Как вести трудовые книжки согласно прежней редакции правил ведения трудовых книжек?

69

Вопрос

Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: "35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника....". В редакции Постановления Правительства РФ от 1 марта 2008 года уже не говорится о печати кадровой службы, а говорится о печати работодателя: "при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника". В связи с этим возникают вопросы: 1. Является ли нарушением заверение записей об увольнении печатью, находящейся территориально в кадровой службе, которая содержит полное наименование предприятия и запись «для трудовых книжек»? 2. Может ли Начальник отдела кадров своим приказом назначить лицо, ответственное за ведение трудовых книжек? Можно ли в приказе указать два лица (например, на практике бывают случаи, когда одновременно отсутствует ответственное лицо и лицо, на которое возложено исполнение данных обязанностей на период отсутствия ответственного лица)? Прошу указать ссылку, если есть образцы приказов о назначении ответственных за ведение трудовых книжек.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

В связи с этим возникают вопросы:
1. Является ли нарушением заверение записей об увольнении печатью, находящейся территориально в кадровой службе, которая содержит полное наименование предприятия и запись «Для трудовых книжек».

В соответствии с п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.


Читайте о правильной копии трудовой книжки, чтобы не совершать ошибок.


При этом, к печати организации предъявляются определенные требования. Печать организаций должна быть круглой, а также, она должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение.

Однако, работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации (если на всех указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность).

Таким образом, можно сказать, что печатью работодателя является именно основная печать организации. Однако, вы в полной мере имеете право проставлять печать как организации, так и отдела кадров (при условии, что она содержит наименование и местонахождение работодателя) на подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

При этом, во избежание каких-либо недоразумений со стороны проверяющих органов, рекомендуем прописать данное право либо в Инструкции по ведению и учету печатей, либо непосредственно в самом приказе о возложении ответственности за ведение трудовых книжек.

2. Может ли начальник отдела кадров своим приказом назначить лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Можно ли в приказе указать два лица (например на практике бывают случаи, когда одновременно отсутствует ответственное лицо и лицо на которое возложено исполнение данных обязанностей на период отсутствия ответственного лица). Прошу указать ссылку, если есть образцы приказов о назначении ответственных за ведение трудовых книжек.

В соответствии с п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Следовательно, из анализа указанных выше Правил можно сделать вывод, что назначать ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек должен исключительно работодатель в лице директора организации. При этом, в соответствии со ст. 20 ТК РФ, работодатель - физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (как правило, это единоличный исполнительный орган). В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры.

Таким образом, можно сделать вывод, что если начальник отдела кадров наделен полномочиями выступать в роли работодателя (ему выдана соответствующая доверенность с полномочием назначать ответственных за ведение трудовых книжек), то он сможет и назначить ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек. Если такой доверенности нет, то приказ должен подписать именно директор организации, при этом полномочия по ведению трудовых книжек могут быть переданы двум работникам (можно и одному, и более чем двум работникам, если это необходимо).

Что касается двух ответственных, то в Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, речь идет об ответственном сотруднике в единственном лице. Однако, также законодательство и не содержит запрет на назначение нескольких работников, ответственных за ведение, хранение и учет трудовых книжек.

Таким образом, по нашему мнению, вы можете возложить ответственность по учету и хранению трудовых книжек на нескольких работников организации.

При этом, в случае отсутствия работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не выйдет основной работник.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Да, можно, при условии что она содержит наименование и местонахождение работодателя.


Мы рекомендуем почитать о Отмене трудовых книжек материал по этой ссылке.


Ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, нужно заверить печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В 2008 году постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом этих изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время по данному вопросу существует и противоположная позиция. К печати организации предъявляются определенные требования. Печать организаций должна быть круглой, а также она должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации (если на всех указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность). В этой связи печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить запись об увольнении в трудовой книжке. Аналогичные разъяснения содержит письмо Роструда от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1.

Таким образом, для заверения записей при увольнении можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, если она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Законодательство не ограничивает количество печатей, которые может иметь организация. Поэтому для оптимизации рабочего процесса организация по своему усмотрению вправе вводить дополнительные печати структурных подразделений, в том числе печать отдела кадров (ч. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ч. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 4 ст. 3 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ).

Главное различие между печатью организации и печатью отдела кадров заключается в том, что последняя является лишь вспомогательной. Печать отдела кадров служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется по ограниченному кругу документов – только таких, которые вправе заверять сотрудники кадровой службы.

Законодательство, в частности, прямо предусматривает возможность заверения документов кадровой печатью (вместо печати организации) в следующих случаях:

Конкретный порядок использования кадровой печати каждой организации рекомендуется установить самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте, например, Положении об отделе кадров. В документе следует прописать не только перечень документов, на которых может и должна быть проставлена кадровая печать (трудовые книжки, справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, заявления на загранпаспорт и т. п.), но и сотрудников, ответственных за проставление печати, а также порядок ее хранения, замены и уничтожения.

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация:Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров
  2. Ситуация: В каких случаях на документах можно проставить кадровую печать вместо печати организации
  3. Нормативно-правовая база:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ПИСЬМО

от 20 января 2014 г. N ПГ/13282-6-1

В Управлении юридического сопровождения деятельности центрального аппарата и правовой поддержки территориальных органов Роструда Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение. Сообщаем следующее.

Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей - юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы.

Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" предусматривает, что ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества.

В связи с этим наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, другой печати работодателя, содержащей информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы работника у данного работодателя, по нашему мнению, не должно влечь за собой нарушение прав работников.

За консультацией по вопросам применения трудового законодательства также можно обращаться на электронный сервис ОНЛАЙНИНСПЕКЦИЯ.РФ.

07.04.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.7%
  • Иногда 56.15%
  • Не оформляем срочников 19.16%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль