Как соблюсти сроки уведомления работников со сменным графиком при оформлении отпуска?

151

Вопрос

В нашей организации работники пишут заявление при выходе в очередной отпуск. Пробовали указывать в графике отпусков даты выхода в отпуск и уведомлять сотрудников за две недели, но получаются постоянные переносы, т.к. график работы сменный, штаты подразделений небольшие. Вернулись к "заявлениям". Часто работники "тянут" до последнего и пишут заявление очень поздно. Как поступать в таком случае, ведь получая поздно заявление, поздно издается приказ-не соблюдаются сроки уведомления работников. Спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии со ст.123 ТК РФ, график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. При этом, ежегодное составление графика является обязанностью работодателя. За отсутствие графика отпусков или же нарушения при его составлении, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому, составлять график отпусков вам необходимо в любом случае.

Следовательно, если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск необязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск не в те дни, что указаны в графике, или в графике нет точных дат начала и окончания отпуска, то он должен написать заявление в произвольной форме.

При этом, законодательство не регламентирует за какой срок необходимо подавать заявление, т.к. основанием для предоставления отпуска вне графика (т. е. по заявлению) является не заявление само по себе, а соглашение между сотрудником и работодателем о предоставлении отпуска в сроки, указанные в заявлении. Поэтому работодатель исходя из фактической производственной обстановки может как принять заявление сотрудника и отпустить его в отпуск (например, через неделю), так и отказать в предоставлении отпуска, даже если сотрудник подаст заявление за месяц до предполагаемой даты отпуска.

Таким образом, рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что единого какого-то решения в данной ситуации и нет, и по нашему мнению, во избежание каких либо претензий со стороны проверяющих органов, целесообразно оформлять все же график отпусков и в случае переноса отпуска, оформлять данный перенос.

Если же вы все-таки хотите оформлять отпуска через заявления, то в данном случае рекомендуем составить внутренний локальный документ, в котором прописать всю процедуру оформления отпусков, в том числе и сроки подачи заявлений с учетом всех процедур оформления вплоть до выплаты отпускных.

Также, отметим, что оформляя отпуска через заявления, с работодателя не снимается обязанность по составлению графика отпусков и извещению работников о дате начала отпусков.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить предоставление ежегодного отпуска

График отпусков

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков. Для его оформления используйте форму № Т-7 или самостоятельно разработанную форму.

При планировании графика учтите специфику деятельности организации: технологические особенности, периоды спада и активности в работе. Учитывать пожелания всех сотрудников без исключения законодательство не требует. Если в организации есть профсоюз, то при составлении графика необходимо учесть его мнение.

График составляют один раз в год на календарный год. Утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года. Новой организации утверждать график на год, в котором она создана, не обязательно.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации.

Исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников.

Об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ.

Внимание: за отказ исполнять график работодателя можно привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, а сотрудника к дисциплинарной.

Ситуация: Как составить график отпусков при сменном режиме работы, если заранее смены неизвестны

Если даты отпуска при сменном режиме работы заранее неизвестны, то укажите в графике отпусков месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Подробнее о том, следует ли отразить дни отдыха в графике сменности, см. Нужно ли в графике сменности указывать отпуск сотрудника.

Ситуация: Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков

Однозначный ответ на этот вопрос законодательство не содержит. В настоящее время по вопросу ознакомления сотрудников с графиком отпусков сформировались две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит. График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров, то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Роструда от 12 июля 2012 г. № ПГ/5244-6-1.

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение статьи 8 Трудового кодекса РФ, то есть относится к локальным актам организации. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан знакомить сотрудников с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, под подпись, в том числе с графиком отпусков. Правомерность такой позиции подтверждает письмо Роструда от 1 августа 2012 г. № ПГ/5883-6-1.

В условиях отсутствия единой позиции по вопросу и во избежание возникновения спорной ситуации работодателю все же рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью работодатель вправе:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Если сотрудник отказывается подписать график отпусков, составьте об этом акт.

Ситуация: Можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за отказ уйти в отпуск по графику

Да, можно, при отсутствии уважительных причин для переноса отпуска.

Очередность предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливает график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соблюдение графика является обязательным как для сотрудника, так и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

В ситуации, когда объективные причины для переноса отпуска на другой срок отсутствуют, сотрудник обязан использовать отпуск в срок, определенный в графике. При этом работодатель обязан письменно известить сотрудника о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 3 ст. 123, ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Отказ сотрудника от использования отпуска по графику при отсутствии уважительных причин может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины, а значит, работодатель может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ).

Уведомление об отпуске

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Например, можно оформить уведомление о предстоящем отпуске в произвольной форме. Другой вариант: составить приказ об отпуске по форме № Т-6 или самостоятельно разработанной форме и ознакомить с ним сотрудников заранее: за две недели до начала отпуска.

Также можно унифицированную форму № Т-7 графика отпусков или самостоятельно разработанную форму дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска.

Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска во всех указанных выше случаях будут соблюдены.

Аналогичные разъяснения даны в письме Минтруда России от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1, а также пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Заявление на отпуск

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск необязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск не в те дни, что указаны в графике, или в графике нет точных дат начала и окончания отпуска, то он должен написать заявление в произвольной форме.

Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который принят на работу после утверждения графика.

Ситуация:За какой срок сотрудник должен написать заявление о предоставлении ежегодного отпуска

Законодательство данный срок не регламентирует.

Это объясняется тем, что в этом нет необходимости. Основанием для предоставления отпуска вне графика (т. е. по заявлению) является не заявление само по себе, а соглашение между сотрудником и работодателем о предоставлении отпуска в сроки, указанные в заявлении. Поэтому работодатель исходя из фактической производственной обстановки может как принять заявление сотрудника и отпустить его в отпуск, например, через неделю, так и отказать в предоставлении отпуска, даже если сотрудник подаст заявление за месяц до предполагаемой даты отпуска.

В то же время, чтобы упорядочить кадровые процедуры в организации, работодатель может самостоятельно определить в локальных документах минимальный срок, в который сотруднику следует предупреждать о своем желании пойти в отпуск. При установлении такого срока необходимо учитывать:

  • обязанность работодателя соблюдать минимальный трехдневный срок выплаты отпускных;
  • время, необходимое на поиск подходящей замены сотруднику на период его отсутствия.

Исходя из указанного работодатель может определить такой срок, например в две недели, проведя аналогию с ситуацией, когда сотрудник использует отпуск по графику и работодатель уведомляет его об этом не позднее чем за две недели. При этом, добавляя такое условие в локальный акт, необходимо сделать оговорку, что оно не будет распространяться на сотрудников, которым трудовым законодательством предоставлено право брать отпуск в требуемое им время, без учета мнения работодателя (ст. 122, 123 ТК РФ).

Правомерность таких выводов следует из совокупности положений статей 8, 123, 136 Трудового кодекса РФ.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

20.01.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль