командировки подлежит возврату в бухгалтерию организации. Соответственно, доходов, подлежащих налогообложению налогом из доходы физических лиц, в таком случае не возникает.

Если расходы на приобретение обратного билета от места проведения отпуска были произведены работником за счет собственных средств, сумма указанных расходов возмещению организацией не подлежит.

В случае приобретения обратного билета организацией его стоимость подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ

3. Нормативно-правовая база:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 31 декабря 2010 г. N 03-04-06/6-329

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и налогом на прибыль организаций сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

1. Налог на доходы физических лиц.

Пунктом 3 ст. 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз. 10 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со ст. ст. 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

При этом согласно ст. 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

2. Налог на прибыль организаций.

Положениями ст. 168 Трудового кодекса установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 Кодекса.

По нашему мнению, при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
31.12.2010

16.10.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль