Обязательно ли издавать приказ (распоряжение) для выплаты материальной помощи сотруднику?

475

Вопрос

подскажите, пожалуйста, обязательно ли издание приказа (распоряжения) в организации для выплаты материальной помощи сотруднику, или достаточно его заявления и резолюции руководителя на нем? Чем установлено обязательное оформление действия руководителя в виде приказа или распоряжения, точнее что обязательно в организации должно оформляться правовым актом?К примеру, речь идет о выплате материальной помощи.

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете (с изменениями на 4 ноября 2014 года) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;1

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как видно из данных требований, ни заявление работника, ни резолюция руководителя не удовлетворяют требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам. А сама операция – оказание материальной помощи безусловно является финансовой.

При таких условиях оказание материальной помощи необходимо оформить первичным учетным документом, которым в данном случае является приказ, с которым вы должны ознакомить не только самого работника, но и бухгалтера, который производит выплату.

В нормативных документах по Волгоградской области, как правило, указывается, что материальная помощь оказывается работнику по решению работодателя, а директору – по решению учредителя.

В качестве примера:

Постановление Правительства Вологодской области от 30.10.2008 N 2090 (ред. от 24.09.2014) "Об утверждении Положения об оплате труда работников государственных учреждений Вологодской области, осуществляющих природоохранную деятельность"

Постановление Правительства Вологодской области от 28.10.2008 N 2084 (ред. от 26.09.2014) "Об утверждении Положения об оплате труда работников государственных учреждений социального обслуживания населения Вологодской области"

Постановление Правительства Вологодской области от 30.10.2008 N 2099 (ред. от 07.10.2014) "Об оплате труда работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность (государственных образовательных учреждений области)"

При этом в соответствии с ГОСТ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» http://budget.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/99/499077169/bssPhr9/?step=7 документ организационно-распорядительный - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т. д.

К распорядительным документам относятся приказы, постановления.. Как правило, когда нужно принять индивидуальный акт (оформить решение по конкретному вопросу, затрагивающее интересы одного или нескольких работников), оформляется приказ.

Таким образом, любое официальное юридически обязывающее решение руководителя организации должно оформляться организационно-распорядительным актом.

Распоряжения издаются по оперативным вопросам или для необходимости организовать решения, содержащиеся в постановлениях и приказах.

Резолюция – поручение руководителя конкретному исполнителю (или группе исполнителей) подготовить приказ, собрать информацию, подготовить на письмо ответ и т.п. Наличие резолюции не исключает необходимости издания приказа, если, как в приведенном примере, это затрагивает вопросы финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Таким образом, решение руководителя организации о выплате работнику материальной помощи, должно быть оформлено именно приказом по организации.

При этом унифицированной формы такого приказа нет, приказ, как правило издается в произвольной форме, но в учетной политике Вы вправе закрепить свою форму такого приказа.

Бюджетное учреждение _____________________________

ПРИКАЗ № 32
об оказании материальной помощи

г. Москва 13.02.2013

 

В связи с необходимостью ____________________________________, в соответствии с п. 5.12 Положения об оплате труда учреждения

Приказываю

  1. Главному бухгалтеру (Зайцевой Е.А.) за счет экономии по фонду оплаты труда учреждения оказать материальную помощь дворнику Кондратьеву Александру Сергеевичув размере 4000 (Четырех тысяч) руб.

Основание: заявление Кондратьева А.С. от 12.02.2013

Директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер ___________________________

Кондртьев А.С. ____________________________

Подробности в материалах Системы БСС:

  1. Ответ: Как оформить и отразить в бухучете оказание сотруднику (члену семьи сотрудника) материальной помощи.

Сотрудник (член семьи сотрудника) может подать в организацию заявление о выплате ему материальной помощи. К членам семьи относятся супруги, родители и дети (в т. ч. усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ, письмо Минфина России от 3 августа 2006 г. № 03-05-01-04/234).

Источники выплаты

Организация вправе оказать сотруднику (члену семьи сотрудника) материальную помощь. Обычно ее выплачивают за счет собственных средств организации. На эти цели можно направить как нераспределенную прибыль прошлых лет, так и прибыль текущего года.

Выдать материальную помощь за счет прибыли прошлых лет можно только по разрешению учредителей (участников, акционеров) организации. Решение об использовании чистой прибыли на выплату премий, материальной помощи и других сумм принимает общее собрание учредителей. Если в организации один учредитель (участник, акционер), общее собрание проводить не нужно. Для акционерных обществ такие правила предусмотрены в подпункте 11 пункта 1 статьи 48 и пункте 3 статьи 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Для ООО – в подпункте 7 пункта 2 статьи 33 и статье 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.

Решение общего собрания должно быть оформлено протоколом (ст. 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ), единственного учредителя (участника, акционера) – письменным решением (п. 3 ст. 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Обязательных требований к протоколу общего собрания в ООО в законодательстве нет. Но есть реквизиты, которые лучше указать. Это номер и дата протокола, место и дата проведения собрания, вопросы повестки дня, принятые решения.

Протокол общего собрания акционеров отличается от протокола ООО тем, что он составляется в двух экземплярах и имеет обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и пункте 4.29 Положения, утвержденного приказом ФСФР России от 2 февраля 2012 г. № 12-6/пз-н.

После того как учредители (участники, акционеры) решили направить часть прибыли прошлых лет на выплату материальной помощи, решение о ее выдаче может принимать руководитель организации (п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Если материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) выдается за счет прибыли текущего года, то разрешения учредителей (участников, акционеров) на это не требуется. Принять решение о выделении денег может руководитель организации. Именно он регулирует текущую деятельность организации (п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Для этого руководителю достаточно издать приказ.

Помощь за счет прибыли прошлых лет

При начислении материальной помощи за счет нераспределенной прибыли прошлых лет сделайте такую проводку:

Дебет 84 Кредит 73 (76)

– начислена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) за счет нераспределенной прибыли прошлых лет.

Пример отражения в бухучете материальной помощи, оказанной сотруднику за счет нераспределенной прибыли прошлых лет

7 июня 2013 года секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова написала заявление на имя руководителя организации с просьбой оказать ей материальную помощь.

При утверждении итогов работы за 2012 год общее собрание акционеров «Альфы» зарезервировало 30 000 руб. прибыли на выплату поощрений и материальной помощи сотрудникам. Решение о выплате материальной помощи в пределах этой суммы акционеры доверили принимать руководителю организации.

10 июня 2013 года руководитель «Альфы» подписал заявление Ивановой и распорядился выплатить ей 4000 руб. за счет прибыли прошлого года.

Бухгалтер «Альфы» отразил эту операцию в бухучете 10 июня 2013 года так:

Дебет 84 Кредит 73

– 4000 руб. – начислена материальная помощь сотруднице за счет нераспределенной прибыли прошлых лет.

Помощь за счет прибыли текущего года

В бухучете материальную помощь за счет прибыли текущего года отразите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 73 (76)

– начислена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) за счет прибыли текущего года.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 73, 76, 91-2, абз. 9 Инструкции к плану счетов).

Пример отражения в бухучете материальной помощи, оказанной сотруднику за счет прибыли текущего года

7 февраля 2013 года менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев написал заявление с просьбой оказать ему материальную помощь. 13 февраля 2013 года руководитель «Альфы» издал приказ о выдаче Кондратьеву 4000 руб. материальной помощи за счет прибыли текущего года.

Бухгалтер «Альфы» отразил эту операцию 13 февраля 2013 года так:

Дебет 91-2 Кредит 73

– 4000 руб. – начислена материальная помощь сотруднику за счет прибыли текущего года.

При выплате материальной помощи сотруднику (члену семьи сотрудника) в бухучете сделайте проводку:

Дебет 73 (76) Кредит 50 (51)

– выплачена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника).

Это следует из Инструкции к плану счетов (счета 73, 76, 50, 51).

Ситуация: можно ли выдать материальную помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) имуществом

Да, можно. Запрета на это законодательство не содержит.

В бухучете выдачу материальной помощи имуществом отразите проводкой:

Дебет 73 (76) Кредит 41 (10, 01, 58)

– оказана материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) имуществом.

БСС «Система Главбух» 2014

01.12.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.84%
  • Иногда 55.93%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль