Как вести трудовые книжки согласно прежней редакции правил ведения трудовых книжек?

69

Вопрос

Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: "35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника....". В редакции Постановления Правительства РФ от 1 марта 2008 года уже не говорится о печати кадровой службы, а говорится о печати работодателя: "при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника". В связи с этим возникают вопросы: 1. Является ли нарушением заверение записей об увольнении печатью, находящейся территориально в кадровой службе, которая содержит полное наименование предприятия и запись «для трудовых книжек»? 2. Может ли Начальник отдела кадров своим приказом назначить лицо, ответственное за ведение трудовых книжек? Можно ли в приказе указать два лица (например, на практике бывают случаи, когда одновременно отсутствует ответственное лицо и лицо, на которое возложено исполнение данных обязанностей на период отсутствия ответственного лица)? Прошу указать ссылку, если есть образцы приказов о назначении ответственных за ведение трудовых книжек.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

В связи с этим возникают вопросы:
1. Является ли нарушением заверение записей об увольнении печатью, находящейся территориально в кадровой службе, которая содержит полное наименование предприятия и запись «Для трудовых книжек».

В соответствии с п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.


Читайте о правильной копии трудовой книжки, чтобы не совершать ошибок.


При этом, к печати организации предъявляются определенные требования. Печать организаций должна быть круглой, а также, она должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение.

Однако, работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации (если на всех указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность).

Таким образом, можно сказать, что печатью работодателя является именно основная печать организации. Однако, вы в полной мере имеете право проставлять печать как организации, так и отдела кадров (при условии, что она содержит наименование и местонахождение работодателя) на подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

При этом, во избежание каких-либо недоразумений со стороны проверяющих органов, рекомендуем прописать данное право либо в Инструкции по ведению и учету печатей, либо непосредственно в самом приказе о возложении ответственности за ведение трудовых книжек.

2. Может ли начальник отдела кадров своим приказом назначить лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Можно ли в приказе указать два лица (например на практике бывают случаи, когда одновременно отсутствует ответственное лицо и лицо на которое возложено исполнение данных обязанностей на период отсутствия ответственного лица). Прошу указать ссылку, если есть образцы приказов о назначении ответственных за ведение трудовых книжек.

В соответствии с п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Следовательно, из анализа указанных выше Правил можно сделать вывод, что назначать ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек должен исключительно работодатель в лице директора организации. При этом, в соответствии со ст. 20 ТК РФ, работодатель - физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (как правило, это единоличный исполнительный орган). В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры.

Таким образом, можно сделать вывод, что если начальник отдела кадров наделен полномочиями выступать в роли работодателя (ему выдана соответствующая доверенность с полномочием назначать ответственных за ведение трудовых книжек), то он сможет и назначить ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек. Если такой доверенности нет, то приказ должен подписать именно директор организации, при этом полномочия по ведению трудовых книжек могут быть переданы двум работникам (можно и одному, и более чем двум работникам, если это необходимо).

Что касается двух ответственных, то в Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, речь идет об ответственном сотруднике в единственном лице. Однако, также законодательство и не содержит запрет на назначение нескольких работников, ответственных за ведение, хранение и учет трудовых книжек.

Таким образом, по нашему мнению, вы можете возложить ответственность по учету и хранению трудовых книжек на нескольких работников организации.

При этом, в случае отсутствия работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не выйдет основной работник.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Да, можно, при условии что она содержит наименование и местонахождение работодателя.


Мы рекомендуем почитать о Отмене трудовых книжек материал по этой ссылке.


Ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, нужно заверить печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В 2008 году постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом этих изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время по данному вопросу существует и противоположная позиция. К печати организации предъявляются определенные требования. Печать организаций должна быть круглой, а также она должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации (если на всех указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность). В этой связи печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить запись об увольнении в трудовой книжке. Аналогичные разъяснения содержит письмо Роструда от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1.

Таким образом, для заверения записей при увольнении можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, если она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Законодательство не ограничивает количество печатей, которые может иметь организация. Поэтому для оптимизации рабочего процесса организация по своему усмотрению вправе вводить дополнительные печати структурных подразделений, в том числе печать отдела кадров (ч. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ч. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 4 ст. 3 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ).

Главное различие между печатью организации и печатью отдела кадров заключается в том, что последняя является лишь вспомогательной. Печать отдела кадров служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется по ограниченному кругу документов – только таких, которые вправе заверять сотрудники кадровой службы.

Законодательство, в частности, прямо предусматривает возможность заверения документов кадровой печатью (вместо печати организации) в следующих случаях:

Конкретный порядок использования кадровой печати каждой организации рекомендуется установить самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте, например, Положении об отделе кадров. В документе следует прописать не только перечень документов, на которых может и должна быть проставлена кадровая печать (трудовые книжки, справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, заявления на загранпаспорт и т. п.), но и сотрудников, ответственных за проставление печати, а также порядок ее хранения, замены и уничтожения.

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация:Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров
  2. Ситуация: В каких случаях на документах можно проставить кадровую печать вместо печати организации
  3. Нормативно-правовая база:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ПИСЬМО

от 20 января 2014 г. N ПГ/13282-6-1

В Управлении юридического сопровождения деятельности центрального аппарата и правовой поддержки территориальных органов Роструда Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение. Сообщаем следующее.

Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей - юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы.

Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" предусматривает, что ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества.

В связи с этим наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, другой печати работодателя, содержащей информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы работника у данного работодателя, по нашему мнению, не должно влечь за собой нарушение прав работников.

За консультацией по вопросам применения трудового законодательства также можно обращаться на электронный сервис ОНЛАЙНИНСПЕКЦИЯ.РФ.

07.04.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль